(2021-10) Urenbestanden importeren en verwerken

Easyflex biedt je de mogelijkheid urenbestanden te importeren die door relaties zijn aangeleverd. Aan de hand van deze gegevens worden er urendeclaraties samengesteld die door Easyflex kunnen worden verwerkt tot loonspecificaties en/of facturen. Het bestand zal dus méér gegevens moeten bevatten dan uitsluitend de uren of het aantal kilometers. Ondestaande zaken zijn de minimale gegevens die in het urenbestand moeten staan om te kunnen worden verwerkt:

Om wie gaat het?
Hoeveel uren of kilometers?
Op welke periode slaan de gegevens?
Wat is het uurloon en het tarief?

Voordat je de urenbestanden kunt importeren en verwerken dien je eerst in het onderdeel 'Beheer > Programmarechten' het onderdeel 'Urenbestand-definities' en de onderliggende tabbladen beschikbaar te stellen en in 'Beheer > Programmarechten' de onderdelen 'Backoffice > Urenbestanden' en de onderliggende tabbladen beschikbaar te stellen. Let erop dat je het beschikbaar stellen van deze onderdelen en onderliggende tabbladen (Beheer > Programmarechten) aan de juiste rollen koppelt.

De indeling van een urenbestand is volkomen vrij. Je dient voor de indeling van een urenbestand eenmalig een urenbestand-definitie aan te maken. Hierin worden de specifieke kenmerken van het betreffende urenbestand vastgelegd. Zonder een urenbestand definitie is het niet mogelijk om een urenbestand te verwerken tot loonspecificaties en/of facturen. Je legt eerst de urenbestand-definitie vast met daarin de algemene instellingen. Vervolgens kun je de specificatie van een urenbestand (al dan niet aan de hand van een voorbeeldbestand of een eigen aangemaakt bestand) en een hercodering (koppeling) van externe gegevens naar gegevens in Easyflex vastleggen.

In deze procesbeschrijving staat stap voor stap beschreven hoe je een urenbestand-definitie vastlegt en hoe je een urenbestand verwerkt:

Het vastleggen van de algemene instellingen van een urenbestand-definitie wordt uitgelegd in stap 1;
Het specificeren van het formaat van een urenbestand is stap 2;
Het hercoderen van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 3;
Een urenbestand kan bestaan uit gegevens van meerdere relaties. Voor deze relaties kunt u ook standaard instellingen vastleggen. Dit is stap 4;
Het importeren en verwerken van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 5;
3 voorbeelden van urenbestand-definities en bijbehorende urenbestanden vindt u in stap 6;
Hoe een urenbestand wordt verwerkt wordt uitgelegd in stap 7.

Stap 1: Vastleggen van algemene instellingen

In 'Beheer > Urenbestand-definities' worden alle aangemaakte urenbestand-definities van de werkmaatschappij in een overzicht getoond. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een nieuwe urenbestand-definitie aanmaken. Als je een bestaande urenbestand-definitie wil aanpassen of verwijderen activeer je de knoppen 'Wijzigen' of 'Verwijderen'. Hieronder wordt uitgelegd hoe je de algemene instellingen van een urenbestand-definitie kunt vastleggen.

Urenbestand-definities - Algemeen

Nieuwe urenbestand-definitie vastleggen

Na het activeren van de knop 'Nieuw' kom je in het tabblad 'Urenbestand-definities > Algemeen'. Op dit tabblad leg je de naam, omschrijving en algemene instellingen van de definitie vast.

Urenbestand algemene gegevens

In deze velden geef je het urenbestand een naam en kun je er een korte omschrijving aan toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld de naam van de relatie waarvan je de urenbestanden krijgt aangeleverd invoeren. Vervolgens selecteer je het 'Type' van het urenbestand. Het 'Type' van een urenbestand is een CSV bestand. Een CSV bestand is een formaat dat een Excel-bestand ondersteund, je kunt een Excel-bestand opslaan als een CSV bestand.

Standaard instellingen

Bij het verwerken van een urenbestand wordt er gekeken naar de inhoud. Als de relatie en/of het soort uren niet zijn vermeld of een urenbestand bestaat altijd uit hetzelfde soort uren voor dezelfde relatie, dan kun je hier vastleggen dat er standaard instellingen worden gebruikt. Je kunt standaard instellingen vastleggen voor:

Relatie
Looncomponent
Eenheid
Als je de eenheid 'Uren (decimaal)' selecteert dienen de uren als 7.98 te worden genoteerd in het urenbestand
Belast / onbelast
Uren sparen
Als je het looncomponent ´loon overwerkuren´verwerkt, kun je aangeven of de uren gespaard of uitbetaald dienen te worden.

De keuzes in het veld 'Eenheid' zijn afhankelijk van het soort looncomponent dat is geselecteerd. Als je hier het looncomponent 'Loon normale uren' selecteert, worden de uren als 'loon normale uren' verwerkt.

