(2022-02) Gebruik Document Management

In de procesbeschrijving 'Inrichting van Document Management' is uitgelegd hoe je de inrichting in de module ‘Beheer’ instelt om gebruik te kunnen gaan maken van Document Management. Je hebt je scanner aan Easyflex gekoppeld en ingesteld met welke documenttypen je wilt gaan werken en welke documenttypen voor digitale ondertekening aangeboden kunnen worden. Je hebt evt. QR codes toegevoegd aan templates en templates gekoppeld aan documenttypen. We richten ons in dit deel van de procesbeschrijving op het gebruik van Document management en Digitale handtekening. Je kunt hierbij denken aan het printen van stickers met QR codes, het inzien van een lijst met ontbrekende documenten, het inscannen, aanbieden en intrekken van documenten.

Wanneer je gebruik wilt maken van het printen van labels met QR codes dien je in het bezit te zijn van een Dymo Labelwriter. Het is mogelijk om een stapel documenten die verschillende QR codes bevat in één keer in te scannen. Het maakt hierbij dan niet uit of het gaat om een geprinte QR code of een gegenereerde QR code d.m.v. een mergefield. Het document zal worden gesplitst. Elke pagina die een QR code bevat zal als eerste pagina van het document aangemerkt worden. Omdat de gescande documenten per mail worden verzonden naar Easyflex is er maximum gesteld aan de grootte van het bestand. De maximale grootte is 25 MB.

Mogelijkheid 1: Het gebruik van QR code via een Dymo 

1. 'Frontoffice > Relaties > Dashboard > QR code'
Op het dashboard van de relatie kan een QR code geprint worden. Dit geldt voor alle eigen documenttypen die voor de relatie zijn vastgelegd. Een QR code voor overeenkomsten bevestigingen kunnen niet vanuit deze locatie geprint worden, dat kun je doen vanuit de plaatsing. Je kunt deze ook laten genereren d.m.v. een mergefield. Dit kan je gebruiken wanneer je documenten retour hebt gekregen en deze direct wil inscannen. Wanneer deze geen QR code bevatten van het mergefield, kan je er deze sticker op plakken. Het document wordt dan herkend en op de juiste plaats in Easyflex gezet. 
Wanneer je geen gebruik maakt van een Dymo kun je documenten toch gewoon inscannen. Deze worden dan alleen niet herkend en zijn handmatig te koppelen via ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten’.

2. 'Frontoffice > Flexwerkers > Dashboard > QR code' 
Op het dashboard van de flexwerker kan ook een QR code geprint worden. Dit geldt voor alle vaste documenten (actief én niet actief) en de eigen documenttypen die voor de flexwerker zijn vastgelegd. Een QR code voor overeenkomsten en bevestigingen kan vanuit deze locatie niet geprint worden, dat kun je doen vanuit de plaatsing. Je kunt deze ook laten genereren d.m.v. een mergefield.
Wanneer je geen gebruik maakt van een Dymo kun je documenten toch gewoon inscannen. Deze worden dan alleen niet herkend en zijn handmatig te koppelen via ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten’.

Mogelijkheid 2: Het gebruik van een QR code via een mergefield 

3. ‘Handboek > Procesbeschrijvingen > Templates aanmaken > Algemeen > Procedures’ 
Wanneer een template vanuit Easyflex wordt gegeneerd, kan je i.p.v. een sticker een mergefield gebruiken. Dit valt bij de mergefields onder de procedures. De mergefields die gebruikt kunnen worden op de templates zijn de volgende: (EF:qrcode) en (EF:qrcode[mm-mm]). 
Met het mergefield (EF:qrcode[mm-mm]) kan de grootte van de code worden bepaald. Gebruik bijvoorbeeld (EF:qrcode[15-15]) om een afbeelding van 15 millimeter te genereren.

4. ‘Beheer > Document management > Templates’ 
Het mergefield met de QR code kan vervolgens toegevoegd worden aan de templates: 
- Plaatsingsbevestiging relatie 
- Plaatsingsbevestiging flexwerker 
- Uitzendovereenkomst flexwerker 
- Gegeneerde eigen documenttypen 

Let op: Plaats het mergefield altijd op de eerste pagina van een document. Wanneer deze onderaan wordt geplaatst is het belangrijk om erop te letten dat het mergefield na het genereren niet op de tweede pagina komt te staan i.v.m. de grootte van het veld. 
Nb. Het is niet mogelijk om een mergefield in een tekstvak te plaatsen. Ze worden dan niet gevuld. Je kunt het mergefield wel in een tabel (van 1x1 vakje) plaatsen. De rand van de tabel kun je dan ‘uitzetten’ zodat deze niet zichtbaar is.

