(2021-10) NEWML automatisch corrigeren

Je kunt voor de looncomponenten 'ET-uitruil huisvesting', 'ET-uitruil overige kosten' en alle netto inhoudingen instellen dat je deze wilt inhouden tot de maximale toegestane inhouding van het Netto Equivalent WML. Voor 'ET-uitruil huisvesting' betekent dit, afhankelijk van de bedrijfsinstellingen onder 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces', dat er maximaal 25% van het bruto WML zal worden ingehouden. Voor de 'ET-uitruil overige kosten en netto inhoudingen betekent dit dat er maximaal het verschil tussen het nettoloon en het NeWML zal worden ingehouden.

Wanneer blijkt dat de gewenste inhouding hoger is dan de toegestane inhouding zie je op de loonstrook eerst de volledige inhouding, gevolgd door een 'correctie'. Het verschil tussen beide is wat er feitelijk ingehouden wordt. De gecorrigeerde bedragen vormen een schuld voor de flexwerker. Indien blijkt dat er in de verloning ruimte tussen het nettoloon en het NeWML over is die niet gebruikt wordt en er is een schuld, dan wordt deze ruimte gebruikt voor het aflossen van de schuld. Op de loonstrook wordt dit aangeduid als 'verrekening'. Voor de huisvesting kun je voor het aflossen van de schuld huisvesting er ook voor kiezen om eventuele ruimte binnen de 25% toegestane inhouding hiervoor te gebruiken.

Stap 1: Inrichten van het rekeningschema

Voor het kunnen toepassen van het automatisch corrigeren van de inhouding(en) ten behoeve van de NeWML-berekening dient het volgende ingericht te worden:

1. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema'
2. Voeg de nieuwe rekeningnummers voor de ET looncomponenten en inhoudingen bij 'Correctie WAS' toe.

Wanneer je gebruik maakt van het rekeningschema van Easyflex kun je voor de ET looncomponenten de volgende nummers hiervoor gebruiken:

5-cijferig rekeningschema:
Correctie WAS huisvesting: 76020 of 16020
Correctie WAS overige kosten: 76021 of 16021

4-cijferig rekeningschema:
Correctie WAS huisvesting: 7620 of 1620
Correctie WAS overige kosten: 7621 of 1621

Voor de 'Correctie WAS' kun je zelf kiezen of je deze op de balansrekening of op de resultaatrekening wilt boeken. Voor beide rekeningen zijn rekeningnummers opgenomen in dit rekeningschema. Overleg met je boekhouder welke rekeningnummers je hiervoor kunt aanmaken.

Voor de netto inhoudingen hebben wij geen standaard rekeningnummers voor 'Correctie WAS' aangemaakt, onder andere omdat dit afhankelijk is van het aantal looncomponenten en of deze gezamenlijk of apart gejournaliseerd worden. Ook hier geldt dat je zelf kunt kiezen of je deze op de balansrekening of op de resultaatrekening wilt boeken.

Stap 2: Inrichten van de looncomponenten

1. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'en selecteer het gewenste looncomponent: 'ET-uitruil huisvesting', 'ET-uitruil overige kosten' of 'Netto inhoudingen'.
2. Kies voor 'Onderhoud' en daarna voor 'Wijzigen'.
3. Selecteer bij 'Journaalpostgevens' de knop 'Flexwerkers'.
4. Voer bij 'Optionele rekeninggroepen' voor de rekeninggroep 'Correctie WAS' bij 'Boeken op rekening' de in de vorige stap toegevoegde rekeningnummers in.
5. Ditzelfde doe je voor de overige looncomponenten waarvoor je het automatisch corrigeren wilt toepassen.

Stap 3: Inrichten van het loonproces

1. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'.
2. Kies bij 'In loonjaar ... voor verrekenen huisvesting' het huidige loonjaar.
3. Voor de verrekening van de huisvesting kun je een keuze maken uit de volgende opties:

Aleen ruimte boven NeWML benutten: De ruimte boven NeWML wordt benut voor het verrekenen van de schuld huisvesting.
25% toegestane inhouding en ruimte boven NeWML benutten: Voor het verrekenen van de schuld huisvesting wordt eerst gekeken of er ruimte is binnen de 25% toegestane inhouding voor huisvesting en deze wordt dan benut. Daarna wordt gekeken naar de ruimte boven NeWML.