Urendeclaraties

Je kunt een aantal standaard instellingen met betrekking tot de verloning en/of facturatie vastleggen:

Kostenplaatsen aanmaken indien deze niet bestaan
Indien je deze optie aanvinkt worden automatisch kostenplaatsen aangemaakt als deze in een urenbestand staan en niet bekend zijn in Easyflex. In 'Frontoffice > Relaties > Kostenplaatsen' worden deze vastgelegd. Je dient wel in het tabblad 'Bestandsformaat' aan te geven dat er kostenplaatsen in het urenbestand staan. De kostenplaatsen worden dan in de urendeclaraties opgenomen.
Vergoedingen / inhoudingen automatisch overnemen uit de plaatsing
Indien er in de plaatsing vergoedingen en/of inhoudingen staan welke een eenheid op basis van uren of dagen hebben dan kunnen deze automatisch worden overgenomen en opgevoerd in urendeclaraties tijdens het verwerken van urenbestanden. Het betreft vergoedingen / inhoudingen met de eenheid 'Uur', 'Dag (ma t/m vr)' en 'Declaratietijdvak'. Je hoeft de vergoedingen en/of inhoudingen dan niet meer handmatig op te voeren in de urendeclaratie of ze in een urenbestand toe te voegen als aparte regel. Deze worden met het verwerken van een urenbestand automatisch voor je verwerkt in de urendeclaratie.
Uitbetalen reserveringen
Indien je deze optie aanvinkt worden de reserveringen van de flexwerkers automatisch uitbetaald. Dit geldt enkel voor de reserveringstypes die bij de flexwerker aangevinkt zijn op het tabblad betalingen. Je hoeft de reserveringen dan niet meer handmatig op te voeren in de urendeclaratie of ze in het urenbestand toe te voegen als aparte regel.
Declaratiestatus
De urendeclaraties krijgen standaard de hier vastgelegde 'Status' nadat het urenbestand is verwerkt. Je heb de keuze uit 'Geaccordeerd voor verwerking' en 'Gereed voor eindaccordering'. De urendeclaraties kun je direct verlonen en/of factureren als de status 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd. De urendeclaraties dienen nog geaccordeerd te worden voor verwerking als de status 'Gereed voor eindaccordering' is geselecteerd.
Loonafrekening (deze optie is alleen beschikbaar als de declaratiestatus 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd)
Het moment waarop de urendeclaraties worden verloond. De beschikbare keuzes zijn afhankelijk van de instellingen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'.
Facturatie (deze optie is alleen beschikbaar als de declaratiestatus 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd)
Het moment waarop de urendeclaraties worden gefactureerd. De beschikbare keuzes zijn afhankelijk van de instellingen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Factureerproces'.

Plaatsingen

Als een urenbestand uren bevat van flexwerkers die geen plaatsing hebben bij de betreffende relatie, worden deze uren niet verloond. Zonder plaatsing kan in Easyflex geen urenverwerking plaatsvinden. Hier kun je aangeven of er automatisch plaatsingen worden aangemaakt. Er wordt dan ook een aanvraag in 'Relaties > aanvragen en plaatsingen' vastgelegd. Je kunt een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsingen:

Hoofdfunctie
De hoofdfunctie die in de aan te maken plaatsingen wordt toegepast. Staat er in het urenbestand een functie en wordt dit aangegeven in tabblad 'Bestandsformaat', dan wordt de functie uit het urenbestand toegepast.
Functienaam
De functienaam die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.
Functiegroep
De functiegroep die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.
Leveringswijze
De leveringswijze die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.
Onregelmatige diensten
Wanneer het een plaatsing met onregelmatige diensten betreft, bijvoorbeeld ploegendiensten, dan kun je dat aangeven.

Wanneer er sprake is van meerdere plaatsingen van dezelfde flexwerker bij dezelfde relatie, is het tevens mogelijk de plaatsing te bepalen op basis van de functie of de kostenplaats. Bij 'Plaatsing bepalen', kun je aangeven op basis van welke gegevens de plaatsing bepaald moet worden. Je hebt de keuze uit:

Flexwerker
Relatie
Datum
Functie
Kostenplaats

Tijdens het automatisch aanmaken van deze plaatsingen worden geen looncomponenten in de plaatsingen gezet. Deze kun je zelf toevoegen in de plaatsing op het tabblad 'Lonen en tarieven'. Als er in een urenbestand meerdere relaties staan kun je dit ook per relatie in tabblad 'Urenbestand definities > Instellingen' vastleggen. In dit tabblad kun je ook een koppeling maken voor standaard factuuradressen, kostenplaatsen en lonen en/of tarievenschema's.

De startdatum van automatisch aangemaakte plaatsingen via urenbestanden is altijd de maandag van de periode van de ingelezen urenregels. Als de datum indiensttreding van de flexwerker echter niet die maandag of eerder is, dan wordt er een foutmelding getoond. 'Datum indiensttreding ligt in de toekomst'.
Voorbeeld: Voor flexwerker X worden er urenregels vanaf woe 14-05 ingelezen. Er is nog geen plaatsing en er staat ingesteld dat deze automatisch moet worden aangemaakt indien niet aanwezig. Het urenbestand wordt verwerkt en er wordt een plaatsing aangemaakt. De ingangsdatum van deze plaatsing is echter niet 14-05 maar 12-05, de maandag van die periode. Deze situatie vindt alleen plaats als de datum indiensttreding van de flexwerker (fiscaal-sociaal) vóór of op diezelfde maandag ligt. Is dit niet het geval dan wordt er geen plaatsing aangemaakt en wordt de foutmelding getoond.

Lonen en tarieven

Bij het aanmaken van een plaatsing dient altijd een sector te worden geselecteerd. Bij 'Sector' kun je aangeven of deze automatisch moet worden geselecteerd of dat je deze bijvoorbeeld in het urenbestand wilt verwerken.

Je heb de volgende keuzes:

Automatisch (altijd eerste selecteren)
Easyflex selecteert altijd de eerste sector bij het automatisch aanmaken van een plaatsing.
Automatisch (handmatig bij meerdere sectoren)
Easyflex geeft een foutmelding wanneer er meerdere sectoren beschikbaar zijn voor plaatsing. Je dient de sector dan alsnog handmatig vast te leggen.
Standaard sector
Je kunt een standaard sector selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing. Je kunt een keuze maken uit alle actieve sectoren.
Kolom
Easyflex gebruikt de sector die je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen sector in de plaatsing. Je dient de sector handmatig vast te leggen.

