30-12-2022 - Versie 2022-27

Bekijk hier de opname van deze Easy update: https://easyflex.webinargeek.com/watch/replay/1888899/432150532e623e10095b4bbce07c665b/

Recente ontwikkelingen

Onjuiste journaalposten voor pensioenpremies wanneer het toeslagdeel van overwerkuren gespaard wordt

Module: Backoffice
Onderdeel: Verloning / Journalisering
Melding: 536637

Wanneer er een combinatie werd uitbetaald van normale uren en overwerkuren, en bij de overwerkuren was ingesteld dat alleen het toeslagdeel gespaard moet worden, dan leidde dit tot een onjuiste (te hoge) journaalpost voor de grootboekrekening 'Te betalen pensioenpremies'. De berekening van de pensioenpremie op de loonstrook en in de kosten was wel juist. Dit probleem is opgelost. Wil je de onjuiste journaalposten gecorrigeerd hebben, bijvoorbeeld om de juiste aansluiting te kunnen maken tussen enerzijds de pensioenaanleveringen of factuur van StiPP en anderzijds de journaalposten? Neem dan contact op met het Service Center om de juiste stappen te bespreken.

Belangrijke mededelingen

Opgelost: Onjuist premiepercentage voor het StiPP basispensioen en bpfBOUW voor loonjaar 2023 op het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)'

Op het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' werd bij het StiPP basispensioen en bpfBOUW voor loonjaar 2023 het premiepercentage van het vorige loonjaar getoond. Dit is opgelost. Het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' kan opnieuw aangemaakt worden. 

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Wijzigingen grondslag SFU

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: SFU
Melding: 538292, 538293

In de SFU cao wijzigen twee onderdelen met ingang van het loonjaar 2023. De periode waarover afdracht moet plaatsvinden wijzigt van 78 weken naar 52 weken vanwege de verkorting van fase A en 1-2. Ook wijzigt met ingang van 2023 de grondslag waarover de SFU premieafdracht plaatsvindt, namelijk van brutoloon naar SV-loon. Dit is aangepast in zowel het overzicht 'SFU' als in de verloning, waar je een voorziening voor de kosten treft.

Tip: ontbreken er gegevens op het overzicht (flexwerkers of verloonde weken van flexwerkers)? Controleer dan bij de betreffende flexwerker op het tabblad 'Cao-overige' of de historiestappen (van Fase A of 1-2) de juiste start- en einddatum bevatten.

Selectie code reden einde arbeidsovereenkomst uitgebreid met code 91 en 92

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overige / plaatsing / urendeclaratie
Melding: 538710, 539183, 539166

Per 1 januari 2023 wijzigt de rubriek 'Code reden einde arbeidsovereenkomst' naar ‘Code reden einde arbeidsverhouding’. De tag in de loonaangifte blijft hetzelfde; CdRdnEindArbov. De selectie wordt uitgebreid met de volgende codes:

• 91: De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever (omschrijving in Easyflex: 'Loopt door bij nieuwe WG')
• 92: De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe arbeidsverhouding bij dezelfde werkgever (omschrijving in Easyflex: 'Opgevolgd bij dezelfde WG')

Deze codes zijn toegevoegd in Easyflex en zijn beschikbaar wanneer je een arbeidsovereenkomst en/of plaatsing met een datum in 2023 beëindigt.

Overzicht om 30% afwijking t.o.v. contracturen te kunnen monitoren

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Herziening lage premie
Melding: 532857

In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd). Vanaf 2022 geldt hiervoor echter ook het volgende: er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast. Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, is het overzicht 'Herziening lage premie' gemaakt. Het overzicht kun je beschikbaar stellen via 'Beheer > Aansturing overzichten'. Meer informatie omtrent het overzicht kun je vinden in de FAQ Herziening lage premie. 

