Per 1 januari 2011 is een nieuwe regeling ingevoerd: de werkkostenregeling. Door deze regeling kun je een percentage van jouw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kun je bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. Tot 2015 kies je of je dat jaar nog de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen wilt blijven gebruiken of de werkkostenregeling. Vanaf 1 januari 2015 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.
Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen we je naar de Belastingdienst.

De Belastingdienst heeft twee methoden beschikbaar gesteld op basis waarvan de 'vrije ruimte' van de werkkostenregeling kan worden berekend en afgerekend:

Afrekenen met laatste loonaangifte
Wanneer je deze optie kiest wordt er gedurende het gehele jaar geen eindheffing aangegeven in de loonaangifte. Pas als je de laatste loonaangifte van het betreffende loonjaar aanmaakt wordt er bepaald of er eindheffing betaald moet worden en indien van toepassing in de aangifte verwerkt.
Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak
Op het moment dat je voor deze optie kiest, wordt er elke loonaangifte gecontroleerd of er op basis van het fiscaal loon van 2015 in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' eindheffing moet worden berekend. Indien dit het geval is, wordt dit direct opgenomen in de loonaangifte.

Met ingang van 2015 mag de eindheffing op concernniveau worden berekend. Dit wordt de concernregeling genoemd. Binnen het concern bereken je de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijnm omdat je zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. In deze collectieve vrije ruimte kun je alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen opnemen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die de concernonderdelen aanwijzen als eindheffingsloon zet je uiteindelijk af tegen de totale vrije ruimte van het concern. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt. Voor meer informatie over de concernregeling kun je de belastingdienst raadplegen.

In deze procesbeschrijving wordt uitgelegd hoe je de werkkostenregeling kunt inrichten.

Wanneer je een reiskostenvergoeding per kilometer wilt onderbrengen in de werkkostenregeling, waarbij € 0,19 tot de gerichte vrijstelling behoort en waarbij het bedrag boven de € 0,19 tot de vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt gerekend, dien je een nieuw looncomponent 'Reiskostenvergoedingen onbelast' in te richten. Je kunt in dit geval NIET het looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' toepassen. Wanneer je 'Reiskostenvergoedingen onbelast' gebruikt in de urendeclaratie wordt er bij een bedrag per kilometer automatisch berekend welk deel onder de gerichte vrijstelling valt. Het overige deel wordt dan opgenomen in de werkkostenregeling.

Stap 1: Geef per loonjaar aan of je de werkkostenregeling toe wilt passen
In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > loonjaren' kun je vanaf het loonjaar 2011 vastleggen of de werkkostenregeling van toepassing is. Het vastleggen van de werkkostenregeling kun je doen wanneer het loonjaar de status 'Niet geactiveerd', 'Geactiveerd' of 'Operationeel' heeft.

Werkkostenregeling
In dit veld kun je vastleggen of je voor het loonjaar gebruik maakt van de werkkostenregeling. Wanneer je ervoor kiest de werkkostenregeling toe te passen, kun je de keuze maken uit de volgende twee afrekenmethoden:

Afrekenen met laatste loonaangifte
Met deze optie wordt er gedurende het gehele jaar geen eindheffing aangegeven in de loonaangifte. Pas als je de laatste loonaangifte van het betreffende loonjaar aanmaakt, wordt er bepaald of er eindheffing betaald moet worden en indien van toepassing in de aangifte verwerkt.
Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak
Wanneer je deze optie kiest, wordt er iedere loonaangifte gecontroleerd of er op basis van het fiscaal loon van 2015 eindheffing moet worden berekend. Indien dit het geval is, wordt dit direct opgenomen in de loonaangifte.

Wanneer je hebt gekozen voor de werkkostenregeling is het bedrag ‘Fiscaal loon (jaartal) door Easyflex bepaald’ gebaseerd op het loon voor loonheffingen van het jaar ervoor. Na het activeren van het loonjaar is er een schatting gemaakt voor het hele jaar. Dit kan echter na alle definitieve verloningen nog verschillen. Om dit te controleren kun je op het tabblad ‘Loonjaren’ zien wat het definitieve bedrag is bij de regel ‘Fiscaal loon (jaartal) door Easyflex bepaald’. Dit bedrag kunt je (indien gewenst) overnemen bij de regel ‘Fiscaal loon 2015’. Ter controle kun je ook nog een ‘Loonaangifte (historisch)’ aanmaken. Hierop staat ook het loon voor loonheffing van het eerdere jaar vermeld.