Nadat je de sector geselecteerd heeft dien je het beloningssysteem voor de plaatsing te selecteren. Wanneer je kiest voor inlenersbeloning, wordt de loonschaal automatisch gevuld met inlenersbeloning.
Wanneer je bij beloningssysteem kiest voor Uitzend CAO, kun je afhankelijk van de functie en het functieniveau kiezen voor normtabel, instroomtabel, loongebouw allocatie of loongebouw overige.

Ten slotte kun je aangeven of er een loon- en of tarievenschema gebruikt dient te worden. Je hebt de volgende keuzes:

N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loon- en/of tarievenschema
Automatisch
Er wordt automatisch een loon- en/of tarievenschema geselecteerd
Standaard loon- en/ of tarievenschema
Je kunt een standaard loon- en/of tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Kolom
Easyflex gebruikt het loon- en/of tarievenschema dat je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen loon- en/of tarievenschema in de plaatsing. Je dient het loon- en/of tarievenschema handmatig vast te leggen.

Indien het tarief berekend wordt op basis van een tarieffactor of marge kun je in het veld 'Tariefberekening met uurloon uit' aangeven of het tarief berekend dient te worden op basis van het uurloon in de plaatsing of op basis van het uurloon uit het urenbestand (indien op beide plekken een afwijkend uurloon is vastgelegd).

Als je in dit tabblad de verplichte velden hebt ingevuld en opgeslagen met de knop 'Opslaan' worden de tabbladen 'Bestandsformaat', 'Hercoderen' en 'Instellingen' geactiveerd.

Stap 2: Specificeren van het bestandsformaat

Na het vastleggen van de algemene gegevens van de urenbestand-definitie kun je in het tabblad 'Bestandsformaat' het formaat van een urenbestand specificeren. Je kunt hiervoor een bestand aanmaken of een bestaand bestand als voorbeeldbestand gebruiken. Aan de hand van deze specificatie wordt gekeken onder welke urenbestand-definitie het bestand valt. Als het bestandsformaat niet wordt vastgelegd zullen er tijdens het verwerken van het urenbestand coderingsfouten worden gemeld die opgelost moeten worden om het bestand te verwerken. Hieronder wordt beschreven hoe je aan de hand van een bestand het formaat kunt specificeren.

Nieuw urenbestand specificeren

Aan de hand van een voorbeeldbestand kun je de velden waar de kolommen uit het urenbestand onder komen te staan benoemen. Als je geen urenbestand heeft kun je zelf een voorbeeldbestand aanmaken.

CSV importeer opties

Als je een urenbestand heb kun je dat hier importeren om als voorbeeldbestand te gebruiken. Je kunt aangeven vanaf welke rij het urenbestand dient te worden geïmporteerd. Standaard staat hier rij '1'. Een rij waarin de tenaamstelling van de kolom staat wordt niet verwerkt en hoeft dus niet te worden geïmporteerd. In dit geval kunt je de ´Importeren vanaf rij´ ophogen.

Scheidingstekens

Wanneer je een urenbestand heeft geselecteerd in het veld 'Voorbeeldbestand' wordt deze in de kolomdefinitie getoond. Het urenbestand bestaat uit kolommen die gescheiden worden door een scheidingsteken. Hier leg je vast hoe de kolommen in het urenbestand worden gescheiden:

Vaste breedte
Je legt per kolom het aantal karakters (tekens) vast. Een bestand dat bijvoorbeeld uit 3 kolommen bestaat legt u vast als; 12,6,12. Kolom 1 bestaat uit 12 karakters, kolom 2 uit 6 en kolom 3 uit 12 karakters.

of

Scheidingsteken
Hier selecteer je het scheidingsteken indien van toepassing en welke toegepast kan zijn in het bestand
Tekst scheidingsteken
Hier selecteer je het scheidingsteken van de tekst in de kolommen indien van toepassing

Kolomdefinitie

In de kolomdefinitie wordt het geselecteerde voorbeeldbestand getoond. Als je geen voorbeeldbestand heeft kun je zelf een bestand aanmaken door in het veld 'Aantal kolommen' een getal op te voeren ter grootte van het urenbestand dat de relatie zal gaan aanleveren. Wanneer het formaat is vastgelegd kun je de kolommen definiëren. In een urenbestand staat vaak de codering die door de relatie wordt gehanteerd. Deze codering is niet bekend of over te zetten naar Easyflex. Deze externe codering dient te worden geïdentificeerd in Easyflex. Dit doe je door de kolommen te koppelen aan 'Velden'. Om een kolom te koppelen selecteer je met je muis een kolom en kun je in 'Veld' een naam selecteren. Welke kolommen je wilt koppelen bepaalt je zelf. In de grijs getoonde rij boven de gegevens van het urenbestand komen de veldnamen te staan. Je kunt de volgende velden koppelen:

