(2021-03) Berichtgeving acties en overzichten

Bij het aanmaken van een overzicht of actie kun je optioneel herinneringen of notificaties instellen. Afhankelijk van de instelling kan er een pop-up bericht en/of e-mail en/of sms worden verzonden. Altijd op het actiemoment, maar eventueel ook op vóóraf aangegeven tijdstippen. Het is ook mogelijk om de herinnering bij meerdere personen onder de aandacht te brengen. Via 'Mijn gegevens > Berichtinstellingen' kunnen gebruikers hun voorkeursinstellingen vastleggen.

In het onderdeel 'Beheer > Berichtgeving' kun je berichtgevingen instellen voor processen die door Easyflex worden aangemaakt. Denk hierbij aan onder andere arbeidsongeschiktheidsmeldingen, statuswijzigingen en verzonden loonaangiften. Ook voor het ontvangen van een inschrijving via jouw website of voor een vacaturereactie kun je berichtgevingen instellen, zodat je geen enkele inschrijving mist.

Voorkeursinstellingen

In de module 'Mijn gegevens > Berichtinstellingen' kun je voorkeursinstellingen voor jouw berichtgeving vastleggen. Je kunt instellen wanneer en hoe vaak de berichtgeving plaats moet vinden, wanneer je voor jezelf een berichtgeving vastlegt. Optioneel kun je vastleggen of deze standaard instellingen ook toegepast moeten worden wanneer een collega een berichtgeving voor je vastlegt. De voorkeursinstellingen zijn niet van toepassing op het onderdeel 'Beheer > Berichtgeving'.

Stap 1: De onderdelen waarin je berichtgeving kunt toepassen

In de hieronder genoemde onderdelen kun je de berichtgeving toepassen. Per onderdeel zal worden aangegeven waar je de berichtgeving toe kunt passen. Het instellen van de berichtgeving werkt in elk onderdeel hetzelfde.

• Beheer > Bedrijfsinstellingen > Notificaties
• Backoffice > Overzichten
• Frontoffice > Acties
• Frontoffice > Relaties > Notificaties
• Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen > Notificaties
• Frontoffice > Flexwerkers > Notificaties

Beheer > Bedrijfsinstellingen> Notificaties

Aan iedere notificatie die je vastlegt kun je een berichtgeving koppelen. Je dient dan wel een actie te selecteren. Doe je dit niet, dan kun je ook geen berichtgeving instellen. Of de optie berichtgeving wordt geselecteerd, is afhankelijk van de instellingen in 'Mijn gegevens' van de medewerker die is gekozen bij 'Actie voor'. Indien deze niet automatisch wordt geselecteerd kun je dit handmatig doen. Zodra de optie is geselecteerd kun je de knop 'zoeken' activeren en verschijnt het scherm 'Berichtgeving'. Aan reeds aangemaakte notificaties met de status 'Actie nog afwikkelen' kun je ook een berichtgeving koppelen. Easyflex toont je de volgende melding: 'De actiedatum en tijd ligt niet in de toekomst. De vastgelegde berichtgeving zal daarom vrijwel direct worden uitgevoerd. Wilt u doorgaan?'. 

Backoffice > Overzichten > Lijstcriteria

In elk overzicht dat je aanmaakt kun je bepalen naar wie de gereedmelding moet worden gestuurd. Standaard krijgt de medewerker die het overzicht aanmaakt een pop-up bericht. Je kunt ook instellen dat deze medewerker een e-mail en/of sms bericht dient te ontvangen. Tevens kan een andere medewerker ook een pop-up bericht en/of e-mail en/of sms bericht ontvangen zodra het overzicht gereed is. Om een andere medewerker toe te voegen aan de berichtgeving selecteer je de knop 'zoeken'.

Frontoffice > Acties

Aan elke actie die je vastlegt kun je een berichtgeving koppelen. Je dient dan wel een actie te selecteren. Doe je dit niet, dan kun je geen berichtgeving instellen. Of de optie berichtgeving automatisch wordt geselecteerd, is afhankelijk van de instellingen binnen 'mijn gegevens' van de medewerker die is gekozen bij 'Actie voor'. Zodra de optie is geselecteerd kun je de knop 'zoeken' activeren en verschijnt het scherm 'berichtgeving'. Aan reeds aangemaakte acties met de status 'Actie nog afwikkelen' kun je ook een berichtgeving koppelen, Easyflex toont je de volgende melding; 'De actiedatum en tijd ligt niet in de toekomst. De vastgelegde berichtgeving zal daarom vrijwel direct worden uitgevoerd. Wilt u doorgaan?'. 

Frontoffice > Relaties > Notificaties

Aan elke notificatie die je vastlegt kunt je een berichtgeving koppelen. Ook hier dien je wel een actie te selecteren. 

Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen (Plaatsingen) > Notificaties

Aan elke notificatie die je vastlegt kunt je een berichtgeving koppelen. Ook hier dien je wel een actie te selecteren. 

Frontoffice >Flexwerkers > Notificaties

Aan elke notificatie die je vastlegt kunt je een berichtgeving koppelen. Ook hier dien je wel een actie te selecteren. 

