(2021-03) Verlonen vaste medewerkers

De verloning voor jouw vaste medewerkers kun je verwerken in Easyflex. Hierdoor heb je geen apart loonpakket meer nodig en loopt jouw verloning voor flexwerkers en vaste medewerkers in één pakket samen. Door het juist inrichten van de looncomponenten voor vaste medewerkers blijven jouw financiële administraties gescheiden. Alle gegevens van jouw vaste medewerkers leg je vast in Easyflex. Door het instellen van een autorisatierol kun je bepalen welke medewerkers geautoriseerd zijn de gegevens in te zien en bewerken. 

Stap 1: Het tabblad 'Vaste medewerkers' beschikbaar stellen en een autorisatierol toekennen
Voordat je begint met het inrichten van jouw financiële administratie voor de verloning van vaste medewerkers dien het tabblad 'Vaste medewerkers' beschikbaar te stellen. Daarnaast adviseren we je een autorisatierol vast te leggen. Hiermee kun je zelf bepalen welke medewerkers de rechten hebben om gegevens van 'de vaste medewerker' in te kunnen zien. Na het aanmaken van een autorisatierol en het vastleggen van de programmarechten, leg je vast dat je vaste medewerkers gaat verlonen in Easyflex. Er zijn drie overzichten voor vaste medewerkers, namelijk:

• Loonspecificaties VM (vaste medewerkers)
• Loonspecificaties VM (historisch)
• Loonspecificaties VM administratie

Deze dien je beschikbaar te stellen. Met behulp van het programma 'Beheer > Aansturing overzichten' stuur je het gebruik van deze overzichten aan. Dit doe je door toestemming per niveau en eventueel per autorisatierol te verlenen.

Autorisatierol
Je bepaalt op welk niveau en door wie er overzichten kunnen worden geproduceerd en geprint. In het onderdeel 'Beheer > Rollen' kun he een nieuwe autorisatierol aanmaken. Je kunt deze rol bijvoorbeeld 'Vaste medewerkers' noemen. Deze rol ken je toe aan de medewerkers die toegang mogen hebben tot de (loon)gegevens van vaste medewerkers. In 'Beheer > Medewerkers > Rollen' kun je de nieuwe rol toekennen aan de geselecteerde medewerker(s).

Wanneer je geen rol toekent, hebben alle gebruikers die toegang hebben tot de betreffende module de mogelijkheid deze overzichten aan te maken. Het is per module dan nog wel afhankelijk tot welk niveau de medewerker toegang heeft. 

Let op! Leg de autorisatierol 'Vaste medewerker' vast in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie uitvoer' bij het uitvoertype ' Loonadministratie - administratie/intern'.

Programmarechten
Aan de nieuwe rol moeten nu programmarechten worden toegekend. In 'Beheer > Programmarechten' selecteer je de nieuwe rol. Je kiest het programma 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Vaste medewerkers'. Je kunt de rechten activeren met behulp van een vinkje. Indien het vinkje aan staat betekent dit dat het programma onderdeel beschikbaar is. Als het vinkje uit staat betekent dit dat het programma onderdeel niet beschikbaar is. In dit geval dien je eerst een vinkje te zetten voor 'Beheer', gevolgd door 'Bedrijfsinstellingen' en tot slot 'Vaste medewerkers'. 

Stap 2: Stel het tabblad 'Vaste medewerkers' in de bedrijfsinstellingen in
Het volgende tabblad wat verwerkt moet worden, is het tabblad 'Vaste medewerkers'. Deze kun je doen via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Vaste medewerkers'.

Grondslag vakantiegeld over
Het is voor de vaste medewerkers mogelijk om de grondslag van het vakantiegeld handmatig in te stellen. Je hebt keuze uit:

• Opbouw VD (methode uitzendbeding)
  Het loon en de opbouw van de reservering vakantiedagen (VD) zijn samen de grondslag waarover het vakantiegeld wordt gereserveerd.
• Opname VD (methode contractanten)
  Enkel het normale loon en de opnames van de reservering vakantiedagen (VD) zijn de grondslag waarover vakantiegeld wordt gereserveerd. Indien er vakantiedagen worden opgenomen zijn het vervangende werkdagen waarover vakantiegeld wordt gereserveerd.

Gedurende een lopend loonjaar kan de instelling worden gewijzigd. De stand van de reservering vakantiegeld wordt voor iedere vaste medewerker opnieuw bekeken en indien nodig aangepast. Van deze wijzigingen worden journaalposten aangemaakt. Wanneer de instelling wordt gewijzigd, zal er in Backoffice > Exporteren en printen een overzicht 'Wijzigen reservering vakantiegeld' worden aangemaakt. Hierop worden de oude standen, de aanwas en de nieuwe standen getoond per vaste medewerker.