N.v.t.
Aantal
De 'eenheid' van het aantal is afhankelijk van het soort looncomponent.
Code afwijkend BTW tarief
Een externe code waarmee je een afwijkend BTW tarief kunt gebruiken per regel in het urenbestand.
Datum
De datum waarvoor de uren gelden. Je kunt de datum vastleggen op de volgende manieren: YYYY-MM-DD (2009-01-20 of 2009/1/20) / DD-MM-YYYY (25-03-2009 of 25/3/2009) / MM-DD-YYYY (03-25-2009 of 3/25/2009).
Declaratie extern nummer
Het declaratienummer van urendeclaratie zoals bij de relatie bekend is.
Flexwerker burgerservicenummer
Het burgerservicenummer zoals vastgelegd in Easyflex.
Flexwerker extern nummer
Een extern nummer van de flexwerker.
Flexwerker registratienummer
Het registratienummer zoals in Easyflex staat.
Flexwerker naam
De naam van de flexwerker.
Functie code
Een externe code van de functie.
Functie identificatienummer
Het nummer van de functie zoals bekend in Easyflex.
Kostenplaats code
De kostenplaats wordt bij de relatie opgezocht aan de hand van de code.
Kostenplaats naam
De kostenplaats wordt bij de relatie gezocht op basis van de naam.
Looncomponent code
Een externe code welke aangeeft om wat voor soort looncomponent het gaat.
Loonschema code
De code van het loonschema zoals bekend in Easyflex.
Percentage flexwerker
Het percentage van het looncomponent voor de flexwerker. Dit getal kan in decimalen worden getoond (115,25%).
Percentage relatie
Het percentage van het looncomponent voor de relatie. Dit getal kan in decimalen worden getoond (110,75%).
Plaatsing extern nummer
Een extern nummer van de plaatsing.
Plaatsing registratienummer
Het plaatsingsnummer zoals bekend in Easyflex. Deze staat vermeld in de plaatsing op tabblad 'Periode en locatie'.
Regelnummer
Een nummer in het bestand welke de urenregel uniek kan identificeren. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Regelnummer' koppelen.
Relatie debiteurennummer
Het debiteurennummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.
Relatie extern nummer
Een extern nummer van de relatie.
Relatie naam
De naam van de relatie.
Relatie registratienummer
Het registratienummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.
Sector code
De sectorcode zoals bekend in Easyflex.
Tarief
Het basis factuurtarief.
Tariefschema code
De code van het tarievenschema zoals bekend in Easyflex.
Uurloon
Het basis uurloon.
Versie
De versie van de urenregel. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Versie' koppelen.

De veldopties worden door Easyflex onderhouden.

Door het activeren van de knop 'Testen' wordt getest of het urenbestand kan worden verwerkt. Blijken er na de test fouten te zitten in het formaat of de koppeling met de velden dan dien je deze op te lossen. Hierna kun je een nieuwe test doen.

Stap 3: Hercoderen

In een urenbestand staat vaak de codering die door de relatie wordt gehanteerd. Deze codering is niet bekend of over te zetten naar Easyflex. Deze externe codering dient te worden gekoppeld aan gegevens in Easyflex. Dit wordt 'hercoderen' genoemd. De codering leg je vast in het tabblad 'Hercoderen'. Je bent niet verplicht de hercoderingen van te voren vast te leggen. Je kunt een urenbestand dan wel importeren en verwerken, maar er worden dan meldingen gemaakt over ontbrekende hercoderingen. Deze dienen te worden opgelost voor een volledige verwerking. Hieronder wordt beschreven hoe je een hercodering vastlegt.

Het tabblad 'Hercoderen' toont standaard alle hercoderingen die nog moeten worden gekoppeld of reeds zijn gekoppeld. Met de velden 'Soort hercodering', 'Status' en 'Externe code / nummer' kun je filteren op bestaande hercoderingen. Als je een nieuwe hercodering wilt vastleggen activeer je de knop 'Nieuw'. Afhankelijk van het soort hercodering dien je een specificatie op te geven. Je kunt de volgende hercoderingen invullen:
Nieuwe hercodering

Code afwijkend BTW tarief
De code uit het urenbestand.
Flexwerker extern nummer
Het externe nummer van de flexwerker uit het urenbestand.
Flexwerker naam
De naam uit Easyflex.
Relatie extern nummer
Het externe nummer van de relatie uit het urenbestand.
Relatie
De naam uit Easyflex.
Relatie naam
De naam uit het urenbestand.
Relatie
De naam uit Easyflex.
Plaatsing extern nummer
Het externe nummer.
Functie code
De externe code van een functie uit het urenbestand.
Functie
De functie uit Easyflex.
Looncomponent code
De externe code uit het urenbestand.
Looncomponent
De naam van een looncomponent uit Easyflex.
Tekst loonslip
De omschrijving op de loonspecificatie.
Tekst factuur
De omschrijving op de factuur.
Eenheid
Als je de eenheid 'Uren (decimaal)' selecteert dienen de uren als 7.98 te zijn genoteerd in het urenbestand.
Belast / onbelast

Als je de instellingen van een bestaande hercodering wilt wijzigen selecteer je de desbetreffende hercodering en activeer je de knop 'Wijzigen'. Een bestaande hercodering kun je verwijderen door het activeren van de knop 'Verwijderen'. Als je een bestaande hercodering verwijdert en de codering wordt gebruikt in een urenbestand zal het urenbestand deels worden verwerkt. Er wordt een melding gemaakt dat er een hercodering ontbreekt.

Stap 4: Standaard instellingen

Urenbestanden kunnen betrekking hebben op meerdere relaties. In het tabblad 'Urenbestand definities > Instellingen' kunt u per relatie vastleggen of er automatisch plaatsingen worden aangemaakt als het urenbestand uren van flexwerkers bevat die niet zijn geplaatst bij één van de relaties. Net zoals op het tabblad 'Urenbestand definitie > Algemeen' kun je een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsing. Hieronder wordt beschreven welke instellingen je kunt vastleggen.

Je selecteert de relatie waarvoor je wilt vastleggen dat er automatisch plaatsingen worden aangemaakt. Je kunt een relatie éénmaal selecteren.Relatie

Tevens kun je ervoor kiezen een plaatsing niet automatisch aan te laten maken. Je kiest bij plaatsingen aanmaken dan voor 'niet aanmaken'.

