(2021-10) Subsidieregeling loonkosten

Je kunt als werkmaatschappij afspraken hebben omtrent subsidieregelingen voor de loonkosten van flexwerkers. Die subsidie kan komen van bijvoorbeeld gemeenten of zorgkantoren. Voor het factureren van de subsidieregelingen kan een vordering worden gemaakt. Deze vordering ziet er nagenoeg hetzelfde uit als een factuur, alleen wordt nu de term 'Subsidie' getoond in plaats van 'Factuur'. Ook wordt er geen BTW toegepast, ongeacht welke BTW instelling je hebt ingesteld bij jouw relatie. Ook wordt er in plaats van een factuurnummer een referentienummer getoond.

Het is ook mogelijk om in één verloning een splitsing te maken tussen een subsidie vordering en een factuur. Jouw relatie ontvangt dan dus twee facturen vanuit één declaratie. Voor de subsidievordering dien je een nieuw looncomponent aan te maken.

Stap 1: Maak een looncomponent aan voor de subsidievordering
Voor het maken van een subsidie vordering dien je een speciaal hiervoor ingericht looncomponent aan te maken. Dit kan een looncomponent zijn voor loon zoals 'Loon normale uren' of 'Loon overwerkuren' of een component voor vergoedingen/inhoudingen. Een nieuw looncomponent maak je aan in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Op de pagina informatie in ons handboek vind je uitgebreide uitleg over het aanmaken van een nieuw looncomponent. Bij het bepalen of een looncomponent gefactureerd moet worden aan de relatie selecteer je de optie 'Ja (subsidie)'.

Let op: Als er een verloning heeft plaatsgevonden waarin het betreffende looncomponent is verwerkt, kun je deze mogelijkheid ('Ja (subsidie)') niet meer wijzigen.

Denk aan de grootboekrekeningnummers die aan het looncomponent gekoppeld moet worden. Je kunt over het algemeen dezelfde rekeningnummers gebruiken als voor je overige looncomponenten die in dit onderdeel horen. Wel adviseren we je dit vooraf altijd met jouw boekhouder/accountant te overleggen.

Stap 2: Het toevoegen van het looncomponent in een plaatsing/urendeclaratie
Het looncomponent dat je hebt toegevoegd kun je net zoals alle andere looncomponenten toepassen in een plaatsing of urendeclaratie. Wanneer je het looncomponent in de plaatsing toevoegt op het tabblad 'Lonen en tarieven', zal het looncomponent in iedere nieuwe urendeclaratie beschikbaar zijn.

Het is ook mogelijk om het looncomponent éénmalig in een urendeclaratie toe te passen. Je hoeft het looncomponent dan niet in de plaatsing vast te leggen. Open een urendeclaratie, selecteer een dag en klik op de knop 'Nieuw'. Je kunt nu het nieuwe looncomponent selecteren. Je kunt nu eerst nog het uurloon en uurtarief vast te leggen. Als het om uren gaat zal Easyflex een extra kolom in de urendeclaratie plaatsen. Hierin kun je nu het gewenste aantal uren invoeren. Wanneer het om een vergoeding gaat selecteer je de eenheid en het bedrag voor de flexwerker en relatie. De vergoeding wordt éénmalig verwerkt.

Van zowel de factuur als de vordering (subsidie) kun je een pro forma inzien. Wanneer binnen één declaratie een component voor subsidie en factuur wordt gebruikt zal er voor beide componenten een pro forma factuur worden getoond.