19-04-2024 - Versie 2024-08

Belangrijke mededelingen

Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit

Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers over al het zakelijke en woon-werkverkeer van hun medewerkers registreren. Het ‘besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ verplicht werkgevers met 100 of meer werknemers jaarlijks gegevens over werkgebonden personenmobiliteit te verstrekken. Het gaat om het aantal gereisde kilometers, de gebruikte vervoermiddelen en de gebruikte brandstof.

De registratieplicht zou op 1 januari ingaan, maar is opnieuw uitgesteld met een half jaar. Ieder jaar vóór het eind van het tweede kwartaal rapporteer je de geregistreerde gegevens over het voorgaande jaar. De eerste keer dat er gerapporteerd moet worden is dus pas vóór 1 juli 2025. Dit betekent niet dat er nog even niets gedaan hoeft te worden, want vanaf 1 juli 2024 moeten de woon-werk en zakelijke ritten al geregistreerd worden.

Als werkgever mag je zelf bepalen hoe je de CO2-registratie voor je bedrijf aanpakt. Naast gegevensverzameling via Easyflex kun je ook denken aan een jaarlijkse enquête of gegevensverzameling via gespecialiseerde registratiesystemen. Voor de handreiking over de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit en de aanvulling uitzendbranche klik hier.

Wat kun je in Easyflex doen ter voorbereiding?

Easyflex zal er voor zorgen dat zo min mogelijk handelingen nodig zijn om aan deze rapportageverplichting te voldoen. Op basis van de gegevens die in Easyflex vastliggen worden de populatie, reiskostenvergoeding en reiskilometers (woon-werkadres en v.v.) bepaald. De implementatie hiervoor is momenteel in volle gang. Houd voor meer informatie de Easy update in de gaten.

Om tot een goede berekening te kunnen komen, is het van belang dat de volgende zaken goed zijn ingericht in Easyflex:

• Inrichten van specifieke looncomponenten voor zowel reiskostenvergoeding (voor de auto e.d.) als een OV-vergoeding; deze zullen dus apart bijgehouden moeten gaan worden.

• Woon- en correspondentieadres van de flexwerker bij tabje ‘Algemeen’ controleren. Voor de reiskilometers wordt gekeken naar de binnenlandse kilometers.

• Meld- en werkadressen bij de relatie vastleggen. Voor de berekening van de reiskilometers wordt gekeken naar het meld- en werkadres in de plaatsingen.

Het is belangrijk dat deze zaken voor 1 juli 2024 goed staan ingesteld, want dan gaat de nieuwe rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit in.

Daarnaast is het goed om te weten dat Easyflex alleen de woon-werkrapportage kan bepalen. Voor de zakelijke kilometers adviseren we de rittenregistratie te (blijven) gebruiken dan wel de gegevens op te vragen bij de eventuele leasemaatschappij.

Waarom dient een bedrijf de CO2-uitstoot te verminderen?

Nederland heeft afgesproken de CO₂-uitstoot te verminderen. De CO₂-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van werknemers hoort daar ook bij. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil daarom bekijken hoeveel CO₂ het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers uitstoot. Het doel is om in 2030 1,5 megaton CO2 minder uit te stoten. In eerste instantie wordt gekeken of de rapportage een positieve bijdrage levert aan het beperken van de uitstoot. Mocht het geen effect hebben, dan zal er op termijn een regel komen die bedrijven verplicht de uitstoot te verminderen.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Urenbestanden bewerken d.m.v. macro’s voordat ze worden verwerkt door Easyflex

Doormiddel van macro’s (de unieke ‘taal’ van Easyflex) is het vanaf nu mogelijk om urenbestanden te bewerken voordat de gegevens worden verwerkt in Easyflex. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor Urenbestanden premium. De macro’s zijn functies die je het beste kan vergelijken met de functies / formules in Excel. Doormiddel van de macro’s is het o.a. mogelijk om de volgende bewerkingen door te voeren:

• Het rekenen met getallen, tijden en datums.

• Het vervangen van specifieke waardes uit een cel.

• Het selecteren en gebruiken van een specifiek stukje van de waarde uit een cel.

• Het vergelijken van waardes en hier voorwaarde aan verbinden.

• Lege regels en/of regels met een specifieke waarde negeren.

Dit is nog maar een kleine greep van de bewerkingen die je m.b.v. de macro’s kan realiseren. Door het combineren van de verschillende functies kunnen bijna alle urenbestanden naar wens worden aangepast en verwerkt. Er is een nieuwe handboek pagina, genaamd ‘Urenbestanden premium macro’s', aangemaakt om het gebruik van de macro’s zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Hierin staan ook een aantal voorbeeld bestanden met voorbeeld definities om je op weg te helpen.

Voor meer vragen over Urenbestanden Premium kun je terecht bij onze sales afdeling via sales@easyflex.nl.