Plaatsingen

Je kunt een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsingen:

Hoofdfunctie
De hoofdfunctie die voor aan te maken plaatsingen wordt toegepast. Staat er in het urenbestand een functie en wordt dit aangegeven in tabblad 'Bestandsformaat', dan wordt de functie uit het urenbestand toegepast.
Functienaam
De functienaam die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.
Functiegroep
De functiegroep die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.
Leveringswijze
De leveringswijze die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.
Onregelmatige diensten
Wanneer het een plaatsing met onregelmatige diensten betreft, bijvoorbeeld ploegendiensten, dan kun je dat aangeven.

Tijdens het automatisch aanmaken van deze plaatsingen worden geen looncomponenten in de plaatsingen gezet. Deze kun je zelf toevoegen in de plaatsing op het tabblad 'Lonen en tarieven'.

Wanneer er een plaatsing wordt aangemaakt kun je een factuuradres en/of kostenplaats selecteren. Standaard staat hier het factuuradres getoond uit tabblad 'Relaties > Facturatie > Adressen als 'Standaard factuuradres'. Met de knop 'Zoeken' kun je een ander factuuradres selecteren. De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van de factuuradressen opgegeven in het tabblad 'Relaties > Facturatie > Adressen' bij 'Afwijkende factuuradressen'.

Lonen en tarieven

Bij het aanmaken van een plaatsing dient altijd een sector te worden geselecteerd. Bij 'Sector' kun je aangeven of deze automatisch moet worden geselecteerd of dat je deze bijvoorbeeld in het urenbestand wilt verwerken.

Je heb de volgende keuzes:

Automatisch (altijd eerste selecteren)
Easyflex selecteert altijd de eerste sector bij het automatisch aanmaken van een plaatsing.
Automatisch (handfmatig bij meerdere sectoren)
Easyflex geeft een foutmelding wanneer er meerdere sectoren beschikbaar zijn voor plaatsing. Je dient de sector dan alsnog handmatig vast te leggen.
Standaard sector
Je kunt een standaard sector selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing. Je kunt een keuze maken uit alle actieve sectoren.
Kolom
Easyflex gebruikt de sector die je in het urenbestand heeft opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen sector in de plaatsing. Je dient de sector handmatig vast te leggen.

Nadat je de sector geselecteerd hebt dien je het beloningssysteem voor de plaatsing te selecteren. Wanneer je kiest voor inlenersbeloning, wordt de loonschaal automatisch gevuld met inlenersbeloning.
Wanneer je bij beloningssysteem kiest voor Uitzend CAO, kun je afhankelijk van de functie en het functieniveau kiezen voor normtabel en/ of instroomtabel.

Ten slotte kun je aangeven of er een loon- en of tarievenschema gebruikt dient te worden. Je hebt de volgende keuzes:

N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loon- en/of tarievenschema.
Automatisch
Er wordt automatisch een loon- en/of tarievenschema geselecteerd.
Standaard loon- en/ of tarievenschema
Je kunt een standaard loon- en/of tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Urenbestand
Easyflex gebruikt het loon- en/of tarievenschema die u in het urenbestand heeft opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteerd geen loon- en/of tarievenschema in de plaatsing. Je dient het loon- en/of tarievenschema handmatig vast te leggen.

Stap 5: Urenbestand-definities

Easyflex stelt drie voorbeelden van urenbestanden en bijbehorende urenbestand-definities ter beschikking. Deze urenbestand-definities kun je importeren in 'Beheer > Urenbestand-definities'.

Voorbeeld I

Voorbeeld I bestaat uit een urenbestand-definitie en een urenbestand met daarin de minimale gegevens welke nodig zijn om een urenbestand te kunnen verwerken. De gegevens in voorbeeld I:

Flexwerker registratienummer
Datum
Aantal

Als je de urenbestand-definitie hebt geïmporteerd in Easyflex worden in de tabbladen 'Algemeen' en 'Bestandsformaat' de specificaties van de definitie getoond. In het tabblad 'Algemeen' kun je tevens de naam van de definitie wijzigen. Indien gewenst kun je de urenbestand-definitie uitbreiden met bijvoorbeeld een standaard relatie behorende bij de definitie of een standaard looncomponent waar de aantallen in het urenbestand toe behoren. Hoe je deze standaarden kunt vastleggen staat beschreven in stap 1. Na het importeren van de urenbestand-definitie kun je de urenbestanden verwerken zoals beschreven in stap 5. Hieronder staan de urenbestand-definitie en het urenbestand. Beide bestanden kun je middels de rechtermuisknop en de optie 'Doel opslaan als' opslaan op uw computer.

Voorbeeld II

Voorbeeld II bestaat uit een urenbestand-definitie en een urenbestand met daarin gegevens om een urenbestand te kunnen verwerken. In voorbeeld II wordt meer informatie betreffende de flexwerker, relatie en uren getoond:

Flexwerker registratienummer
Flexwerker BSN nummer
Relatie registratienummer
Relatie debiteurennummer
Datum
Looncomponent
Aantal
Percentage flexwerker
Percentage relatie
Kostenplaats

Als je de urenbestand-definitie heeft geïmporteerd in Easyflex worden in de tabbladen 'Algemeen', 'Bestandsformaat' en 'Hercoderen' de specificaties van de definitie getoond. In het tabblad 'Algemeen' kun je tevens de naam van de definitie wijzigen. Na het importeren van de urenbestand-definitie kun je de urenbestanden verwerken zoals beschreven in stap 5. Hieronder staan de urenbestand-definitie en het urenbestand. Beide bestanden kun je middels de rechtermuisknop en de optie 'Doel opslaan als' opslaan op je computer.