Weken met doorbetaalde vakantiedagen tellen vanaf 02-01-2023 ook mee als gewerkte week voor de fasetelling

Module: Frontoffice / Backoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Overzichten
Tabblad: Cao-overige / Gewerkte weken
Melding 539046

Per 2 januari 2023 tellen weken met doorbetaalde vakantiedagen ook mee voor de wekentelling (zie ABU CAO, artikel 2, definitie 'e. gewerkte week' via de volgende link). Bij het looncomponent 'Vakantiedagen' ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten') wordt de standaardwaarde bij 'Tellen uren voor de fasetelling' m.i.v. loonjaar 2023 aangepast naar: 'Ja, alleen via het urentabblad'. Als er in de declaratie uren zijn ingegeven bij VD op het tabblad 'Urenspecificatie', dan telt deze week vanaf 2023 mee als gewerkte week in fase A/1-2 (aangezien er dan sprake is van opname vakantiedagen ter vervanging van uren). Als er opname van vakantiedagen heeft plaatsgevonden op het tabblad 'Reserveringen', dan telt de week niet mee als gewerkte week in fase A/1-2. 

Mogelijkheid om een factuurnummerreeks vast te leggen t.b.v. reverse billing

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: ZZP - reverse billing
Melding: 538922

Op tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > ZZP > Reverse billing' is het veld 'Eerstvolgende factuurnummer' toegevoegd. Deze wordt standaard gevuld met 1 (behalve als er reeds reverse billing facturen waren aangemaakt en er dus sprake is van een ander factuurnummer). Je kunt dit factuurnummer naar wens aanpassen (max. 8 cijfers). Per loonjaar (vanaf loonjaar 2022) is in te stellen welk eerstvolgende factuurnummer moet worden toegepast. Loonjaar 2023 wordt hier beschikbaar als het loonjaar geactiveerd is via tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' en wordt ook standaard gevuld met 1. Het factuurnummer kan niet lager zijn dan het vorige factuurnummer, omdat anders het risico bestaat dat twee facturen worden aangemaakt met hetzelfde factuurnummer. 

Instellen standaardwaarde van 'Overeenkomst met beding schriftelijk vastgelegd'

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Dienstverbanden
Melding: 539035

Bij de flexwerker op het tabblad 'Cao-overige' leg je bij de WW-premie instellingen vast of de overeenkomst met beding schriftelijk is vastgelegd. Momenteel is de standaardinstelling voor nieuwe situaties altijd 'Nee' (in het geval van een overeenkomst met uitzendbeding). Vanaf nu is het mogelijk om in 'Beheer' zelf de standaardwaarde in te stellen en kan er dus ook gekozen worden voor 'Ja'.

Plaatsing verwijderen vanuit plaatsing

Module: Frontoffice
Onderdeel: Tewerkgesteld
Tabblad: Plaatsing
Melding: 538737

Het is vanaf nu mogelijk om een plaatsing te verwijderen vanuit de plaatsing. Op tabblad 'Periode en locatie' is de knop 'Verwijderen' toegevoegd. Enkele aandachtspunten zijn:

• Een plaatsing mag verwijderd worden als er geen enkele declaratie is met de status 'Geaccordeerd voor verwerking', 'In bewerking' of 'Afgehandeld';
• Als een plaatsing wordt verwijderd wordt dit genotificeerd bij de flexwerker en relatie;
• Wanneer er één of meerdere bijlages zijn toegevoegd aan een declaratie kun je de plaatsing pas verwijderen als de bijlages handmatig verwijderd zijn. 

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Uitbreiding pro forma loon

Het maken van een pro forma loonberekening via frontoffice en de flexwerker is uitgebreid. Vanaf nu is het mogelijk om o.a. bijtelling en het automatisch uitbetalen van reserveringen mee te nemen in de pro forma loonberekening en meerdere looncomponenten gebruiken. Voor meer informatie: bekijk de pagina informatie van 'Pro forma loon'.

Datumformaat standaard op DD-MM-YYYY in urenbestand-definitie

Module: Beheer
Onderdeel: Urenbestand definities
Tabblad: Bestandsformaat
Melding: 539152

Wanneer je in een urenbestand definitie op tabblad 'Bestandsformaat' de veldnaam 'Datum' toekent aan een kolom zal vanaf heden standaard datumformaat DD-MM-YYYY worden geselecteerd. Voorheen was dit standaard YYYY-MM-DD.

