28-06-2024 - Versie 2024-13

Belangrijke mededelingen

Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit

Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers over al het zakelijke en woon-werkverkeer van hun medewerkers registreren. Het ‘besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ verplicht werkgevers met 100 of meer werknemers jaarlijks gegevens over werkgebonden personenmobiliteit te verstrekken. Het gaat om het aantal gereisde kilometers, de gebruikte vervoermiddelen en de gebruikte brandstof.

De registratieplicht zou op 1 januari ingaan, maar is opnieuw uitgesteld met een half jaar. Ieder jaar vóór het eind van het tweede kwartaal rapporteer je de geregistreerde gegevens over het voorgaande jaar. De eerste keer dat er gerapporteerd moet worden is dus pas vóór 1 juli 2025. Dit betekent niet dat er nog even niets gedaan hoeft te worden, want vanaf 1 juli 2024 moeten de woon-werk en zakelijke ritten al geregistreerd worden.

Als werkgever mag je zelf bepalen hoe je de CO2-registratie voor je bedrijf aanpakt. Naast gegevensverzameling via Easyflex kun je ook denken aan een jaarlijkse enquête of gegevensverzameling via gespecialiseerde registratiesystemen. Voor de handreiking over de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit en de aanvulling uitzendbranche klik hier.

Wat kun je in Easyflex doen ter voorbereiding?

Easyflex zal er voor zorgen dat zo min mogelijk handelingen nodig zijn om aan deze rapportageverplichting te voldoen. Op basis van de gegevens die in Easyflex vastliggen worden de populatie, reiskostenvergoeding en reiskilometers (woon-werkadres en v.v.) bepaald. De implementatie hiervoor is momenteel in volle gang. Houd voor meer informatie de Easy update in de gaten.

Om tot een goede berekening te kunnen komen, is het van belang dat de volgende zaken goed zijn ingericht in Easyflex:

• Inrichten van specifieke looncomponenten voor zowel reiskostenvergoeding (voor de auto e.d.) als een OV-vergoeding; deze zullen dus apart bijgehouden moeten gaan worden.

• Woon- en correspondentieadres van de flexwerker bij tabje ‘Algemeen’ controleren. Voor de reiskilometers wordt gekeken naar de binnenlandse kilometers.

• Meld- en werkadressen bij de relatie vastleggen. Voor de berekening van de reiskilometers wordt gekeken naar het meld- en werkadres in de plaatsingen.

Het is belangrijk dat deze zaken voor 1 juli 2024 goed staan ingesteld, want dan gaat de nieuwe rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit in.

Daarnaast is het goed om te weten dat Easyflex alleen de woon-werkrapportage kan bepalen. Voor de zakelijke kilometers adviseren we de rittenregistratie te (blijven) gebruiken dan wel de gegevens op te vragen bij de eventuele leasemaatschappij.

Waarom dient een bedrijf de CO2-uitstoot te verminderen?

Nederland heeft afgesproken de CO₂-uitstoot te verminderen. De CO₂-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van werknemers hoort daar ook bij. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil daarom bekijken hoeveel CO₂ het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers uitstoot. Het doel is om in 2030 1,5 megaton CO2 minder uit te stoten. In eerste instantie wordt gekeken of de rapportage een positieve bijdrage levert aan het beperken van de uitstoot. Mocht het geen effect hebben, dan zal er op termijn een regel komen die bedrijven verplicht de uitstoot te verminderen.

Nu live: koppeling met Inlenersbeloning.com om de uitvraag naar de inlener te versturen

Vanaf vandaag is het eerste deel van de koppeling met Inlenersbeloning.com live! Middels deze koppeling verstuur je met één druk op de knop de uitvraag voor het verstrekken van de inlenersbeloning naar de inlener. Deze knop vind je terug in de aanvragen die vastliggen bij de relaties. Lees hier alles wat je moet weten én hoe je de eenmalige stappen voor de inrichting van de koppeling uitvoert. Daarna kun je meteen aan de slag!

De koppeling kan momenteel nog niet gebruikt worden door backoffice partijen en hun intermediairs. Houd de Easy Update pagina in de gaten voor de actuele ontwikkelingen.

Als gebruiker van Easyflex bieden we je de mogelijkheid om vanaf 1 juni 2024 kosteloos aan te sluiten op het platform Inlenersbeloning.com. Registreer je nu eenvoudig als uitlener via inlenersbeloning.com/contact/registreren en maak t/m 30 juni 2025 kosteloos gebruik van Inlenersbeloning.com.

Let op: registreer je als uitlener!

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Afwijkende grondslag instellen voor ADV-reservering

In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema’s’ staat met opslagcode 30 Arbeidsduurverkorting, ook wel ADV. In de kolom ‘Berekenen over’ is naast ‘Standaard’ en ‘Incl. VD’ de optie ‘Afwijkend’ toegevoegd. Deze mogelijkheid bestaat al bij Vakantiedagen. Zodra je voor ‘Afwijkend’ kiest, is de knop achter ‘Looncomponenten’ enabled en kan je looncomponenten selecteren die grondslag zijn voor ADV.

Melding: 33543

Loonschema tonen in de urendeclaratie

Vanaf nu tonen we in urendeclaraties welk loonschema van toepassing is op de betreffende declaratie. Deze informatie wordt getoond in het tekstveld linksboven in de declaratie. Hier lees je meer details.