4. Selecteer de gewenste keuze en kies voor 'Ok' om deze op te slaan.

Let op! Na het opslaan van je keuze kun je deze niet meer wijzigen. Je kunt de instelling alleen wijzigen bij aanvang van een nieuw loonjaar. Automatisch wordt de instelling van het vorige loonjaar overgenomen.

Stap 4: Toepassen voor ET-uitruil

Het automatisch corrigeren voor de looncomponenten 'ET-uitruil huisvesting' en 'ET-uitruil overige kosten' stel je als volgt in:

1. Ga naar het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Vaste beloningen'.
2. Kies bij 'Bruto vaste beloningen' voor 'Nieuw'.
3. Selecteer het looncomponent 'ET-uitruil huisvesting' of 'ET-uitruil overige kosten'.
4. Voer de gegevens voor de inhouding in.
5. Bij 'Bedrag inhouden' kies je voor de optie 'Ja, tot toegestaan minimum'.
6. Kies voor 'Opslaan'.

Let op! Het toepassen van het automatisch corrigeren voor'ET-uitruil huisvesting' en 'ET-uitruil overige kosten' is mogelijk vanaf 11 juni 2018. Wij adviseren om dit met ingang van een nieuw loontijdvak toe te passen.

Stap 5: Toepassen voor netto inhoudingen

Het automatisch corrigeren voor netto inhoudingen (onbelaste inhoudingen) stel je als volgt in:

1. Ga naar het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Vaste beloningen'.
2. Kies bij 'Netto vaste beloningen' voor 'Nieuw'.
3. Selecteer de gewenste netto inhouding.
4. Voer de gegevens voor de inhouding in.
5. Bij 'Bedrag inhouden' kies je voor de optie 'Ja, tot toegestaan minimum'.
6. Kies voor 'Opslaan'.

Het automatisch corrigeren voor netto inhoudingen kun je ook in de plaatsing en/of urendeclaratie bepalen. Met het selecteren van de gewenste netto inhouding is de optie 'Bedrag inhouden' ook beschikbaar in het detailscherm van het looncomponent.

Let op! Het toepassen van het automatisch corrigeren voor netto inhoudingen is mogelijk vanaf 1 oktober 2018. Wij adviseren om dit met ingang van een nieuw loontijdvak toe te passen.

Automatisch corrigeren en verrekenen

Stap 6: Automatisch corrigeren

Voor de netto inhouding huisvesting wordt eerst gekeken naar de 25% toegestane inhouding en daarna of er nog ruimte boven NeWML is. De ruimte boven NeWML is het verschil tussen het nettoloon en het NeWML. Indien blijkt dat de gewenste inhouding hoger is dan de toegestane inhouding en ruimte boven NeWML, zie je op de loonstrook eerst de volledige inhouding, gevolgd door een 'correctie'. Het verschil tussen beide is wat er feitelijk ingehouden wordt. De gecorrigeerde bedragen vormen een schuld voor de flexwerker.

ET-uitruil overige kosten en onbelaste inhoudingen

Voor de 'Netto inhouding overige kosten' en voor de 'Onbelaste inhoudingen' wordt gekeken naar de ruimte boven NeWML is. De ruimte boven NeWML is het verschil tussen het nettoloon en het NeWML. Indien blijkt dat de gewenste inhouding hoger is dan de toegestane inhouding, zie je op de loonstrook eerst de volledige inhouding, gevolgd door een 'correctie'. Het verschil tussen beide is wat er feitelijk ingehouden wordt. De gecorrigeerde bedragen vormen een schuld voor de flexwerker.