De opties MM-DD-YYYY en YYYY-MM-DD kunnen vanzelfsprekend nog steeds geselecteerd worden.

Opgelost

Journaalposten ZZP/doorlenen weer te raadplegen in pro forma

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties 
Tabblad: Pro forma loonspecificatie
Melding: 539141

In geval van een ZZP- of doorleenplaatsing kunnen de journaalposten weer geraadpleegd worden via 'Pro forma loonspecificatie' in de urendeclaratie. Op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie' kan hiervoor een autorisatierol ingesteld worden bij 'Tonen informatie na pro forma berekening vanuit urendeclaratie'. Alleen medewerkers met de betreffende rol kunnen de journaalposten inzien. 

Juiste weergave fiscaal loon op overzicht 'Werkkostenregeling'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Werkkostenregeling
Melding: 539247

Het kon voorkomen dat het fiscaal loon niet correct werd weergegeven op het overzicht 'Werkkostenregeling'. Dit probleem is opgelost.

Genegeerde regels uit urenbestand kunnen weer opnieuw verwerkt worden

Module: Backoffice
Tabblad: Urenbestanden
Melding: 539162

Regels uit een urenbestand die eerst via 'Detail' de status 'Negeren' gekregen hadden, kon je later niet meer de status 'Te verwerken' geven. Het probleem is opgelost. Genegeerde regels kunnen middels de knop 'Verwerken' weer de status 'Te verwerken' krijgen.

EF2GO

Leveringswijze 'Werving en selectie' beschikbaar

Module: Plaatsingen
Onderdeel: Start plaatsing
Melding: 3138

Vanaf nu is het mogelijk om bij het aanmaken van een plaatsing in EF2GO te kiezen voor de leveringswijze 'Werving en selectie'.

Opmerking bij urendeclaratie met enters tonen aan flexwerker, relatie en intercedent

Module: Urendeclaraties
Onderdeel: Uren declareren en overzicht urendeclaraties
Melding: 3857

Als een opmerking in een urendeclaraties is ingegeven met meerdere regels/enters, dan wordt de tekst vanaf nu ook in meerdere regels getoond in het urenoverzicht en in de declaraties.

Gebruikersbeheer: zichtbaar of de uitnodigings e-mail is verzonden

Module: Beheer
Onderdeel: Gebruikers
Melding: 3646

In gebruikersbeheer is vanaf nu zichtbaar of een gebruiker al een uitnodiging per e-mail heeft ontvangen. Zodra de uitnodiging is verstuurd verandert de tekst op de knop naar 'Uitnodigings e-mail opnieuw versturen'. Ook wijzigt de status in het gebruikersoverzicht naar 'Uitgenodigd'. Let op, dit geldt alleen voor uitnodigingen die verzonden zijn na 22-12-2022.

Toegang per plaatsing: toegang instellen voor meerdere relatie-gebruikers tegelijk bij het aanmaken van een plaatsing

Module: Plaatsingen
Onderdeel: Start plaatsing
Melding: 3670

Maak je gebruik van toegang per plaatsing (ingesteld in de bedrijfsinstellingen, niet op een enkele gebruiker)? Dan kun je vanaf nu bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing meerdere relatie-gebruikers tegelijk toegang tot de plaatsing geven. Gebruik hiervoor het selectieveld 'Relatie gebruiker'. Hiermee zorg je ervoor dat deze gebruiker(s) ook toegang heeft tot het invullen van uren. 

Voornaam met 24 karakters toegestaan

Module: Flexwerkers
Onderdeel: Flexwerker
Melding: 3723

Vanaf nu is het mogelijk om in EF2GO een voornaam in te voeren met maximaal 24 karakters. Voorheen was dit maximaal 12 karakters.

Filtering op kostenplaats en toegang per plaatsing niet tegelijk mogelijk

Module: Beheer
Onderdeel: Gebruikers
Melding: 3586

Wanneer in gebruikersbeheer de toegang per plaatsing wordt gebruikt, is het niet mogelijk daarnaast te filteren op kostenplaats. Vanaf nu is dit ook aangegeven in gebruikersbeheer.