01-11-2024 - Versie 2024-21

Belangrijke mededelingen

Loontijdvak ‘Maand’ in combinatie met ET-uitruil huisvesting niet meer mogelijk vanaf december 2024

Met het oog op de nieuwe uitzend-cao artikel 36 waarin staat beschreven dat de schuldensystematiek voor wat betreft de huisvesting gaat wijzigen, is het niet meer mogelijk om loontijdvak ‘Maand’ en ET-uitruil huisvesting te combineren. De verloning van december 2024 kan alleen plaatsvinden indien er reeds een nieuw loontijdvak ‘Week’ of ‘4-weken’ vastligt per 30-12-2024. We adviseren daarom tijdig het nieuwe loontijdvak toe te passen en een nieuwe plaatsing met bijbehorend declaratietijdvak.

Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit

Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers over al het zakelijke en woon-werkverkeer van hun medewerkers registreren. Het ‘besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ verplicht werkgevers met 100 of meer werknemers jaarlijks gegevens over werkgebonden personenmobiliteit te verstrekken. Het gaat om het aantal gereisde kilometers, de gebruikte vervoermiddelen en de gebruikte brandstof. Easyflex zal ervoor zorgen dat zo min mogelijk handelingen nodig zijn om aan deze rapportageverplichting te voldoen. Op basis van de gegevens die in Easyflex vastliggen worden de populatie, reiskostenvergoeding en reiskilometers (woon-werkadres en v.v.) bepaald. De implementatie hiervoor is momenteel in de afrondende fase. Houd voor meer informatie de Easy update in de gaten.

Om tot een goede berekening te kunnen komen, hebben we eerder aangegeven dat het van belang is dat er een aantal zaken goed zijn ingericht in Easyflex, waaronder het woon- en correspondentieadres van de flexwerker. Voor de reiskilometers wordt gekeken naar alle kilometers dus van huisadres naar meldadres van de relatie. Als er dus een buitenlands adres vastligt, kan dit van grote invloed zijn op het aantal reiskilometers.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Voor ADV als belaste vergoeding een percentage van het uurloon kunnen vastleggen in tarievenschema

Vanaf nu is het mogelijk om in een tarievenschema bij het type ‘Vergoedingen belast’ een percentage van het uurloon vast te leggen indien is gekozen voor de eenheid ‘Uur’. Bijvoorbeeld handig indien ADV als belaste vergoeding wordt uitgekeerd.

Melding: 33845

Nieuw overzicht 'Dagloon indicatie' t.b.v. dagloonberekening

Er is een nieuw overzicht ‘Dagloon indicatie’, beschikbaar te stellen via ‘Beheer > Aansturing overzichten’ . In dit overzicht staan flexwerkers die ziek zijn in de ingestelde controleperiode. Daarbij wordt aangegeven of de flexwerker in de 4 weken ervoor ziek is geweest, het SV-loon in de referteperiode en het gemiddelde dagloon dat wordt berekend door het SV-loon in de referteperiode te delen door het aantal SV-dagen in de referteperiode. Bekijk hier meer informatie over het overzicht. Goed om te weten: binnenkort is het mogelijk om een dagloon uit te betalen, zodat dit niet meer hoeft te worden teruggerekend naar een uurloon. Houd hiervoor de Easy Update in de gaten.

Melding: 3847

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Opgelost

Vakantiegeld werd in specifieke gevallen dubbel opgebouwd

Bij ‘Opbouw vakantiegeld automatisch aanvullen tot WML’ in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces’ werd geen rekening gehouden met de instelling ‘Vakantiegeld berekenen over opname Vakantiedagen (methode contracten) in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers’. Bij deze combinatie werd bij flexwerkers met een contract zowel vakantiegeld opgebouwd over de opbouw als de opname van vakantiegeld. Dit is opgelost. Eerdere verkeerde opbouw kan worden opgelost door middel van de flexwerker te herrekenen met het overzicht ‘Herrekenen verloningen’. Het resultaat kan worden gecontroleerd met het overzicht 'Aanvulling vakantiegeld’.