Mogelijkheid 3: Het controleren van de ingescande documenten 

5. ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Historie'
Bij de historie van Document management zie je wat er allemaal is ingescand. Bij de persoon komt de medewerker te staan die het laatst instelling heeft gewijzigd in ‘Beheer > Document management’. Dit is dus niet degene die het heeft ingescand.

6. ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten'
Wanneer een document niet automatisch kan worden gekoppeld aan de hand van de QR code, worden deze geplaatst in ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten'. De redenen waardoor een document niet gekoppeld kan worden kunnen zijn: 
- Er is geen QR code aanwezig 
- De QR code is niet herkend 
Door op dit tabblad aan te geven welk documenttype het betreft, kan je hier alsnog het document koppelen aan de juiste flexwerker of relatie.

Mogelijkheid 4: De signalering van ingescande documenten 

7. ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering’ 
Hier staan alle signaleringen weergeven per flexwerker en relatie. Het voordeel is dat je hier direct verschillende filterinstellingen kunt toepassen om tot het gewenste resultaat te komen. Je kan hier bijvoorbeeld een flexwerker of relatie selecteren en een documenttype. 
Wanneer je bij ‘Filteren op’ hebt gekozen voor ‘Flexwerker’ of voor ‘Relatie’, kan je rechts onderin direct doorklikken naar ‘Naar match’. Zo wordt er met deze criteria een match samengesteld. Hierin kun je deze groep dan in één keer benaderen dat er bv. nog ontbrekende documenten zijn.

8. ‘Frontoffice > Matching’ 
Het is ook mogelijk om handmatig een match aan te maken voor document signalering. Dit kan voor zowel de flexwerker als de relatie. Voeg hiervoor het selectieobject ‘Doc. Signaal’ toe. 
Je kan hier filteren op verschillende redenen voor de signalering: 
- Nog niet aangemaakt 
- Nog niet retour én controleperiode verstreken 
- Einddatum verstreken 

Je kunt ook signaleren op alle documenttypen of verschillende hiervan. Echter kan je via ‘Uitvoer samenstellen’ geen kolommen toevoegen waardoor je meer informatie krijgt. Het resultaat uit de match is echt tot stand gekomen door de gebruikte filterinstellingen.

9. ‘Backoffice > Overzichten > Documentsignaleringen’ 
Vanuit dit overzicht kan er ook (net als bij ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering’) direct doorgeklikt worden naar matching. Dit kan alleen wanneer er bij de filter of voor ‘Flexwerker’ of voor ‘Relatie’ is gekozen. 
Er kan ook een controleperiode worden ingegeven. Bijvoorbeeld wanneer je vanaf vandaag tot volgende week wil controleren op documenten waarvan de einddatum is of gaat verlopen.

10. ‘Frontoffice > Flexwerkers > Controlelijst’ 
Op de controlelijst van de flexwerker wordt aangegeven welke problemen er zijn opgetreden met betrekking tot document signaleringen. Wanneer er niet verloond kan worden omdat een document nog niet is gegenereerd of retour is wordt dit op de controlelijst aangemerkt als een ‘Probleem’. Een ‘Aandachtspunt’ betekent dat het nu nog geen probleem is, maar later wel een probleem kan worden.

11. ‘Frontoffice > Relaties > Controlelijst’ 
Op de controlelijst van de relatie wordt aangegeven welke problemen er zijn opgetreden met betrekking tot document signaleringen. Wanneer er niet gefactureerd kan worden omdat een document nog niet is gegenereerd of retour is wordt dit op de controlelijst aangemerkt als een ‘Probleem’. Een ‘Aandachtspunt’ betekent dat het nu nog geen probleem is, maar later wel een probleem kan worden.

De verplichte documenten en signaleringen per flexwerker en relatie 

12. ‘Frontoffice > Aanvragen > Documenten’ 
In de aanvraag wordt aangegeven welke documenten volgens de beheersinstellingen als verplicht staan aangemerkt. Voor de flexwerker zal er in de aanvraag nooit iets als verplicht aangemerkt staan. Dit kan alleen in de plaatsing. Voor de relatie kunnen wel verplichte documenten in de aanvraag staan. Wanneer vanuit beheer in is gesteld dat een document verplicht is, kan deze niet handmatig in de aanvraag uitgezet worden. Aanzetten als verplichting voor die aanvraag, kan wel.

