FAQ Algemeen Jaarwissel 2022-2023

Algemeen

Geven jullie ook webinars over de jaarwissel?

Ja, tijdens de webinars 'Jaarwissel 2022/2023' informeren wij je over de belangrijkste wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving voor 2023. Vervolgens doorlopen we de drie stappen die je in Easyflex dient te doorlopen, zodat het loonjaar 2023 operationeel wordt. Via deze link vind je de actuele webinar data terug en kun je je aanmelden. Deelname bedraagt € 99,- per persoon. 

Kan ik de jaarwissel uitbesteden?

Het is mogelijk om stap 1 van de jaarwissel (de opening van het nieuwe loonjaar) door Easyflex uit te laten voeren (€130,- per werkmaatschappij). We ontvangen dan graag per werkmaatschappij de beschikking gedifferentieerde premie Whk 2023. Je kunt de opdrachtbevestiging + kopie van de Whk beschikking sturen naar easy2serve@easyflex.nl.

Het is ook mogelijk om de werkzaamheden voor stap 1 van de jaarwissel aan BRO Administraties uit te besteden. BRO Administraties is een Certified Professional van Easyflex. Door de jarenlange samenwerking met Easyflex heeft BRO Administraties uitgebreide kennis van de applicatie. BRO rekent hier € 115,- per uur voor. Heb je interesse in de diensten van BRO Administraties, neem dan contact op via niels@bro-administraties.nl, pieter@bro-administraties.nl of bel (0172) 78 21 60. 

Waarvoor kan ik bij het Service Center terecht?

Het Service Center ondersteunt in vragen omtrent de jaarwissel. Het doorlopen van alle stappen behoort niet tot deze ondersteuning. Hiervoor kun je de procesbeschrijving raadplegen. Voor vragen omtrent percentages kun je je branche-organisatie (ABU/NBBU) of de Belastingdienst raadplegen. 

Ik wil de jaarwissel gaan doen, maar ik heb geen rechten voor de module 'Beheer'. Wat nu?

Om de jaarwissel te kunnen uitvoeren, heb je toegang nodig tot de module 'Beheer'. Je kunt met een collega overleggen om deze rechten toe te kennen via 'Beheer > Programmarechten'.

Wij hebben nog geen beschikkingen van de Belastingdienst voor 2023 ontvangen. Wat nu?

Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst.

Is het mogelijk om al plaatsingen voor 2023 aan te maken?

Ja, dit is mogelijk.

Is het mogelijk om al eerder arbeidsovereenkomsten vast te leggen voor loonjaar 2023?

Ja, dit is mogelijk. 

Hoe voer ik de eindcontrole uit?

Na het uitvoeren van alle stappen uit de procesbeschrijving, kun je een eindcontrole uitvoeren. Dit doe je door de overzichten 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' en 'Kostprijzen' aan te maken. Hierop kun je zien welke instellingen in 'Beheer' zijn vastgelegd en hoe de nieuwe kostprijzen zijn opgebouwd.

Verlonen/factureren

Waarom zijn de reserveringspercentages op de loonspecificatie niet correct?

Op de loonspecificatie kan slechts 1 percentage vermeld worden, dus het percentage van 2022 of 2023. De datum waarop uren worden geboekt bepaalt welke percentages op de loonspecificatie worden getoond. Indien de boekingsdatum in 2022 ligt, worden de percentages van 2022 getoond. Wanneer de boekingsdatum in 2023 valt, zullen de percentages van 2023 getoond worden. Bij de verloning worden uiteraard de juiste percentages toegepast. Onderstaand de verschillende mogelijkheden:

Uren geboekt in 2022 + 2023: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2022 toegepast, maar het percentage voor 2023 wordt getoond onderaan de loonspecificatie
Alleen uren geboekt in 2022: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2022 toegepast, het reserveringspercentage 2022 wordt getoond onderaan de loonspecificatie
Alleen uren geboekt in 2023: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2022 toegepast, maar het percentage voor 2023 wordt getoond onderaan de loonspecificatie

Let op: Dit speelt alleen bij een week of 4-weken loontijdvak.

Kan ik in 2023 nog urendeclaraties uit 2022 corrigeren?

Ja, dit kan zolang het loonjaar 2022 nog operationeel is. Om deze reden adviseren wij ook om tot zeker de derde week van januari te wachten met het afsluiten van het vorige loonjaar. Zodra het loonjaar is afgesloten, zijn correcties voor de flexwerker en de relatie op deze urendeclaraties niet meer mogelijk. 

Ik wil graag dat de loonkosten van week 52 worden gesplitst. Kunnen de dagen 26 t/m 31 december 2022 apart verloond worden?

Je kunt de loonkosten van week 52 niet splitsen bij een loontijdvak van een week of 4-weken. Deze loonkosten komen in 2022. Bij een loontijdvak van een maand wordt dit automatisch gesplitst, omdat je periode loopt t/m 31-12-2022.

In welk jaar komt 1 januari op de jaaropgave van de flexwerker en in de loonaangifte?

Als de flexwerker een week of 4-weken loontijdvak heeft, wordt deze dag geboekt in 2022. De dag behoort dan namelijk tot 'week 52' en deze week hoort bij 2022. Als de flexwerker een maand loontijdvak heeft, wordt deze dag geboekt in 2023. De dag behoort dan namelijk tot de maand januari en januari hoort bij 2023.

Waarom kan ik geen handmatige factuur meer maken in 2023?

Je kunt in 2023 pas een handmatige factuur maken, als het loonjaar 2023 operationeel is. Het maakt hiervoor niet uit of de factuurdatum in 2022 of 2023 ligt. 

Fiscaal-sociaal

Wordt er automatisch een nieuw jaarloon berekend voor de toepassing van de bijzondere beloningen tabel?

Bij de eerste verloning in het nieuwe loonjaar wordt er een nieuw jaarloon voor de flexwerker berekend. Dit wordt gedaan aan de hand van het laatst bekende uurloon x 2250. Het nieuwe jaarloon wordt op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' bij 'Gegevens voor loonopgave' pas zichtbaar wanneer er een nieuwe ingangsdatum in 2023 wordt ingegeven. 

Waarom kan ik op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' en bij 'Pro forma loon' geen ingangsdatum voor 2023 ingeven?

Dit is pas mogelijk als in Easyflex het loonjaar is geactiveerd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Hoe je dit doet, lees je in stap 1 van de procesbeschrijving. Mocht je toch al een plaatsing, eventueel ook met een arbeidsovereenkomst, willen maken voor 2023 kun je het volgende doen: Leg de gegevens op tabblad 'Fiscaal-sociaal' vast met ingang van 2022. Maak vervolgens de plaatsing aan met de juiste startdatum in 2023.