Kom je er niet uit of heb je hulp nodig? Het is ook mogelijk om de inrichting van urenbestand definitie(s) door Easyflex te laten uitvoeren op basis van consultancy. Hierna kan er ook d.m.v. belafspraken hulp geboden worden bij het hercoderen van gegevens zodat er een directe koppeling kan worden gemaakt vanuit de geïmporteerde gegevens t/m verloning/facturatie! Mocht je hier gebruik van willen maken kun je hiervoor een mail sturen naar support@easyflex.nl.”

Melding: 33723

Extra uitvoerkolommen voor de relatie t.b.v. margefacturatie

In ‘Frontoffice > Matching' zijn er voor de relaties extra uitvoerkolommen gemaakt. De nieuwe kolommen die voor ‘Uitvoer samenstellen’ beschikbaar zijn gesteld zijn:
- Code en naam van afwijkende factorafspraak op relatieniveau (bij 'Overige gegevens’)
- Code en naam van afwijkende factorafspraak op flexwerkerniveau (bij 'Flexwerker > Cao-overige’)
- Code en naam van afwijkende factorafspraak op plaatsingsniveau (bij 'Tewerkgesteld > Plaatsing’)
- Code en naam van afwijkende factorafspraak op loon- en tariefafspraakniveau van de plaatsing (bij 'Tewerkgesteld > Plaatsing > Loon- en tariefafspraak’)

Melding: 33826

StiPP historie vastleggen

Het is vanaf nu mogelijk om StiPP historie voor het StiPP Basispensioen vast te leggen. Deze optie kan gebruikt worden wanneer er historie buiten Easyflex om is ontstaan die van belang is voor de huidige wekentelling in het StiPP Basispensioen. Deze optie is terug te vinden onder ‘Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal-Sociaal > Aftrekposten voor alle heffingen’.

Melding: 31810

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Nieuw SEPA XML bestandformaat versie 2019 (melding teruggedraaid)

Vanaf 17 maart 2024 is het aanleveren van betaal- en incassobestanden ook mogelijk via SEPA XML versie 2019. Vanaf 23 november 2025 is het verplicht deze versie te gebruiken. Vanaf nu worden betaal- en incasso bestanden in Easyflex aangemaakt volgens het nieuwe bestandsformaat.

Melding: 33296

In e-facturen worden gegevens in ‘cbc:Note’ ook vermeld als ‘Additional Item Property’

In de e-facturen worden bij de tag cbc:Note diverse gegevens weergegeven. Bij het verwerken van de e-factuur kunnen de verschillende data in 1 cel terechtkomen. Vanaf nu worden de gegevens bij cbc:Note ook opgesplitst als Additional Item Property waardoor er meerdere tags ‘cac:AdditionalItemProperty’ kunnen ontstaan.

Melding 33793

Opgelost

Cellen met het type ‘percentage’ geven een fout bij Urenbestanden Premium

Wanneer in een cel van een Excel bestand alleen een percentage was ingegeven werd het veld niet herkend tijdens het verwerken van het bestand d.m.v. Urenbestanden Premium. Dit is nu opgelost waardoor deze gegevens kunnen worden herkend en indien nodig kunnen worden gehercodeerd naar bijvoorbeeld het juiste looncomponent.

Melding: 33900

Facturen werden onterecht te ver opgesplitst

Wanneer je bij de relatie de factuur instelling op ‘Cumuleren per week’ hebt staan en bij de factuurgegevens van de plaatsing het vinkje achter ‘Aparte factuur’ aan zet werd de factuur onterecht opgesplitst per week. Dit is vanaf nu opgelost.

Melding: 33544

EF2GO

Veld 'extra vermelding op de nota' beschikbaar in plaatsingen

Vanaf nu is het veld 'extra vermelding op de nota' beschikbaar in plaatsingen. Bij het aanmaken en bewerken van een plaatsing kan het veld worden gevuld of gewijzigd.

Melding: 5084

Rijbewijs omschrijving niet meer verplicht

Wanneer de velden voor 'rijbewijs' zijn toegevoegd aan een inschrijf- of aanmeldformulier, is vanaf nu het veld 'omschrijving' niet meer verplicht. Wanneer de omschrijving wel wordt gevuld, blijft de werking ongewijzigd en wordt de ingevulde omschrijving gebruikt. Wanneer het veld leeg wordt gelaten, wordt automatisch de omschrijving 'document van' gevolgd door de naam van de flexwerker ingevuld.

Melding: 6791

Filtering op bezetting 'onvervuld' beschikbaar binnen planning

Vanaf nu is het mogelijk om in de diensten- en middelenplanning onderscheid te maken tussen de bezettingsstatus 'onvervuld' en 'onvolledig'. Wanneer je filtert op 'onvervuld' worden alleen middelen en diensten getoond waarop geen enkele flexwerker is ingepland.

Melding: 7286

Mutatie op middelen aantal mogelijk in het verleden

Vanaf nu is het mogelijk om het aantal te plannen Flexwerkers op een middel ook in het verleden aan te passen. Om conflicten te voorkomen kunnen aantallen in het verleden alleen worden verhoogd. Bij een wijziging voor een toekomstige datum kunnen de aantallen verhoogd en verlaagd worden.

Melding: 7543