13. ‘Plaatsing > Accorderen’ en ‘Plaatsing > Documentafhandeling’ 
Het accorderen van een plaatsing is verschoven naar een apart tabblad. Hier kan je zien of je een plaatsing al wel of niet kan accorderen, en waarom niet. Pas wanneer alle verplichte documenten gegenereerd en/of aanwezig zijn, kan je een plaatsing accorderen. Het aanmaken van plaatsingsbevestigingen en overeenkomsten kan in de plaatsing voortaan op het tabblad ‘Documentafhandeling’.

14. ‘Frontoffice > Flexwerkers > Documenten vereist’ en ‘Relaties> Documenten > Vereist’ 
Hier staat per flexwerker en per relatie aangegeven of documenten verplicht zijn en of deze al aangemaakt en/of retour zijn gekomen. Je kan hier nog documenten als vereist aanmerken voor een bepaalde flexwerker en/of relatie. Dit gaat alleen om vaste documenten en eigen documenttypen.

Aan de hand van voorbeelden wordt uitgelegd hoe je document management gebruikt in de module ‘Frontoffice’.

Voorbeeld 1: Identiteitsbewijs flexwerker

In dit voorbeeld leggen we uit hoe je een identiteitsbewijs van een flexwerker in scant met behulp van een geprinte QR code. Je kunt hiervoor een Dymo Labelwriter te gebruiken. We gaan ervan uit dat de flexwerker reeds ingeschreven staat in Easyflex en dat je in het bezit bent van een kopie van het identiteitsbewijs van de flexwerker.

Op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerker > Documenten > Vereist’ kun je zien of het identiteitsbewijs van de flexwerker als vereist is aangemerkt. Wanneer je de status ‘Vereist’ van het document in dit tabblad niet kunt uitvinken, dan is in de module ‘Beheer’ ingesteld dat het verplicht is om een kopie van het identiteitsbewijs voor de flexwerker te archiveren. Let op! Het identiteitsbewijs zal enkel als vereist aangemerkt worden wanneer de bijbehorende gegevens op het tabblad ‘Identiteitsgegevens’ zijn ingevuld.

Op de controlelijst van de flexwerker kun je controleren of de kopie van het identiteitsbewijs al aanwezig is. Wanneer de kopie nog niet in Easyflex aanwezig is, wordt hiervan een melding getoond op de controlelijst. Afhankelijk van de instellingen in ‘Beheer > Document management  > Document beheer > Vaste documenten’ is het wel/niet mogelijk een plaatsing te maken of een urendeclaratie te accorderen wanneer het document nog niet aanwezig is.

Omdat een identiteitsbewijs niet vanuit Easyflex wordt gegenereerd bevat het geen QR code. Deze kun je zelf genereren. Dit kun je doen op het ‘Dashboard’ van de flexwerker onder de knop ‘QR code’. Vervolgens verschijnt er een scherm met daarin alle documententypen die in de ‘Beheer > Document management > Document beheer’ als ‘Actief’ zijn aangemerkt. Je zet een vinkje voor het betreffende document en klikt op de knop ‘Print’, de QR code wordt vervolgens gegenereerd en afgedrukt door uw Dymo Labelwriter. Je plakt de sticker met de QR code op de kopie van het identiteitsbewijs en scant het document inclusief QR code in.

Je kunt het document naar het e-mailadres / het token verzenden dat ingesteld is in ‘Beheer > Document management > Scanners’. Vervolgens wordt het document automatisch bij de betreffende flexwerker gearchiveerd. Omdat het een identiteitsbewijs betreft zal het document op het tabblad ‘Identiteitsgegevens’ gearchiveerd worden. Je zult zien dat de melding met betrekking tot het ontbreken van het document van de controlelijst verdwenen is. Ook op het tabblad ‘Flexwerker > Documenten > Vereist’ kun je zien dat het document aanwezig is. Daarnaast wordt er een datum getoond zodat je altijd terug kunt zien wanneer het document ingescand is.

Mocht de QR code van het document onverhoopt niet herkend worden (bijvoorbeeld wanneer de sticker beschadigd is), dan kun je het document terug vinden op het tabblad ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten’. Het is mogelijk het document hier alsnog te koppelen aan de betreffende flexwerker zodat het opnieuw inscannen van het document niet nodig is. 

Voorbeeld 2: Plaatsingsbevestiging relatie

In dit voorbeeld leggen we uit hoe je een plaatsingsbevestiging voor de relatie in scant met behulp van een QR code die in de template is opgenomen. We gaan ervan uit dat je reeds een template beschikbaar hebt gesteld met het type ‘Plaatsingsbevestiging relatie ABU A (Uitzendbeding)'.