Let op! Dit overzicht wordt automatisch gegenereerd wanneer je de instelling 'Grondslag vakantiegeld over' wijzigt.

Relatie
Hier kun je een relatie selecteren waar een aanvraag en plaatsing op wordt aangemaakt. De plaatsing wordt op basis van de vast te leggen arbeidsovereenkomst voor een vaste medewerker aangemaakt.

Stap 3: Het inrichten van de bedrijfsinstellingen
Het inrichten van de bedrijfsinstellingen wordt hieronder uitgebreid beschreven. Je kunt onderstaande volgorde aanhouden tijdens het inrichten. Het gaat om de volgende tabbladen in het onderdeel 'Beheer > Bedrijfsinstellingen':

• Loonbelasting
• Sector risicogroepen
• Reserveringsschema's
• Sectoren
• Rekeningschema
• Looncomponenten
• Sociale verzekeringen
• Loonproces
• Autorisatie uitvoer
• Vaste medewerkers
• Aftrekposten

Loonbelasting
Wanneer je voor premiegroep 8 (Intermediaire diensten binnen sector 52) of een andere sector een apart loonheffingen subnummer hebt, dien je deze in te voeren in Easyflex. Op het scherm verschijnt een overzicht van alle vastgelegde loonheffingennummers. Als je de knop 'Nieuw' activeert kun je de gegevens van het loonheffingennummer vastleggen. Nieuwe gegevens worden pas opgeslagen nadat de knop 'Opslaan' is geactiveerd. De velden voor de gegevens van de inhoudingsplichtige worden automatisch gevuld. De overige gegevens dien je zelf vast te leggen. Let op: de instelling van het veld 'Loonheffingennummer' is éénmalig en kan achteraf niet meer worden gewijzigd! Het veld 'Aangiftetijdvak' kan na een verwerkte verloning ook niet meer gewijzigd of verwijderd worden! 

Wanneer je geen apart loonheffingen subnummer hebt, hoef je niets vast te leggen. Easyflex adviseert je echter wel een apart subnummer voor jouw vaste medewerkers aan te vragen. Hierdoor kun je de loonaangiften van flexwerkers en vaste medewerkers gescheiden houden. Als je een apart subnummer hebt dien je de loonaangifte voor de vaste medewerkers ook in te stellen middels het overzicht 'Loonaangifte'. Wanneer je de loonaangiften altijd handmatig verzorgt dien je eraan te denken twee loonaangiften te doen.

Sector risicogroepen
In dit tabblad worden de sector risicogroepen opgenomen die nodig zijn voor de uitvoering van de werknemersverzekeringen. Voor het verlonen van vaste medewerkers dien je een nieuwe sector risicogroep aan te maken. Op het scherm verschijnt een overzicht van alle vastgelegde sector risicogroepen. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je risicogroepen toevoegen. 

Nadat je de knop 'Nieuw' hebt geactiveerd, word je gevraagd enkele premiegroep gerelateerde gegevens vast te leggen. Je selecteert het type 'Vaste medewerkers'. De velden 'Premiegroep' en 'Beroepsgroepen' worden automatisch gevuld. Je kunt dit niet meer wijzigen.

Daarna dien je een loonheffingennummer op te geven. Je kunt hier een keuze maken tussen de door jou eerder ingegeven loonheffingennummers (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonbelasting). De sector risicogroep wordt automatisch gevuld met de risicogroep die hoort bij de eerder geselecteerde premiegroep. In het geval van vaste medewerkers is dat 'Intermediaire diensten'.

Wanneer je de gegevens van de sector risicogroep wilt doorboeken naar een journaalpost, kun je de betreffende journaalpostrekening selecteren. Easyflex adviseert je deze in te voeren, wanneer je journaliseert per sector.

Reserveringsschema's
Hier maak je een reserveringsschema aan voor jouw vaste medewerkers. In veel gevallen wordt er een vaste stand aan vakantiedagen gehanteerd voor vaste medewerkers. Hierdoor bevat het reserveringsschema vaak alleen een vakantiegeldreservering. Voor het treffen van voorzieningen in de financiële administratie kunnen extra reserveringscodes worden aangemaakt.

Sectoren
Er dient een sector aangemaakt te worden voor het kunnen verlonen van vaste medewerkers. 

