(2022-02) Algemeen 2020-2021

Elk jaar willen wij de jaarwissel zo makkelijk mogelijk maken. Wij bereiden je hierop voor met behulp van onze webinars, de stappen en de Easyvideo's in dit handboek. Deze hulpmiddelen hebben één gezamenlijke basis: de procesbeschrijving. Deze bestaat uit 3 korte stappen en eventuele acties vanuit wettelijke wijzigingen. De stappen voor een Easy jaarwissel bestaan uit:

Deze stappen richten zich op de handelingen die je in Easyflex moet doen om het loonjaar 2021 operationeel te maken en uiteindelijk het loonjaar 2020 af te sluiten. Aanvullende informatie en veel voorkomende vragen vind je gemakkelijk terug in de doorverwijzingen of in de FAQ. Klik hier voor een overzicht van alle downloads.

Voordat je begint

Wanneer je met stap 1 van de jaarwissel bezig bent, is het niet mogelijk om pro forma's te maken en is het niet mogelijk om te verlonen en/of te factureren. Bedenk om deze reden goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen. Nadat stap 1 is afgerond, kun je de eventuele acties uitvoeren die voortkomen uit de wettelijke wijzigingen, zoals hieronder beschreven. Stap 1 kan pas worden uitgevoerd wanneer loonjaar 2021 beschikbaar is. We streven ernaar om het loonjaar in week 51 beschikbaar te stellen.

Let op: Wanneer je per 01-01-2021 een sectorwijziging hebt, moet je deze sectorwijziging eerst door ons laten uitvoeren voor je de stappen van de jaarwissel uit kunt voeren.

Wat heb je nodig?

De beschikking van de Belastingdienst met hierop de gedifferentieerde premies Whk
Premie voor de AZV (wanneer je flexwerkers met beding uitzendt)
Pensioen gegevens (wanneer je een ander pensioen dan StiPP toepast)
Rechten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen'

Daarnaast wijzen wij je erop, dat alle in dit document opgenomen variabelen zijn verzameld uit de diverse documenten zoals wij deze van de Belastingdienst, de ABU, de NBBU en StiPP hebben mogen ontvangen. Easyflex aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juistheid van deze variabelen. Voor het verkrijgen van de juiste voor jullie van toepassing zijnde variabelen verwijzen wij je naar de daarvoor verantwoordelijke instanties.

Overzicht van de belangrijkste wijzigingen vanaf 2021

Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste wijzigingen. Een volledig overzicht van alle loontechnische wijzigingen per 1 januari 2021 vind je in de nieuwsbrief ‘Loonheffingen voor 2021’ van de Belastingdienst.

StiPP pensioen: 'Loon in' naar 'Loon over'

Op dit moment hanteert Easyflex een 'loon-in' systeem voor de aanlevering. Dit betekent dat alle mutaties als 1 totaal in de aan te leveren periode komt. Bijvoorbeeld: Ik lever periode 5 aan en ik heb een flexwerker met basis pensioen verloond voor periode 1 t/m 5, dan wordt het totaal van deze 5 periodes als één totaal voor periode 5 aangegeven. Het is dan niet meer terug te herleiden naar de periode. Dit wordt vanaf 2021 aangepast naar het zogenaamde 'loon-over' systeem. Dit betekent dat er per periode aangegeven wordt voor hetgeen berekend is in die periode. Bijvoorbeeld: Ik lever periode 5 aan en ik heb een flexwerker met basispensioen verloond voor periode 1 t/m 5, dan wordt per periode aangegeven wat de aanwas is.

Payroll pensioen

Vanaf 2021 bouwen payrollwerknemers geen pensioen meer op bij StiPP. De verplichtstelling van StiPP voor payrollwerknemers komt namelijk te vervallen. De werkgever moet voor de payrollwerknemers bij een andere pensioenuitvoerder een adequate pensioenregeling regelen. Dit is een wettelijke verplichting.

Wanneer klanten gebruik maken van een afwijkende pensioenregeling, kunnen zij hiervoor een algemene pensioenregeling inrichten in Easyflex en de gegevens handmatig aanleveren op het portaal van de pensioenverzekeraar. Om het aanleveren van deze gegevens makkelijker te maken heeft Easyflex een overeenkomst met STP Connect afgesloten. STP Connect is een koppelpartner voor pensioenen. Door gebruik te maken van STP Connect kan de aanlevering geautomatiseerd gaan. STP Connect haalt de gegevens via de dataservice uit Easyflex. Via hun portaal kunnen klanten de gegevens controleren en versturen naar de pensioenverzekeraar. Om hiervan gebruik te kunnen maken is het volgende van belang:
- In Easyflex moet de Algemene pensioenregeling ingericht worden
- De dataservice moet ingeschakeld zijn
- Via 'Beheer > Administratie > Webservice' moet toegang gegeven worden aan STP Connect

Wanneer je hiervan gebruik wilt maken dien je eerst contact op te nemen met STP Connect voor de mogelijkheden. Er is namelijk niet met elke pensioenverzekeraar een koppeling mogelijk. De contactgegevens staan op www.stpconnect.nl.