Op het tabblad ‘Beheer > Document management > Templates > Overzicht’ selecteer je de betreffende template en klik je op de knop ‘Wijzigen’. Achter het veld ‘Bestandsnaam’ kun je de template met de knop ‘Exporteren bestand’ exporteren naar een locatie op je computer. Wanneer de template geëxporteerd kun je deze openen vanaf je pc zodat het mergefield voor de QR code toegevoegd kan worden.

Je kunt het mergefield op elke gewenste plek in het document toevoegen. Wel is het belangrijk dat het mergefield op de eerste pagina van het document staat. Je voegt het mergefield als volgt toe: 
Open de geëxporteerde template in Word. Ga op de gewenste plek in het document staan en kies voor ‘Invoegen > Snelonderdelen > Veld > Mergefield’.  In het veld ‘Veldnaam’ vul je het mergefield (EF:qrcode) in. Vervolgens klik je op de knop ‘Ok’.

Nadat je de template hebt aangepast sla je hem op en importeer je hem in Easyflex: Op het tabblad  ‘Beheer > Document management > Templates > Overzicht’ selecteer je de betreffende template en klik je op de knop ‘Wijzigen’. In het veld ‘Bestandsnaam’ kun je de template importeren met de knop ‘Importeren bestand’. Vervolgens klik je op de knop ‘Opslaan’.

Om de template te genereren in de plaatsing open je de betreffende plaatsing en vervolgens open je het tabblad ‘Documentafhandeling’. Je selecteert de ingangsdatum van de betreffende ‘Loon- en tariefafspraak’ en selecteert vervolgens de regel ‘Relatie plaatsingsbevestiging‘. In het veld ‘Template’ selecteer je de template waaraan de QR code is toegevoegd en klikt op de knop ‘Genereren’. De template wordt vervolgens gegenereerd. Je kunt deze nu archiveren, mailen en/of afdrukken. Je ziet nu dat de template is aangemaakt maar nog niet retour is. Het accorderen van de plaatsing op het tabblad ‘Accorderen’ is nu mogelijk indien ook alle andere vereiste documenten aanwezig zijn.

Zodra je de plaatsingsbevestiging van de relatie ondertekend retour ontvangen heeft, kun je deze inscannen en e-mailen naar het e-mailadres / token dat ingesteld is in ‘Beheer > Documentmanagement > Scanners’. Het document wordt vervolgens gearchiveerd bij de relatie op het tabblad ‘Documenten > Archief’.  In de plaatsing op het tabblad ‘Documentafhandeling’ zie je tevens dat het document retour is.

Mocht de QR code van het document onverhoopt niet herkend worden (bijvoorbeeld wanneer de sticker beschadigd is) dan kun je het document terug vinden op het tabblad ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten’. Het is mogelijk het document hier alsnog te koppelen aan de betreffende flexwerker zodat het opnieuw inscannen van het document niet nodig is.

Voorbeeld 3: Aanbieden voor digitale ondertekening

In dit voorbeeld wordt uitgelegd hoe je een document digitaal ter ondertekening aanbiedt op Flexwrapp.

Na het genereren van een document is vanuit het scherm Documentafhandeling zichtbaar of het document digitaal ter ondertekening aangeboden kan worden. Deze optie is alleen beschikbaar als ‘Digitale Handtekening’ actief is. Standaard staat het vinkje aan wanneer in Beheer digitale handtekening is ingesteld voor dit document. Wanneer er is gekozen voor ‘Optioneel’ is het mogelijk om hem uit te vinken. 

Alle aangevinkte onderdelen worden geactiveerd wanneer je kiest voor ‘Ok’. Voor het digitaal aanbieden van een document is het verplicht dat PDF creëren op ‘Ja’ staat. Dit kan standaard bij de gewenste templates aangezet worden of vanuit het scherm Documentafhandeling handmatig geactiveerd worden. 
Het document is hierna voor de flexwerker direct zichtbaar op het portaal van Flexwrapp. De flexwerker kan het document inzien, ondertekenen en/of weigeren. De flexwerker krijgt een mail wanneer er documenten aangeboden zijn op Flexwrapp. 

Via ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Digitale handtekening’ is de status van het document te zien. Nadat de flexwerker heeft ondertekend kan de medewerker van het uitzendbureau ondertekenen. 
Let op; dit is afhankelijk van de instelling bij het documenttype (alleen persoon ondertekenen of persoon én uitzendbureau: ‘Beheer > Document management > Document beheer > Overeenkomsten en bevestigingen’ en ‘Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen’) én of deze medewerker geautoriseerd is om documenten te ondertekenen namens het bedrijf (Beheer > Document management > Digitale handtekening > Autorisatie).