Wanneer je een nieuwe sector aanmaakt dien je een sectorcode en sectornaam vast te leggen. De naam kun je zelf bepalen, bijvoorbeeld voor sectorcode 'VM' en sectornaam 'Vaste medewerkers'. Voor de 'Sectorrisicogroep UWV' selecteer je 'Intermediaire diensten' en bij 'Beroepsgroepen' selecteer je 'Administratief'. Hierna selecteer je het reserveringsschema dat je toe wilt passen voor jouw vaste medewerkers.

Margebewaking is voor vaste medewerkers niet van toepassing. Standaard staat de optie niet aangevinkt. Het aanvinken van deze optie heeft geen gevolgen.

Het is niet nodig, en niet mogelijk, om twee operationele sectoren aan te maken voor vast personeel. 

Rekeningschema
Alle grootboekrekeningnummers die worden gebruikt in jouw financiële administratie voor vaste medewerkers dien je vast te leggen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema'. Daarna kunt je jouw looncomponenten inrichten met deze rekeningnummers. Rekeningnummers voor flexwerkers en vaste medewerkers dienen te allen tijden apart gehouden te worden. Jouw journalisering voor flexwerkers en vaste medewerkers zal anders door elkaar heenlopen en aansluiting vinden wordt dan onmogelijk.

Op het scherm verschijnt een overzicht van het huidige rekeningenschema. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je rekeningen toevoegen. 
Tip: Als je in de rekeningnaam duidelijk aangeeft dat het om een rekeningnummer voor vaste medewerkers gaat, zul je minder snel fouten maken bij het toekennen van de rekeningnummers aan de rekeninggroepen van looncomponenten.

Looncomponenten
De meeste looncomponenten (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten) in Easyflex zijn beschikbaar voor vaste medewerkers en flexwerkers. Sommige zijn alleen beschikbaar voor flexwerkers, bijvoorbeeld het looncomponent 'Premie AZV' en 'Wachtdagencompensatie'. Voor de looncomponenten die je kunt gebruiken voor jouw vaste medewerkers dien je journaalpost gegevens vast te leggen. Looncomponenten die beschikbaar zijn voor zowel flexwerkers als vaste medewerkers zijn door Easyflex standaard beschikbaar gesteld voor beide opties. Je zult per looncomponent moeten bekijken of er journaalpost gegevens vastgelegd dienen te worden. Achter de optie 'Journaalpostgegevens' selecteer je de knop 'Vaste medewerkers'. Per rekeninggroep kun je de nieuw aangemaakte grootboekrekeningnummers selecteren. Je activeert hiervoor de knop 'Zoeken' en selecteert het betreffende rekeningnummer. Indien gewenst kun je de verplichte rekeninggroepen ook uitsplitsen per kostenplaats en kostensoort. Wanneer je een nieuw looncomponent aanmaakt kun je zelf bepalen of deze beschikbaar is voor flexwerkers, vaste medewerkers of beiden. Je kunt deze keuze later niet meer wijzigen.

Sociale verzekeringen
Voor elke sector risicogroep worden door het UWV premiepercentages, dagloonmaxima en franchise bedragen voor de sociale verzekeringswetten vastgesteld. Je selecteert bij 'Premie risicogroep' de optie 'Intermediaire diensten'. Easyflex selecteert automatisch het huidige loonjaar. Wanneer je een SVW premie in de selectie opneemt, wordt automatisch de keuze aangevinkt dat het onderhoud van de premiegegevens wordt onderhouden door Easyflex. Dit heeft als grote voordeel dat eventuele wijzigingen die worden doorgegeven door het UWV automatisch en direct worden doorgevoerd in Easyflex. Zo heb je nooit oude en/of foutieve gegevens, maar altijd de juiste en laatst nieuwe gegevens tot jouw beschikking. Wanneer gekozen is voor onderhoud door Easyflex kan de instelling voor dat jaar op elk moment nog worden omgezet. Zo kun je dus binnen een lopend loonjaar de gegevens van een bepaalde premie zelf gaan onderhouden. Door een vinkje te zetten achter de betreffende premie wordt deze opgenomen in de selectie.