Let op: Het 'uitschakelen' van het StiPP pensioen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten' zorgt er niet voor dat het niet meer in de verloning wordt toegepast. Wanneer het StiPP pensioen bij een flexwerker is aangevinkt, zal het pensioen nog gewoon worden berekend. Het StiPP pensioen zal dus echt uitgevinkt moeten worden op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' bij de payrollwerknemer.

Voor payrollwerknemers met een loontijdvak van een week of 4-weken adviseren wij een ingangsdatum van het payroll pensioen van 04-01-2021. Voor payrollwerknemers met een loontijdvak van een maand adviseren wij een ingangsdatum van het payroll pensioen van 01-01-2021.

Beëindigen 55min-regelingen bpfBouw per 01-01-2021

Met ingang van 01-01-2021 worden de 55min-regelingen van bpfBouw beëindigd. Dit betekent dat vanaf 01-01-2021 leveringen over tijdvakken na 01-01-2021, die de betreffende 55min-producten bevatten, worden afgekeurd.
Aan tijdvakken voor 01-01-2021 wijzigt niets. Deze moeten ook na 01-01-2021 aangeleverd worden met de 55min-producten. Als leveringen over tijdvakken voor 01-01-2021 zonder genoemde producten worden aangeleverd resulteert dat in een oplegging met een premiebedrag.

Bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten' selecteer je loonjaar 2021. Bij 'Pensioenregeling APG Bouw' klik je op onderhoud. Bij de 55- regelingen klik je op uitschakelen.

Bij een flexwerker die al APG pensioen heeft, is het niet nodig om een nieuwe aftrekpost vast te leggen.

Loonbeslagen

Op 1 januari 2021 wijzigt de Wet vereenvoudiging beslagvrije voet. De wijziging van de wet heeft als doel het beter beschermen van mensen die te maken hebben met een beslag op hun inkomen.

Op dit moment geeft de schuldenaar zelf inzicht in zijn of haar inkomsten en uitgaven, wat soms resulteert in onjuiste gegevens of niet aangeleverde gegevens. Dit kan een te lage beslagvrije voet tot gevolg hebben, waardoor de schuldenaar niet voldoende overhoudt om van te leven. Met de wijziging van deze wet komt de benodigde informatie straks uit de systemen van de Belastingdienst en het UWV.

Met de wijziging van de Wet vereenvoudiging beslagvrije voet komt er ook een einde aan de gelijktijdige beslaglegging op verschillende inkomstenbronnen. In plaats daarvan dient er gewerkt te worden met een geautomatiseerde, in beginsel verplichte, vaste beslagvolgorde. Met deze geautomatiseerde beslagvolgorde worden in de toekomst beslagen op verschillende inkomensbronnen gecentraliseerd op één inkomensbron. De deurwaarder die als eerste executoriaal beslag heeft gelegd functioneert hierbij als coördinerend deurwaarder. De coördinerend deurwaarder ziet toe op de beslaglegging namens alle beslagleggers.

De SNG koppeling wordt aangepast en op tabblad ‘CAO-overige’ komen 2 nieuwe velden; ‘Coördinerend deurwaarder’ en ‘Vereenvoudigd derdenbeslag’.

Onder ‘Plaats begunstigde’ komt een nieuw veld ‘Coördinerend deurwaarder’ met daarachter een afvinkveld. Zet je het vinkje aan dan betreft de begunstigde een ‘Coördinerend deurwaarder’. De coördinerend deurwaarder is de deurwaarder waaraan de derde-beslagene afdracht plichtig is. Er wordt bij samenloop van meerdere beslagen één coördinerend deurwaarder aangewezen. De coördinerend deurwaarder krijgt taken met betrekking tot de berekening van de beslagvrije voet, het innen en verdelen van betalingen en de communicatie richting schuldenaren, andere beslagleggers en inhoudingsplichtigen.