Voorbeeld III

Voorbeeld III bestaat uit een urenbestand-definitie en een urenbestand met daarin gegevens welke nodig zijn om een urenbestand te kunnen verwerken. De extra gegevens in voorbeeld III tonen meer informatie betreffende de plaatsing en uren:

Flexwerker registratienummer
Flexwerker BSN nummer
Relatie registratienummer
Relatie debiteurennummer
Plaatsing registratienummer
het plaatsingsnummer zoals bekend in Easyflex
Looncomponent
Percentage flexwerker
Percentage relatie
Datum
Aantal
Uurloon
Tarief
Kostenplaats code

Als je de urenbestand-definitie hebt geïmporteerd in Easyflex worden in de tabbladen 'Algemeen', 'Bestandsformaat' en 'Hercoderen' de specificaties van de definitie getoond. In het tabblad 'Algemeen' kun je tevens de naam van de definitie wijzigen. Na het importeren van de urenbestand-definitie kun je de urenbestanden verwerken zoals beschreven in stap 5. Hieronder staan de urenbestand-definitie en het urenbestand. Beide bestanden kun je middels de rechtermuisknop en de optie 'Doel opslaan als' opslaan op je computer.

Stap 6: Urenbestanden importeren

Nadat een urenbestand defintie is vastgelegd kun je urenbestanden gaan importeren en verwerken in Easyflex. Dit doe je op het tabblad 'Backoffice > Urenbestanden'. In 'Backoffice' zijn alle urenbestanden van de werkmaatschappij terug te vinden. Op het tabblad worden alle urenbestanden in een overzicht getoond en kun je met de velden 'Volgorde', 'Filter op type' en 'Filter op status' filteren. Het is alleen mogelijk om urenbestanden te importeren als er een urenbestand definitie is vastgelegd. Hieronder wordt beschreven hoe je een urenbestand kunt importeren en verwerken.

Toevoegen
In het onderdeel 'Backoffice >Urenbestanden' kun je urenbestanden importeren maar ook de originele urenbestanden exporteren naar een computer. Dit doe je met de knop 'Exporteren origineel urenbestand'. Het tabblad 'Urenbestanden' bestaat uit vier onderdelen:

Verwijderen
Resultaten
Detail
Verwerken

Nieuw urenbestand toevoegen

Door het activeren van de knop 'Toevoegen' kun je een urenbestand vanaf je computer importeren in Easyflex. Tijdens het toevoegen wordt er gekeken onder welke definitie het urenbestand kan worden geplaatst. Als Easyflex een urenbestand niet automatisch kan definiëren dien je handmatig een definitie te koppelen. Dit doe je in het veld 'Definitie'.
Door Easyflex is er een standaard definitie toegevoegd voor o.a. het gebruik van CAO-tool. Dit is 'Urenimport definitie CAO Tool'.

Het urenbestand heeft nu de status 'Te verwerken'. De omschrijving van het urenbestand is de beschrijving zoals het urenbestand is opgeslagen op je computer. Deze omschrijving is te wijzigen door op de tekst te klikken. Het urenbestand is nu toegevoegd en klaar voor verwerking.

Urenbestand verwerken

Je selecteert het urenbestand dat je wilt gaan verwerken. Je kunt alleen de urenbestanden met status 'Te verwerken' of 'Deels verwerkt' selecteren. Een urenbestand met status 'Deels verwerkt' is al eerder verwerkt maar er zijn meldingen die je dient op te lossen om het urenbestand volledig te verwerken.

Als je meerdere urenbestanden tegelijk wilt verwerken dien je een vinkje te zetten in 'Kolom C' voor de urenbestanden. Door het activeren van de knop 'Verwerken' worden de urenbestanden verwerkt. Tijdens het verwerken worden o.a de loongegevens in de urendeclaraties gezet, automatisch plaatsingen aangemaakt en urendeclaraties worden klaargezet voor verloning of voor eindaccordering. Het urenbestand staat tijdens het verwerken op status 'In bewerking'. Na het verwerken kan een urenbestand drie statussen hebben:

Verwerkt
Deels verwerkt
Fout

Verwerkt

Als een urenbestand de status 'Verwerkt' heeft zijn alle regels uit het urenbestand verwerkt. Een volledig verwerkt urenbestand heeft de status 'Verwerkt'. Door het activeren van de knop 'Detail' open je een overzicht waarin alle regels staan. Het regelnummer van de regel uit het urenbestand, de relatie, de flexwerker en functie, de datum van de regel, het aantal, de eenheid, het soort looncomponent en de status van de regel worden in het overzicht getoond.

Wanneer je een regel selecteert wordt onder in het scherm de detailinformatie van de regel getoond. Met de knoppen 'Relatie', 'Flexwerker', 'Aanvraag' of 'Plaatsing' kom je rechtstreeks bij de relatie, de flexwerker of plaatsing van de regel. Met de knop 'Urendeclaratie' kun je de desbetreffende urendeclaratie raadplegen.

Door het activeren van de knop 'Sluiten' keer je terug in het tabblad 'Urenbestanden'. Het urenbestand is volledig verwerkt en de urendeclaraties staan (afhankelijk van de geselecteerde instellingen in tabblad 'Urenbestand definities > Algemeen') klaar voor eindaccordering of voor verloning/ facturatie.

Deels verwerkt

Als een urenbestand de status 'Deels verwerkt' heeft, dan zijn niet alle regels verwerkt. Alle meldingen met betrekking tot deze regels dienen te worden opgelost voordat het urenbestand volledig kan worden verwerkt. Door het activeren van de knop 'Resultaten' opent het tabblad. Hier staan alle meldingen van niet verwerkte regels. Met de instellingen in het onderdeel 'Backoffice > urenbestanden > Resultaten > Algemeen' kun je filteren op meldingen.

