(2021-03) DataChecker 1

Niet iedereen binnen een organisatie heeft de kennis om id-bewijzen op echtheid te toetsen. Jij als werkgever hebt door wet- en regelgeving dagelijks te maken met controle van ID-bewijzen. Je dient van iedere flexwerker het ID-bewijs te controleren op echtheid. Tevens is het één van de eisen dat je een goed leesbare kopie in jouw administratie opneemt, waarbij een rijbewijs niet als identificatiebewijs geldt.

DataChecker biedt jou een dienst aan waarmee je snel en gemakkelijk een identificatiebewijs kunt laten controleren. Easyflex heeft een koppeling gerealiseerd waardoor je dit proces rechtstreeks vanuit Easyflex kunt aansturen. De rapportage die door DataChecker wordt gegenereerd kun je terugvinden in het portaal van DataChecker.

Over de mogelijkheden van DataChecker en voor meer informatie verwijzen we je door naar de helpdesk van DataChecker:

DataChecker.nl
T: 085-401 2650
E: helpdesk@datachecker.nl

DataChecker is een externe dienst en voor het gebruik ervan ga je een overeenkomst met DataChecker aan. Je dient eerst contact op te nemen met DataChecker. Van hen ontvang je een licentie-id en een key die je dient vast te leggen in de Beheersinstellingen in Easyflex.

Je kunt verschillende soorten scans laten uitvoeren door DataChecker:

• Basis scan: volledig geautomatiseerde MRZ-controle*
• Plus scan: geautomatiseerd + check door een documenten expert
• Expert scan: volledige check door een documenten expert
• Right to work: volledige ID-Check + Verblijfssticker en Tewerkstellingsvergunning

* MRZ staat voor Machine Readable Zone, dit zijn de 3 regels op de achterkant van een ID, of 2 regels op een paspoort. Aan de hand van deze regels kan de data uit een document gelezen worden.

Bovenstaande informatie komt uit de documentatie van DataChecker. Voor meer informatie kun je contact opnemen met DataChecker.

Stap 1: Programmarechten inrichten in 'Beheer' 

Voordat je kunt beginnen met het inrichten en gebruiken van DataChecker dien je eerst de tabbladen beschikbaar te stellen. Via het onderdeel 'Beheer > Programmarechten' ken je rechten toe aan één of meerdere rollen. Je kunt er ook voor kiezen een nieuwe rol 'DataChecker' aan te maken. Deze ken je dan toe aan de medewerkers die gebruik mogen maken van de dienst. Voor de medewerker die de inrichting doet dien je het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > DataChecker' beschikbaar te stellen. Medewerkers die gebruik gaan maken van de dienst geef je toegang tot de tabbladen 'Frontoffice > Flexwerkers > Identiteitsgegevens / Nieuwe scan' en 'Frontoffice > Flexwerkers > DataChecker /Nieuwe scan'.

Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > DataChecker' kun je vastleggen of je wel of geen gebruik wenst te maken van DataChecker. Wanneer je aangeeft er geen gebruik van te maken, worden de tabbladen die betrekking hebben op DataChecker automatisch uitgeschakeld.

Stap 2: Activeer DataChecker in 'Beheer'

Wanneer je gebruik gaat maken van DataChecker zet je op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > DataChecker' het vinkje aan bij 'Ingeschakeld' en vul je de licentie-id en key van DataChecker in.

Stap 3: Pas de berichtgeving aan voor DataChecker

Nadat je een identificatiebewijs verstuurt naar DataChecker ontvang je na enige tijd een goed- of afkeuring van DataChecker. In 'Beheer > Berichtgeving' geef je aan wie dit bericht moet ontvangen en op welke wijze dat dient te gebeuren. Wanneer je de berichtgeving 'Scanresultaten DataChecker' selecteert bij 'Beheer > Berichtgeving' kun je een nieuwe of reeds bestaande berichtgeving aanmaken en/of wijzigen. Zo kun je aangeven wie binnen de organisatie de berichten ontvangen en op welke wijze deze verzonden worden.

Stap 4: Het vastleggen en versturen van een identiteitsbewijs

Op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Identiteitsgegevens' kun je identiteitsbewijzen importeren of scannen. Wanneer je de knop 'DataChecker' activeert, wordt het scherm 'Nieuwe scan' geopend.

Wanneer je vanuit Easyflex een afbeelding inscant wordt deze altijd als JPEG bestand opgeslagen. De afbeelding moet in kleur zijn en kan dus geen scan zijn van een kopie in zwart/wit. Als de afbeeldingen als een PDF bestand worden geïmporteerd, moet dit bestaan uit de voor - en achterkant en de eventuele tewerkstellingsvergunning. 

Let op!

- Bij alle scans die je naar DataChecker verstuurt moeten de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs in aparte bestanden staan.
- Wanneer je een controle van een paspoort wilt laten uitvoeren, hoef je alleen de pagina met daarop de foto van de werknemer te versturen. De pagina tegenover/naast de fotopagina is dus geen vereiste om mee te sturen en in het geval van een paspoort hoef je dus ook maar 1 bestand te versturen; namelijk de voorkant.