Concernregeling
In dit veld kun je een mutatie op het fiscale loon invoeren ten behoeve van de concernregeling. Je kunt hier zowel een positief als een negatief bedrag invoeren. Wanneer je meerdere bedrijven hebt kun je fiscaal loon van BV A overhevelen naar BV B. In BV B en krijg je een hoger fiscaal loon waardoor er meer vrije ruimte wordt gecreëerd.

Voorbeeld:
Stel dat je 200.000 euro aan fiscaal loon wilt overhevelen van BV A naar BV B, dan kun je deze 200.000 euro als mutatie opgeven. In BV A geef je bij 'Concernregeling mutatie op fiscaal loon' -/- 200.000 euro in.

Ga bij de Belastingdienst na of je de concernregeling mag toepassen.

Selecteer looncomponenten
Je kunt per looncomponent vastleggen hoe deze worden gewaardeerd. Je hebt voor de werkkostenregeling keuze uit:

Werkkostenregeling
Gerichte vrijstelling
Nihilwaardering
Intermediaire kosten

Je dient dit zelf vast te stellen per looncomponent. Meer informatie hierover vind je in het handboek 'Loonheffingen' van de Belastingdienst.

Stap 2: Aanmaken van een looncomponent voor eindheffing werkkostenregeling
Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' dien je het looncomponent 'Eindheffing werkkostenregeling' te activeren. Ga hiervoor naar component 'Overige werkgeverslasten' en selecteer 'Eindheffing werkkostenregeling'. Klik op 'Onderhoud'. Door het activeren van de knop 'Wijzigen' kun je de verplichte rekeninggroepen vastleggen. Denk eraan dat hiervoor nieuwe grootboekrekeningnummers aangemaakt moeten worden. Deze leg je vast in het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema'. Wanneer je gebruik maakt van het rekeningschema van Easyflex dan kunt u hierin de rekeningnummers opzoeken. Klik hier om naar het rekeningschema van Easyflex te gaan.

Alleen in de velden 'Omschrijving loonspecificatie' en 'In statistiek opnemen' kun je aanpassingen maken. De overige velden worden grijs getoond. Verder dien je de verplichte rekeninggroepen voor jouw financiële administratie vast te leggen. Dit doe je door het activeren van de knop 'Flexwerkers'. Klik hier voor meer informatie over het inrichten van de rekeninggroepen.

Stap 3: Krijg inzicht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling
Met het overzicht 'Werkkostenregeling' kun je inzicht krijgen in de 'vrije ruimte' van de werkkostenregeling. Je kunt dit overzicht aanmaken via 'Backoffice > Overzichten'. Het overzicht kan detailgegevens en totalen tonen. Denk eraan dat nieuwe overzichten eerst beschikbaar gesteld moeten worden via 'Beheer > Aansturing overzichten'.

Overzicht op uitvoer 'Detailgegevens'
Wanneer het overzicht 'Werkkostenregeling' wordt uitgevoerd met de optie 'Detailgegevens', krijg je inzichtelijk bij welke flexwerkers er looncomponenten van de werkkostenregeling worden toegepast. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke looncomponenten er veel worden gebruikt en welke looncomponenten veel invloed hebben op de 'vrije ruimte' van de werkkostenregeling. Daarnaast wordt er een schatting getoond van de werkkostenregeling op basis van het loon voor loonheffingen van het vorige loonjaar en een actuele stand van de werkkostenregeling op basis van de werkelijke verloningen in het huidige loonjaar.

Overzicht op uitvoer 'Totalen'
Wanneer het overzicht 'Werkkostenregeling' wordt uitgevoerd met de optie 'Totalen', wordt er een schatting van de werkkostenregeling getoond op basis van het loon voor loonheffingen van het vorige loonjaar en een actuele stand van de werkkostenregeling op basis van de werkelijke verloningen in het huidige loonjaar.