Stap 2: Het toepassen van berichtgeving

Zodra je de optie 'Berichtgeving' hebt geselecteerd en de ' zoek-knop' geactiveerd is, toont Easyflex het scherm 'Berichtgeving'. De volgende gegevens worden getoond:

Betreft
In de regel 'Betreft': voor wie de berichtgeving bestemd is en wanneer de berichtgeving moet plaatsvinden.

Type berichtgeving
Het soort berichtgeving. Standaard is een pop-up bericht geselecteerd. Je kunt hier meerdere berichten aan toevoegen door het activeren van de knop 'Nieuw'.

Aan
De naam van de medewerker, het e-mail adres of mobiele nummer waarvoor het bericht bestemd is.

Opmerkingen

Getoond wordt wanneer de berichtgeving plaatsvindt en of deze herhaald wordt. Heb je standaard instellingen vastgelegd in de module 'Mijn gegevens > Berichtinstellingen', dan wordt bij een pop-up bericht automatisch deze instelling toegepast. Tip: als je met de cursor van de muis boven de melding 'hangt' wordt in een hint de gehele opmerking getoond. 

Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je meerdere soorten van berichtgeving vastleggen. Je kunt ervoor kiezen om de medewerker waarvoor de actie bestemd is een sms en/of e-mail te sturen. Ook kun je een andere collega een bericht laten ontvangen. Door het selecteren van de knop 'Wijzigen' kun je de berichtgeving die op dat moment is geselecteerd wijzigen. Je kunt nu het onderwerp, bericht, ontvanger en berichtinstelling aanpassen. Alleen het 'Type berichtgeving' kun je niet aanpassen. 

Pop-up bericht

De pop-up berichten die horen bij een actiebericht worden, anders dan de overige pop-up berichten binnen Easyflex, paars getoond. Je hebt drie mogelijkheden:

• Toon actie
  Het programma 'Acties' wordt geopend en je kunt direct de actie inzien en indien gewenst afwikkelen.
• Bericht
  Het bericht behorende bij de gereedmelding wordt getoond. Hierin wordt detailinformatie getoond, bijvoorbeeld wanneer het proces is aangevangen en beëindigd. Vanuit dit lijstbericht is het ook nog mogelijk om direct de actie te bekijken via het programma 'Acties'.
• Sluiten
  Wanneer je niet direct de lijst wilt bekijken, kun je de optie 'Sluiten' activeren, het actiebericht wordt in jouw berichtenarchief opgeslagen. Je kunt het nu op een later tijdstip openen. Als er opgeslagen berichten zijn, wordt boven in de communicatie module het volgende teken getoond:

  

  Met een dubbel klik op dit teken, wordt automatisch het berichtenarchief geopend en alle berichten worden getoond.

Stap 3: Leg standaardinstellingen vast voor de berichtgeving bij acties

In de module 'Mijn gegevens > Berichtinstellingen' kun je standaardinstellingen vastleggen voor de berichtgeving bij acties. De instelling van het moment waarop de berichtgeving moet plaatsvinden en eventueel het herhalen van de berichtgeving wordt nu automatisch toegepast wanneer je voor jezelf een actie aanmaakt. Wil je dat deze standaard instelling ook wordt toegepast wanneer een collega een actie voor je vastlegt, dan selecteer je de optie 'Herinner mij standaard bij acties'. Deze instelling geldt alleen voor de pop-up berichten. Wanneer je ook een sms en/of e-mail bericht als berichtgeving ingeeft worden deze instellingen niet overgenomen.

Ook kun je aangeven of je een pop-up bericht wilt ontvangen en zo ja, hoe lang deze getoond moet worden. Wanneer je met de cursor in het veld van de kolom 'Bericht' klikt kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden:

• Niet tonen
• Tonen gedurende 12 seconden
• Tonen gedurende 20 seconden
• Tonen en laten staan

Je kunt er ook voor kiezen om bij een ontvangen bericht een signaal te laten horen. Je hebt hier de keuze uit 'Aan (signaal)' en 'Uit'. Daarnaast kun je ook tijdstippen van berichtgeving en herinneringen bij standaard acties vastleggen. 

Stap 4: Leg berichtgeving vast in Beheer

Met de berichtenservice van Easyflex kun je jezelf en/of anderen berichten laten ontvangen. Bijvoorbeeld wanneer een flexwerker zich via de website heeft ingeschreven of heeft gereageerd op een vacature, maar ook van verzonden Reflex ziekmeldingen. Afhankelijk van de instelling kan er een pop-up bericht en/of e-mail en/of sms worden verzonden. Dit kun je standaard instellen via Beheer > Berichtgeving. 

vergroot afbeelding

Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je aan elk onderdeel één of meerdere berichtgevingen koppelen. Met de knop 'Wijzigen' kun je een berichtgeving die reeds is aangemaakt wijzigen. Je kunt het onderwerp, bericht en de ontvanger(s) aanpassen. Alleen het 'Type berichtgeving' kunt je niet aanpassen. Wanneer je een reeds bestaande berichtgeving wilt verwijderen activeer je de knop 'Verwijderen'.

Aan elk onderdeel kun je één of meerdere berichtgevingen koppelen. Ook hiervoor gelden de eerder beschreven manieren van berichtgeving.