Melding: 33475

Veld ‘Vermelding kostenplaats’ uit facturatie-instellingen kan in Matching worden geselecteerd

In Matching kun je vanaf nu via ‘Uitvoer samenstellen’ het veld ‘Vermelding kostenplaats’ uit ‘Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen’ selecteren. De vastgelegde waarde in dit veld (Kostenplaatsnaam of Kostenplaatscode) wordt vervolgens getoond als kolom in het resultaat van je match.

Melding: 33707

Veld ‘PAWW’ instelbaar bij belaste vergoedingen

Voor nieuwe of nog niet-verloonde looncomponenten van het type ‘Vergoedingen belast’ is bij het veld ‘PAWW’ de keuze ‘Nee’ beschikbaar. De PAWW-instelling is alleen beschikbaar als de groene tabel is geselecteerd en als er is gekozen voor ‘Afwijkende soort IKV 31 of 61’.

Melding: 33821

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Vast loon bij gebroken tijdvak

Wanneer een flexwerker midden in een tijdvak in dienst komt of uit dienst gaat en een ‘Vast loon’ krijgt, werd er geen rekening gehouden met de start- of einddatum van de vaste beloning. De medewerker zou dan dus het volledige tijdvakloon ontvangen en om dit op te lossen moest je het deeltijdpercentage dusdanig aanpassen dat je op het juiste bedrag uitkwam. Dit gedrag is verbeterd. Bij een start- of einddatum van het vast loon middenin het loontijdvak, ontvangt de medewerker nu automatisch het gedeelte van het loon dat bij deze periode hoort. In de urendeclaratie van het betreffende gebroken tijdvak, kun je het bedrag terugzien en controleren. Het ‘Vast loon bedrag’ voor een gebroken tijdvak, wordt op dezelfde manier berekend als de minimumlooncheck.

Let op! Deze automatische berekening wordt niet uitgevoerd wanneer de jaarurennorm wordt gebruikt.

Let op met correcties van voorgaande tijdvakken!
Ga je een tijdvak corrigeren waarvoor het vast loon een ingangs- of einddatum halverwege het tijdvak heeft én waarvoor momenteel een fictief deeltijdpercentage vastligt dat je destijds gebruikt hebt om het juiste loonbedrag te berekenen? Zodra je de verloonde urendeclaratie terug- en opboekt, wordt in de nieuwe opboeking hetzelfde vast loon bedrag toegepast als in de initiële verloning. Echter als je de declaratie herstelt of als je een extra declaratie aanmaakt voor de nieuwe opboeking, dan wordt in de opboeking de nieuwe methode toegepast. Deze nieuwe methode, in combinatie met de eventuele fictieve deeltijdfactor die nog vastligt, zal dus resulteren in een lager tijdvakloon!

Melding: 33573

Controle op document bij callback Datachecker

In Easyflex kunnen identificatiedocumenten worden gevalideerd bij Datachecker. Wanneer zo’n document naar Datachecker wordt verstuurd, kunnen zij controleren of het document ‘echt' is en of een flexwerker bijvoorbeeld tewerkgesteld mag worden. Vanaf nu is er een controle of het document in kwestie dat wordt geüploaded ook daadwerkelijk bij de flexwerker in kwestie waarbij het document is geüploaded hoort. Dit wordt gedaan door de data die retour komt vanuit Datachecker te vergelijken met de gegevens die bij de betreffende flexwerker vastliggen. Zodra het afwijkt, krijgt het document de status 'Goedgekeurd DataChecker, afgekeurd EF'.

Melding: 33428

Opgelost

Eenheid 'Gewerkte dag' bij een vaste beloning hield geen rekening met 'Vanaf' en 'Tot en met' datum

Voorheen werd bij een vaste beloning met de eenheid ‘Gewerkte dag' of 'Dag (ma t/m vr)’ de dagen die buiten de 'Vanaf'- of 'T/m' datum vielen ook gezien als 'Gewerkte dag' of 'Dag'. De vaste beloning was hiermee niet actief voor de betreffende declaratie. Dit is opgelost. Als er nu een vaste beloning wordt toegevoegd met een 'Vanaf'- of 'T/m' datum gedurende het declaratietijdvak, worden de overige dagen niet als 'Gewerkte dag' of 'Dag' gezien. De vaste beloning is nu wel actief en wordt toegepast in de betreffende urendeclaratie.

Melding: 2730

Knop ‘Overzicht’ werkt weer bij Flexwerker > Arbeidsongeschiktheid

Bij flexwerkers op het tabblad ‘Arbeidsongeschiktheid’ zit een knop om een PDF overzicht te genereren van alle ziekmeldingen van de flexwerker. Deze knop werkte niet meer. Dit probleem is opgelost.

Melding: 34122

Middels urenbestanden kunnen er geen vakantiedagen meer worden ingeschoten bij doorleenplaatsingen

Voorheen was het mogelijk om met urenbestanden vakantiedagen in te schieten in urendeclaraties die gekoppeld zijn aan doorleenplaatsingen. Vervolgens leidde dit tot fouten in de verloning. Dit probleem is opgelost. Urenbestandregels van doorleners die vakantiedagen bevatten, worden niet meer doorgeschoten naar urendeclaraties.

Melding: 4952