Verrekeningen

Als niet de volledige ruimte boven NeWML in de verloning gebruikt wordt, dan wordt deze ruimte gebruikt om een openstaande schuld te verrekenen. Er komt dan een 'Verrekening WAS' op de loonspecificatie te staan. Voor de huisvesting heb je voor de verrekening schuld ook de keuze om hiervoor gebruik te maken van de toegestane inhouding van 25%, indien deze niet (volledig) benut wordt voor de 'reguliere' inhouding van het betreffende tijdvak. Welke verrekening voor huisvesting jij wilt toepassen kun je eenmalig vastleggen in het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'. Je kunt de instelling daarna alleen wijzigen bij aanvang van een nieuw loonjaar.

Tabblad Verrekeningen-Schuld

Het tabblad 'Verrekeningen > Schuld' bij de flexwerker toont per looncomponent de totale schuld én alle mutaties per verloning. Hier kun je ook de volgorde voor het aflossen van de schuld bepalen. De informatie van dit tabblad kun je met de exporteren knop eenvoudig exporteren naar bijvoorbeeld een CSV bestand.

Overzicht verrekeningen

Voor een overzicht van alle schulden is het overzicht 'Verrekeningen' gemaakt. Het totaaloverzicht toont per flexwerker de totale schulden per looncomponent. Het detailoverzicht toont alle mutaties per verloning behorend bij de schuld. Dit overzicht kun je ook per flexwerker aanmaken. Tevens kun je het overzicht aanmaken met een filter op hetn totaalbedrag van de schuld. Zo kun je bijvoorbeeld een overzicht maken van alle schulden die meer dan 50,00 Euro bedragen.

Het exportbestand van het overzicht bevat extra kolommen die het mogelijk maakt om het bestand aan te bieden bij Van der Voort Groep. Zij bieden de mogelijkheid om op basis van dit exportbestand de openstaande schuld te incasseren. Voor de uitvoering hiervan neem contact op met Van der Voort Groep. Houdt er rekening mee dat de geïncasseerde schuld niet automatisch verminderd wordt in Easyflex! Dit zul je dus nog handmatig moeten doen.

Om het overzicht te kunnen gebruiken dien je dit eerst beschikbaar te stellen in het tabblad 'Beheer > Aansturing overzichten'.

(Onkosten)vergoedingen gebruiken om de netto ruimte te verhogen (nieuw vanaf 2 april 2020)

Het is tevens mogelijk om voor netto (onkosten)vergoedingen in te stellen dat deze de netto ruimte moeten verhogen. Op die manier kunnen er inhoudingen en verrekening gedaan worden met deze vergoedingen. In Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten kun je bij looncomponenten van onderstaande types bij het veld 'NeWML' nu ook kiezen voor 'Ja, verhoogt netto ruimte':

- Vergoedingen / inhoudingen > Reiskostenvergoeding belast/onbelast
- Vergoedingen/inhoudingen onbelast > Vergoedingen (overige)

Wat zie je op de loonstrook?

In het geval van een inhouding in het kader van de ET-uitruil (huisvesting of overige kosten) waarmee je in principe onder het NeWML zou uitkomen zie je, zoals hierboven omschreven, eerst de 'Inhouding' staan en vervolgens (indien van toepassing) de 'Correctie WAS' van ditzelfde looncomponent. Dit leidt in eerste instantie tot een schuld. Als vervolgens blijkt dat er nog voldoende ruimte is vanwege een vergoeding waarbij is ingesteld dat deze de netto ruimte moet verhogen, vindt er tot slot een 'Verrekening WAS' plaatsing.

In het geval van een algemene inhouding waarmee je in principe onder het NeWML zou uitkomen zie je, indien er sprake is van een vergoeding waarbij is ingesteld dat deze de netto ruimte moet verhogen én waarbij deze ook voldoende ruimte biedt, dat gewoon de volledige inhouding wordt ingehouden op het loon. In tegenstelling tot de ET-uitruil vindt er bij 'algemene inhoudingen' dus geen 'Correctie WAS' en 'Verrekening WAS' plaats maar wordt direct het bedrag ingehouden waarvoor ruimte is.

Let op! Easyflex aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het al dan niet toepassen van deze instelling om de netto ruimte te verhogen. Informeer bij je eigen jurist/fiscalist of het is toegestaan om bepaalde (onkosten)vergoedingen te gebruiken voor het doen van inhoudingen en verrekening in het kader van het NeWML.