Per regel wordt kort de melding beschreven. In de velden 'Detailgegevens' en 'Melding' wordt informatie over het resultaat getoond. In het veld 'Melding' staat wat je moet doen om de melding op te lossen.

Door het activeren van de knoppen 'Relaties', 'Flexwerkers', 'Aanvragen' of 'Plaatsingen', kun je direct naar de kaart van de relatie, flexwerker, aanvraag of plaatsing.

Voor de melding 'Hercodering', activeer je de knop 'Koppelen'. Je kunt nu het looncomponent hercoderen. De hercodering wordt automatisch in de urenbestand definitie opgeslagen in tabblad 'Urenbestand definities > Hercoderen'.

Als de melding een controle of aanpassing bij flexwerkers of relaties inhoudt, dan is de naam van de activeerknop 'Controlelijst'. Door het activeren van deze knop kunt je de controlelijst raadplegen van flexwerkers of relaties om de problemen op te lossen.

Als alle meldingen zijn opgelost kun je de knop 'Opnieuw verwerken' activeren. Het urenbestand wordt opnieuw verwerkt. Als het urenbestand volledig is verwerkt wordt dit vermeld in het tabblad 'Resultaten'. Door het activeren van de knop 'Sluiten' kom je terug in het tabblad 'Urenbestanden'. Het urenbestand is volledig verwerkt en de urendeclaraties staan (afhankelijk van de geselecteerde instellingen in tabblad 'Urenbestand definities > Algemeen') klaar voor eindaccordering of voor verloning/ facturatie.

Fout

Als een urenbestand de status 'Fout' heeft, is het urenbestand niet verwerkt. Tijdens het verwerken is er een fout opgetreden van het urenbestand als geheel. Dit kan bijvoorbeeld door het verkeerde of onbekende 'Type' van het bestand komen. Je kunt dit urenbestand verwijderen en opnieuw toevoegen als de fout is achterhaald.

Stap 7: Urenbestand verwerken

Nadat je een urenbestand hebt geïmporteerd in Easyflex wordt het urenbestand middels het activeren van de knop 'Verwerken ' verwerkt. Het verwerkingsproces van een urenbestand wordt in deze stap uitgelegd.

Verwerkingsproces

Het verwerkingsproces van een urenbestand kan worden verdeeld in 9 stappen. Om uren te kunnen verwerken moet worden bepaald welke plaatsing het betreft, de datum waarop de uren moeten worden geboekt, welke soort uren betreft het en de eenheid (bv loon, tarief of hoeveelheid). Onderstaand de volgorde die het verwerkingsproces aanhoudt:

Bepalen van de flexwerker
Bepalen van de relatie
Bepalen van de datum
Bepalen van de plaatsing
Bepalen van de kostenplaats
Bepalen van het looncomponent
Bepalen van het aantal
Bepalen van het uurloon
Bepalen van het tarief

Bepalen van de flexwerker (verplicht)

Het verwerkingsproces bepaalt altijd eerst de flexwerker (en de relatie). Deze vormen de basis voor de plaatsing. Het bepalen van de flexwerker wordt gedaan aan de hand van de kolommen in een urenbestand welke betrekking hebben op de flexwerker(s):

Flexwerker registratienummer
Flexwerker burgerservicenummer
Flexwerker extern nummer
Flexwerker naam

Als bovenstaande kolommen niet voorkomen of er staan geen gegevens in de kolommen, dan kan de flexwerker niet worden bepaald. Het verwerkingsproces toont dan een foutmelding. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand één of meerdere van de kolommen welke betrekking heeft op de flexwerker in te voeren. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.

Bepalen van de relatie

Na het bepalen van de flexwerker wordt de relatie bepaald. De relatie wordt bepaald aan de hand van de kolommen in een urenbestand welke betrekking hebben op de relatie(s):

Relatie registratienummer
Relatie debiteurennummer
Relatie extern nummer
Relatie naam
Standaard instelling van de urenbestand-definitie op het tabblad 'Algemeen'

Als bovenstaande kolommen niet voorkomen of er staan geen gegevens in de kolommen, dan kan de relatie niet worden bepaald. Het verwerkingsproces toont dan een foutmelding. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand één of meerdere van de kolommen welke betrekking heeft op de relatie in te voeren. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.

Bepalen van de datum (verplicht)

Het bepalen van de plaatsing is de volgende stap. Om de plaatsing te kunnen bepalen wordt eerst de datum bepaald. Deze kan nodig zijn voor het zoeken naar de juiste plaatsing. De datum wordt bepaald aan de hand van de kolommen in een urenbestand welke betrekking hebben op de datum:

Datum

Als bovenstaande kolom niet voorkomt of er staan geen gegevens in de kolom, dan kan de datum niet worden bepaald. Het verwerkingsproces toont dan een foutmelding. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand de kolom 'Datum' op te voeren. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.

Bepalen van de plaatsing

Als de datum van de plaatsing is bepaald kan de plaatsing worden bepaald. De plaatsing wordt bepaald aan de hand van de kolommen in een urenbestand welke betrekking hebben op de plaatsing:

Plaatsing registratienummer
Plaatsing extern nummer
Plaatsing zoeken aan de hand van een combinatie van flexwerker, relatie, datum en functie
Plaatsing genereren indien ingesteld in het tabblad 'Algemeen'

Als bovenstaande kolommen niet voorkomen of er staan geen gegevens in de kolommen, dan kan de plaatsing niet worden bepaald. Er wordt vervolgens gekeken of er in de urenbestand-definitie is aangegeven dat er automatisch een plaatsing mag worden gegenereerd indien deze ontbreekt. Als dit niet is ingesteld toont het verwerkingsproces een foutmelding. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand één of meerdere kolommen welke betrekking hebben op de plaatsing op te voeren. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.