Melding: 34495

Onbekende fout in verloning

Wanneer een verloning van 2023 in 2024 wordt verwerkt omdat het loonjaar 2023 reeds is gesloten dan kan er een dubbele sociaal fonds of duurzame inzetbaarheidsregel in de verloning terechtkomen. Dit zorgde voor een onbekende fout in de verloning. Dit is nu opgelost.

Melding: 34272

Vergoedingen kunnen weer worden toegevoegd

Als de instelling ‘Inhouding volledig inhouden’ in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisaties >Betalingen’ uit stond, kon er in declaraties geen vergoeding worden toegevoegd. Dit is opgelost.

Melding: 35106

EF2GO

Contracten totalen tonen op dashboard

Vanaf heden is het mogelijk om op het dashboard een blok met de totalen van de contracten toe te voegen. Wanneer je op het dashboard de bewerkmodus activeert en kiest voor een nieuw blok kun je bij ‘Element' kiezen voor 'Totalen' en bij 'Bron' voor 'Arbeidsovereenkomsten/contract'. Vervolgens worden de totalen van de contracten getoond. Op korte termijn zullen wij toevoegen dat je kan filteren op 'lopende’ arbeidsovereenkomsten.

Melding: 7934

Nieuwe instelling voor het wel/niet kunnen toevoegen van bijlages aan een urendeclaratie door een flexwerker

Het is vanaf nu mogelijk om met de instelling ‘Flexwerker mag bijlages toevoegen’ aan te geven of je wilt dat de flexwerker een bijlage kan toevoegen aan de urendeclaraties. De instelling kun je vinden onder ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen’, bij ‘Relatie > Declaraties’ en bij ‘Plaatsing > Declaraties’. In deze instelling kun je ook aangeven of je wilt dat de bijlage zichtbaar is voor iedereen of alleen voor de flexwerker en het uitzendbureau.

Melding: 8133

Default e-mailtemplates voor documenten ter ondertekening voor de flexwerker en relatie

Vanaf heden zijn er voor digitale ondertekeningen nieuwe e-mailtemplates toegevoegd voor de relatie en intercedent. Deze zijn te vinden onder ‘Beheer > E-mailtemplates’ als 'digitaal_ondertekenen_relatie' en 'digitaal_ondertekenen_intercedent'. Het bestaande template 'digitaal_ondertekenen' is hernoemd naar 'digitaal_ondertekenen_flexwerker'. Bij het starten van een ondertekening wordt nu automatisch het juiste template geselecteerd op basis van de rol (flexwerker of relatie). Voorheen werd hetzelfde template voor alle rollen gebruikt. Als je een eigen template had aangemaakt moest je deze bij elke ondertekening handmatig selecteren. Met de nieuwe templates is het mogelijk om per rol een onderscheid te maken, zodat handmatige selectie niet meer nodig is. Let op: als je het template voor ondertekening zelf hebt aangepast, ontvangt vanaf nu alleen de flexwerker de aangepaste e-mail. De relatie en intercedent krijgen de standaard tekst, die je kunt aanpassen in de nieuwe templates 'digitaal_ondertekenen_relatie' en 'digitaal_ondertekenen_intercedent'. 

Melding: 8505

Aankondigingen vastleggen voor specifieke relaties

Vanaf nu is het mogelijk om aankondigingen vast te leggen voor specifieke relaties. Wanneer je in Beheer > Aankondigingen een nieuwe aankondiging aanmaakt en de rol 'relatie' selecteert, kun je kiezen of de aankondiging beschikbaar is voor alle relaties of voor specifieke relaties. Bij de optie voor specifieke relaties kun je de gewenste relaties selecteren.

Let op: als er ook labels zijn ingesteld, is de aankondiging alleen zichtbaar voor relatiegebruikers die voldoen aan zowel het geselecteerde label als de gekozen specifieke relaties. Als een relatiegebruiker toegang heeft tot meerdere relaties, is de aankondiging zichtbaar voor deze gebruiker als deze zichtbaar is voor ten minste één van de relaties waartoe de gebruiker toegang heeft.

Melding: 7130