Tips

Op de loonstrook van de flexwerker in het veld 'Betaalinformatie' wordt automatisch een tekst getoond met het gecorrigeerde of verrekende bedrag en dat dit bedrag indien mogelijk automatisch verrekend zal worden. Ook is de totale schuld van de flexwerker hier zichtbaar.

Ook is het mogelijk om een specificatie van de schuld toe te voegen op de loonspecificatie. Hiervoor kun je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' deze optie op 'Ja' zetten. In dat geval worden de totaalbedragen van alle schulden afzonderlijk vermeld in een aparte kolom op de loonspecificatie.

Als er een negatieve schuld is (de flexwerker heeft nog geld tegoed) en je wilt deze uitbetalen, kies je op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verrekeningen > Schuld' voor de knop 'Uitbetalen'. Je selecteert vervolgens de gewenste declaratie waarop je dit bedrag wilt uitbetalen. Let op! Maak je een extra declaratie aan voor de periode waarin de schuld in eerste instantie is verrekend/ingehouden, dan wordt deze hier automatisch uitgekeerd en hoef je bovenstaande niet uit te voeren.

De pro forma loonstrook is uitgebreid met een extra pagina die een toelichting geeft op de inhoudingen, automatische correcties en verrekeningen om te voldoen aan het Netto Equivalent WML. Dit rapport vind je terug op de laatste pagina van de pro forma.

Ook het tabblad 'Loonspecificaties' van de flexwerker is uitgebreid met een extra tabblad genaamd 'Inhoudingen en correcties NeWML' waar je een toelichting ziet op de inhoudingen, automatische correcties en verrekeningen om te voldoen aan het Netto Equivalent WML.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Frequently Asked Questions (veelgestelde vragen)

Waarom kan ik bij de vaste beloningen 'ET-uitruil' niet kiezen voor de optie 'Ja, tot toegestaan minimum'?

Dit kan door 2 redenenen komen:

1. Op het moment de inrichting (zie procesbeschrijving) niet gedaan is, krijg je een foutmelding bij het selecteren van de optie 'Ja, tot toegestaan minimum'. Doorloop de stappen van de inrichting om verder te kunnen.
2. Deze optie is vanaf 11 juni 2018 beschikbaar en te selecteren. Voer je een vaste beloning in met een ingangsdatum voor 11 juni 2018 dan kun je deze optie nog niet selecteren.

Kan ik halverwege een loontijdvak de instelling wijzigen of een nieuwe instelling vastleggen?

Er wordt gekeken of in het loontijdvak de vaste beloning op 'Ja, tot toegestaan minimum' staat. Indien dat het geval is, dan wordt voor het gehele loontijdvak het toegestane minimum gebruikt.

Je kunt dus halverwege het loontijdvak de instelling wijzigen naar 'Ja, tot toegestaan minimum'. Wij adviseren om dit altijd met ingang van een nieuw loontijdvak toe te passen. Wil je de instelling terugzetten naar het volledig inhouden of niet inhouden, kan dit alleen met ingang van een nieuw loontijdvak.

Kan ik het automatisch corrigeren met terugwerkende kracht toepassen?

Nee, de instelling voor de ET-uitruil looncomponenten is vanaf 11 juni 2018 te selecteren. Voor de onbelaste inhoudingen is de instelling vanaf 1 oktober 2018 beschikbaar.

Als ik de instelling per ongeluk verkeerd had staan en ik heb al verloond, kan ik dit herrekenen?

Nee, op het moment dat je de instelling wilt wijzigen voor reeds verloonde periodes adviseren wij om de reeds verloonde declaraties eerst terug te boeken en te verlonen. Vervolgens kun je de instelling wijzigen en daarna de declaraties opnieuw opboeken en verlonen met de nieuwe instelling.

Kan ik de volgorde voor het verrekenen van de schuld wijzigen?

Ja, in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verrekeningen > Schuld' zet je de filter op 'Openstaande en afgeloste schuld'. Met de pijltjestoetsen

kun je de volgorde van de looncomponenten wijzigen. De volgorde van boven naar beneden wordt aangehouden voor het verrekenen van de schulden.