Enkele verzekeringspremies worden per werkgever vastgesteld. Deze moeten daarom door jou zelf worden onderhouden. Ook de 'werkgeverslasten over reserveringen' dien je zelf te onderhouden. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om, m.u.v. de daglonen en de rekenregels, meerdere premiepercentages zelf te onderhouden. Wanneer voor het geselecteerde jaar gekozen is om het onderhoud zelf te verzorgen, kan de keuze voor dat betreffende jaar niet meer ongedaan worden gemaakt. Deze melding wordt ook door Easyflex getoond op het moment dat je ervoor kiest gegevens van een premie zelf te onderhouden. Wanneer je geen gebruik wenst te maken van een sociale verzekering dien je deze wel te selecteren (aanvinken), maar kun je vervolgens het percentage op 0,00% zetten.

Wanneer je de knop 'Zoeken' activeert, wordt een tabblad getoond met de gegevens omtrent deze premiegegevens. Gegevens worden pas opgeslagen nadat je de knop 'Opslaan' activeert. Wanneer de gegevens niet wilt opslaan activeer je de knop 'Annuleren'. Premies die door Easyflex worden onderhouden hoef je niet nogmaals op te slaan.

Loonproces
Vaste medewerkers krijgen hun loon gedurende een vaste periode (maand of 4-weken). Hiervoor dient het loonproces juist ingesteld te zijn. Het kan anders voorkomen dat je wel declaraties accordeert, maar dat deze na het verlonen de status 'In bewerking' blijven houden. In veel gevallen staat het loonproces standaard ingesteld op 'In batch afwikkelen voor alle verstreken loontijdvakken'. Dit betekent dat een maandloon pas na het verstrijken van de maand uitbetaald zal worden, terwijl je dit meestal in de derde week van de huidige maand betaalt. Hetzelfde geldt voor de betalingen voor de 4-weken periode. Easyflex adviseert je één van de volgende opties te activeren:

• In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken
  Wanneer de verloningsrun wordt gestart, worden alle urendeclaraties van de loontijdvakken verloond. In deze situatie worden dus ook alle urendeclaraties verloond van loontijdvakken welke gedeeltelijk binnen en gedeeltelijk buiten een bepaalde verloningsrun vallen.
• Direct afwikkelen voor alle loontijdvakken 
  Alle urendeclaraties van de loontijdvakken worden verloond. Er wordt niet gewacht op de eerstvolgende verloningsrun. In deze situatie worden dus ook alle urendeclaraties verloond van loontijdvakken welke gedeeltelijk binnen en gedeeltelijk buiten een bepaalde verloningsrun vallen.

Het is niet nodig om deze optie als standaard in te stellen. Zodra je een urendeclaratie van een vaste medewerker gaat accorderen zal Easyflex voor de loonverwerking automatisch de optie '..... voor alle loontijdvakken' selecteren. Hierdoor worden de declaraties van jouw vaste medewerkers altijd verloond.

Vaste medewerkers
Nadat je alle bovenstaande tabbladen hebt doorlopen kun je aangeven dat het tabblad 'Vaste medewerkers' operationeel is. Hiervoor selecteer je de optie 'Ja' bij 'Vaste medewerkers operationeel' in dit tabblad. Zodra je het scherm sluit toont Easyflex je de melding dat de controlelijst geproduceerd dient te worden. Maak de controlelijst aan alvorens je verder gaat.

Aftrekposten
Wanneer medewerkers deelnemen aan een pensioenregeling dien je deze ook vast te leggen binnen Easyflex opdat deze verwerkt wordt. Een uitleg over het invoeren van een nieuwe pensioenregeling vind je hier.

Stap 4: Het invoeren van vaste medewerkers
Na het inrichten van de bedrijfsinstellingen kun je medewerkers van het type 'vaste medewerkers' invoeren. Daarna leg je de arbeidsovereenkomst vast. Na het archiveren van de arbeidsovereenkomst wordt er automatisch een plaatsing en bijbehorende urendeclaraties aangemaakt. Je hoeft dus geen aanvraag en/of plaatsing aan te maken. Alleen medewerkers met de betreffende autorisatierol kunnen medewerkers van het type 'vaste medewerkers' invoeren. Wanneer je geen autorisatierol hebt aangemaakt kan iedere medewerker dit type invoeren en opvragen.

Het invoeren van een vaste medewerker werkt op dezelfde wijze als een flexwerker. Bij het invoeren kun je nu wel een keuze maken in het type medewerker. Standaard wordt 'Flexwerker' getoond. Met behulp van de pijltjestoets wijzig je deze in 'Vaste medewerker'. Zolang de medewerker een lopende arbeidsovereenkomst heeft, er declaraties waarvan het tijdvak nog niet is verstreken zijn of reservering standen aanwezig zijn, kun je  het type medewerker niet wijzigen. Zodra de overeenkomst is beëindigd en er zijn geen declaraties van het huidige loontijdvak kun je dit wel wijzigen naar 'flexwerker'. De reserveringen kun je verwijderen of uitbetalen. Houd er rekening mee dat alle gebruikers nu de gegevens van deze medewerker in kunnen zien.