Per 01-01-2021 is dit veld toegevoegd en van toepassing als je een koppeling met SNG hebt. Standaard staat de instelling uitgevinkt wat betekent dat het betreffende loonbeslag niet van een coördinerend deurwaarder is.
Onder het in punt 1 benoemde nieuwe veld komt nog een nieuw veld genaamd: ‘Vereenvoudigd derdenbeslag’ met daarachter een afvinkveld. Zet je het vinkje aan dan betreft het een ‘Vereenvoudigd derdenbeslag’. Een vereenvoudigd derdenbeslag is een beslaglegging opgelegd door overheden zonder rechtelijke uitspraak.

Per 01-01-2021 is dit veld toegevoegd en van toepassing als je een koppeling met SNG hebt. Standaard staat de instelling uitgevinkt wat betekent dat het betreffende loonbeslag geen vereenvoudigd derdenbeslag is.

Berekening premie HollandZorg

HollandZorg werkt met een maandpremie. Dit is wat er gecommuniceerd wordt via de polis. Echter, flexwerkers hebben vaak een een verzekering per week. Easyflex werkt met een dagpremie. Om elke maand tot eenzelfde premie te komen, deelt HollandZorg de maandpremie door 30. HollandZorg rekent dus met 360 dagen per jaar, terwijl Easyflex rekent met 365 dagen per jaar. Dit kan op jaarbasis dus voor een verschil zorgen. Om die reden is er in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud' een nieuwe rekenwijze voor HollandZorg genaamd 'maandpremie'. Automatisch wordt er dan omgerekend naar week- en dagpremie en is dus zodoende eenvoudig aan te passen. Bekijk hier de berekening.

Code incidentele inkomstenvermindering in te stellen bij ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’

Op het moment dat een medewerker niet voor 100% van zijn loon doorbetaald krijgt en er is geen sprake van een afwijkende soort inkomstenverhouding, dan moet de code incidentele inkomstenvermindering meegestuurd worden in de loonaangifte. Voor ziekte werd dit al automatisch gedaan en vanaf nu kun je dit zelf instellen voor ziekte, aanvullend geboorteverlof, onbetaald verlof en stakingsdagen.

Bij de looncomponenten ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’ is het veld ‘Inkomstenvermindering toegevoegd’ en kun je kiezen voor ziekte, aanvullend geboorteverlof, onbetaald verlof en stakingsdagen. Vanaf 2021 wordt dan de code incidentele inkomstenvermindering meegestuurd in de loonaangifte.

Let op:
Voor 2021 dienen de bestaande looncomponenten onder ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’ hierop gecontroleerd te worden.
Alle looncomponenten onder ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ die geen ‘Afwijkend soort IKV’ hebben krijgen standaard de instelling ‘Ziekte’. Indien dit niet van toepassing is, bijvoorbeeld omdat het een looncomponent voor aanvullend geboorteverlof is, dient dit aangepast te worden.
Het aanpassen van bestaande looncomponenten is mogelijk tot de eerste verloning in 2021. Daarna is het veld disabled.

Tip: Bij het gebruik van meerdere looncomponenten, bijvoorbeeld uitkering en aanvulling, ziet Easyflex niet of het totaal hiervan 100% loon is. Controleer daarom goed of de totale uitbetaling 100% is en er geen inkomstenvermindering van toepassing is of dat de totale uitbetaling lager dan 100% is en er wel sprake is van inkomstenvermindering. Richt hierop de looncomponenten goed in.

Raadpleeg het handboek loonheffingen van de Belastingdienst voor een correcte toepassing.

BSN

In de specificaties van de loonaangifte 2021 staat vermeld dat er geen BSN's mogen worden aangeleverd die beginnen met het cijfer 8 of 9. Het is daarom niet meer mogelijk op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' van de flexwerker een BSN vast te leggen dat begint met het cijfer 8 of 9.

AOW gerechtigde leeftijd

In 2021 blijft de AOW gerechtigde leeftijd 66 jaar en 4 maanden.

Werkkostenregeling

In 2021 gaat de vrije ruimte voor de werkkostenregeling boven € 400.000 omlaag van 1,2% naar 1,18%. De vrije ruimte voor het fiscale loon tot en met € 400.000 gaat in 2021 terug naar 1,7%. In 2020 was dit percentage tijdelijk 3% in verband met de coronamaatregelen.

CAO voor Uitzendkrachten

De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft de CAO voor Uitzendkrachten per 11 juli 2020 algemeen verbindend verklaard. Dit besluit geldt tot en met 31 mei 2021. Dit betekent dat alle uitzendondernemingen die geen lid zijn van de ABU of NBBU de CAO voor Uitzendkrachten moeten naleven.