Wat gebeurt er als ik één van de looncomponenten nog op een andere instelling (dus niet op 'Ja, tot toegestaan minimum) heb staan?

Looncomponenten met een andere instelling dan 'Ja, tot toegestaan minimum' vallen buiten de NeWML berekening en dus buiten de eventuele correctie en/of verrekening. Deze looncomponenten worden dus niet 'afgekapt' en volledig ingehouden.

Houdt de instelling 'Berekenen als ET-huisvesting' bij een onbelaste inhouding rekening met het automatisch corrigeren?

Ja, is de onbelaste vergoeding ingericht met de optie 'Berekenen als ET-huisvesting' dan wordt hier met de berekening van het Netto Equivalent WML en het automatisch corrigeren rekening mee gehouden.

Ik wil een overzicht met de mutaties van de opgebouwde en verrekende schuld hebben van een flexwerker, kan dit?

Ja, dit kun je op 2 manieren doen: De informatie van het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verrekeningen > Schuld' kun je exporteren naar een bestand. Gebruik hiervoor de exporteren knop rechtsonderin het scherm.

Door het overzicht 'Verrekeningen' te gebruiken. Dit overzicht kun je zowel op totaal- als detailniveau aanmaken en per flexwerker. Ga naar het tabblad 'Beheer > Aansturing overzichten' om het overzicht beschikbaar te stellen.

Zijn de correcties en verrekeningen zichtbaar op het overzicht 'Verloningen met NeMWL'?

De correcties en verrekeningen met betrekking tot de netto inhouding van de 'ET huisvesting' worden verrekend met de kolom 'Netto inhouding ET huisvesting'. Deze kolom is dus de som van de netto inhouding huisvesting met eventuele correcties en verrekeningen. Ditzelfde geldt voor de kolom 'Netto inhouding overige kosten'. Het bedrag wat hier getoond wordt is de som van de netto inhouding overige kosten met eventuele verrekeningen en correcties.

Waarom is mijn 'Netto inhouding ET huisvesting' op het overzicht 'Verloningen met NeWML' hoger dan de toegestane inhouding van 25%?

De kolom 'Netto inhouding ET huisvesting' is een som van de netto inhouding huisvesting met eventuele correcties en verrekeningen. Op het moment er voor de inhouding en/of verrekening naast de toegestane inhouding ook gebruik gemaakt wordt van de ruimte NeWML (ruimte tussen het netto loon en het NeWML) is de netto inhouding ET huisvesting hoger dan de toegestane inhouding.

Is het mogelijk om een schuld te verwijderen?

Ja, met de knop 'Verwijderen' op het tabblad 'Verrekeningen > Schuld' kun je de schuld verwijderen. Het verwijderen van de schuld via deze weg wordt niet gejournaliseerd. Is dat niet de bedoeling dan dien je de betreffende declaraties te corrigeren. Voor het mogen verwijderen van de schuld kun je een autorisatie instellen. Deze kun je terugvinden in het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie betalingen'. Let op: Het zomaar laten vervallen (verwijderen) van een schuld kan fiscale gevolgen hebben. Wij adviseren om deze eerst goed na te gaan voordat je ervoor kiest om een schuld te verwijderen.

Kan ik nu nooit meer onder het NeWML komen?

Jawel, er blijven altijd uitzonderlijke situaties die buiten de techniek vallen. Het correct toepassen van de WAS is de eigen verantwoordelijkheid. Het is daarom belangrijk met regelmaat een controle uit te voeren, met name op de verloningen die onder het NeWML komen of waarvan het resultaat afwijkt. Hiervoor kun je het overzicht 'Verloningen met NeWML' gebruiken.

Is de regel dat je maximaal 10% onder het minimumloon mag verrekenen hierin verwerkt?

Nee, het maximaal 10% onder het minimumloon mogen verrekenen is hierin niet verwerkt. Er wordt in Easyflex hier geen rekening mee gehouden. Wij adviseren om dit bij correcties en berekeningen zelf goed te controleren.