Aanmaken arbeidsovereenkomst
Op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Cao - overige' worden in het veld 'Dienstverbanden' de arbeidsovereenkomsten van de medewerker gearchiveerd. Het betreft hier alleen de dienstverbanden met een overeenkomst voor bepaalde/onbepaalde tijd of voor de duur van een project, tussen de medewerker en de werkmaatschappij. Wanneer je de knop 'Zoeken' activeert kun je een nieuw dienstverband invoeren.

Stap 5: Het verwerken en verlonen van urendeclaraties
Zodra de arbeidsovereenkomst is aangemaakt zal Easyflex automatisch een plaatsing en urendeclaraties aanmaken.

Invoeren vaste beloning 'vast loon'
Om de loonverwerking van een vaste medewerker te doen is het nodig om in het tabblad 'Vaste beloningen' het looncomponent 'vast loon' in te voeren. Dit doe je via 'Frontoffice > Flexwerkers > Vaste beloningen'. Bij het koppelen van de vaste beloning aan de gegenereerde plaatsing, zie je alleen plaatsingen waarvan het declaratietijdvak (de 'basisloon periode' in de arbeidsovereenkomst) gelijk is aan het loontijdvak van de persoon.

Accorderen urendeclaraties
De urendeclaraties voor vaste medewerkers worden, net zoals voor flexwerkers, getoond in het onderdeel 'Frontoffice > Urendeclaraties'. Indien je een rol hebt toegekend aan de autorisatie voor vaste medewerkers kunnen alleen gebruikers met deze rol de urendeclaraties opvragen en bewerken. Indien er geen autorisatie is vastgelegd kan iedere gebruiker deze declaraties inzien en bewerken.

In de urendeclaratie wordt het standaard urenpatroon overgenomen, zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en overgenomen zijn in de plaatsing. Deze ingaven kun je als standaard wijzigen in de plaatsing. Ook kun je deze handmatig wijzigen in de urendeclaratie. Wanneer er in de periode een feestdag valt zal deze dag, mits de medewerker die dag volgens het patroon zou hebben gewerkt, worden gevuld met uren. Het afwikkelen van urendeclaraties werkt hetzelfde als bij flexwerkers.

Let op: als je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' de optie 'In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken' of 'Direct afwikkelen voor alle loontijdvakken' hebt geselecteerd, dan selecteert Easyflex automatisch deze optie bij het accorderen van de urendeclaratie.

Verlonen urendeclaraties
Nadat de urendeclaraties zijn geaccordeerd kun je ze gaan verlonen. Wanneer je een rol hebt toegekend aan de autorisatie voor vaste medewerkers kunnen alleen gebruikers met deze rol de verloning voor vaste medewerkers opstarten. Indien er geen autorisatie is vastgelegd kan iedere gebruiker dit doen. Je dient de volgende stappen te doorlopen:

1. Maak een nieuw overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan (Backoffice > Overzichten).
2. Selecteer 'Vaste medewerker' als type persoon.
3. De overige selectiecriteria worden nu automatisch gevuld. Je kunt geen wijziging aanbrengen. Er zal geen factuur aangemaakt worden.
4. Selecteer de door jou gewenste filterinstelling.
5. Je geeft aan wanneer je het overzicht uit wilt voeren. Daarna activeer je de knop 'Ok'.

Voordat je met de onderstaande stappen verder gaat dient het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' gereed te zijn. Als dit niet het geval is kan het voorkomen dat niet alle medewerkers op het SEPA bestand komen te staan.

1. Maak nu een nieuw overzicht 'Betalingen aanmaken (betaalopdrachten)' aan (Backoffice > Overzichten).
   Er zal nu een SEPA bestand worden aangemaakt. LET OP: indien er tegelijkertijd ook flexwerkers worden verloond zullen deze allen op het SEPA bestand worden getoond. Dit is ongeacht door wie het SEPA bestand wordt aangemaakt. Ook wanneer dit wordt gedaan door een medewerker die geen autorisatie heeft om gegevens van vaste medewerkers in te zien. Tip: We adviseren je altijd eerst de saldilijst aan te maken, zodat je kunt controleren of alle verloningen goed zijn gegaan.
2. Je kunt nu het overzicht 'Loonspecificaties VM (vaste medewerkers)' aanmaken.