Bepalen van de kostenplaats

Na het bepalen van de plaatsing kijkt het verwerkingsproces of er een kostenplaats moet worden gehanteerd. De kostenplaats wordt bepaald aan de hand van de kolommen in een urenbestand welke betrekking hebben op de kostenplaats:

Kostenplaats code
Kostenplaats naam

Als er in bovenstaande kolommen een kostenplaats bekend is gemaakt wordt er door het verwerkingsproces nagegaan of deze kostenplaats bij de relatie voorkomt. Als de kostenplaats niet voorkomt bij de relatie wordt deze aangemaakt. De kostenplaats wordt aangemaakt in het tabblad 'Kostenplaatsen' bij de relatie. Er komt geen foutmelding als de kostenplaats niet is opgegeven in het urenbestand en wel is aangemaakt bij de relatie. De kostenplaats is optioneel.

Bepalen van het looncomponent

Als de plaatsing en de eventuele kostenplaats(en) zijn bepaald wordt het looncomponent bepaald. Het soort looncomponent bepaalt hoe het aantal/uurloon/tarief en percentage worden verwerkt. Bij een inhouding wordt bijvoorbeeld niet naar het tarief gekeken en bij een vergoeding wordt niet naar het percentage gekeken. De looncomponenten worden bepaald aan de hand van de kolom in een urenbestand welke betrekking heeft op de looncomponenten:

Looncomponent code
Standaard instelling van de urenbestand-definitie op het tabblad 'Algemeen'

Als er in bovenstaande kolom geen looncomponent bekend is gemaakt wordt er door het verwerkingsproces gekeken of deze in de urenbestand-definitie is vastgelegd. Als ook in de urenbestand-definitie geen looncomponent bekend is, dan toont het verwerkingsproces een foutmelding. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand de kolom 'Looncomponent code' op te voeren of het tabblad 'Algemeen' in de urenbestand-definitie een standaard looncomponent vast te leggen welke kan worden toegepast. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.

Als het looncomponent is bepaald kan vervolgens worden bepaald wat het aantal is behorende bij het looncomponent. Het aantal wordt vastgesteld aan de hand van de eenheid van het looncomponent. De gegevens die in de kolom 'Aantal' staan worden tijdens het verwerkingsproces verwerkt conform de eenheid van het looncomponent waartoe het 'aantal' behoort. Als de eenheid van een looncomponent 'KM' is dan wordt het aantal verwerkt als 'Aantal KM'. Als er in de kolom 'Aantal' geen gegevens bekend zijn wordt er een foutmelding getoond. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand de kolom 'Aantal' op te voeren. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.
Bepalen van het aantal (verplicht)

Hetzelfde looncomponent op dezelfde dag met verschillende kostenplaatsen

Met gebruik van kostenplaatsen kun je 2 dezelfde regels, bijvoorbeeld 2 keer loon normale uren op dezelfde datum, met een andere kostenplaats inlezen. Er worden dan 2 urendeclaraties aangemaakt.

Na het bepalen van het looncomponent, de eenheid en het aantal wordt het uurloon bepaald. Het uurloon wordt bepaald aan de hand van de kolom in een urenbestand welke betrekking heeft op het uurloon:
Bepalen van het uurloon

Uurloon
Loon- en tariefafspraak uit de plaatsing

Als bovenstaande kolom niet voorkomt of er staan geen gegevens in de kolom, dan wordt er gekeken naar de loon- en tariefafspraak in de plaatsing om het uurloon te bepalen. Als zowel in het urenbestand als in de plaatsing geen uurloon bekend is dan toont het verwerkingsproces een foutmelding. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand of in de plaatsing het uurloon in te voeren. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.

Bepalen van het tarief

Na het bepalen van het uurloon worden het tarief bepaald aan de hand van de kolom in een urenbestand welke betrekking heeft op het tarief. Tevens worden de percentages bepaald waartegen het uurloon en het tarief moeten worden verloond en gefactureerd:

Tarief
Percentage flexwerker
Percentage relatie
Loon- en tariefafspraak uit de plaatsing

Als de kolom voor het tarief niet voorkomt of er staan geen gegevens in de kolom, dan wordt er gekeken naar de loon- en tariefafspraak in de plaatsing om het tarief te bepalen. Als zowel in het urenbestand als in de plaatsing geen tarief bekend is dan toont het verwerkingsproces een foutmelding. Het urenbestand kan niet volledig worden verwerkt. Je dient in het urenbestand of in de plaatsing het tarief in te voeren. Vervolgens kun je het urenbestand opnieuw inlezen en verwerken.

Als de kolommen voor de percentages van de flexwerker en/of relatie niet voorkomen of er staan geen gegevens in de kolommen, dan wordt er gekeken naar de loon- en tariefafspraak in de plaatsing. Als in het urenbestand geen percentages staan en ook in de plaatsing zijn geen percentages bekend dan wordt er standaard een percentage van 100% gehanteerd.

Als er bijvoorbeeld in het urenbestand een looncomponent overwerk á 140% flexwerker, en het percentage relatie is leeg gelaten, dan wordt er in de plaatsing gezocht naar een looncomponent overwerk waarbij de flexwerker 140% is. Het percentage bij de relatie is dan irrelevant. In het geval er één looncomponent voldoet aan de eis wordt dit looncomponent toegepast. Als er meer dan één looncomponent voldoet aan deze eis van 140% voor de flexwerker, dan wordt er een foutmelding getoond. Het verwerkingsproces kan geen selectie maken uit meerdere opties.