(2021-03) Starten met Easyflex

Wanneer je voor het eerst de Easyflex applicatie opent zijn er diverse instellingen welke moeten worden uitgevoerd voordat je daadwerkelijk met 'Backoffice' en 'Frontoffice' kunt gaan werken. In deze procesbeschrijving worden alle stappen vermeld die noodzakelijk zijn en er wordt per stap informatie en uitleg gegeven. Je kunt op elk gewenst moment de controlelijst verwerken. Het rapport van de controlelijst toont welke onderdelen (nog) niet compleet zijn verwerkt. Ook kun je op de controlelijst zien welke gevolgen dit heeft op de werking van de gehele werkmaatschappij.

Stap 1: Start Easyflex en log in als beheerder
Wanneer je voor de eerste keer inlogt in Easyflex doe je dat als 'beheerder'. Deze medewerker is aangemaakt door Easyflex. Je ontvangt van Easyflex een wachtwoord waarmee je éénmalig kunt inloggen. Dit wachtwoord kan bestaan uit hoofdletters, kleine letters, cijfers of een combinatie hiervan. Je kunt zelf het wachtwoord wijzigen nadat je voor de eerste keer bent ingelogd. Alleen het eerste wachtwoord is bekend bij het service center van Easyflex. Nadat de beheerder het wachtwoord heeft gewijzigd, is het niet mogelijk om wachtwoorden van gebruikers te bekijken.

Naam: beheerder
Bedrijfsnaam: vul de bedrijfsnaam van je organisatie in (de bedrijfsnaam is in overleg met Easyflex vastgelegd)
Wachtwoord: vul het éénmalige wachtwoord van Easyflex in

Welkom bij Easyflex
Na inloggen zie je bovenin alle modules van Easyflex:

• beheer
• backoffice
• frontoffice
• mijn gegevens
• help
• teamviewer
• stel een vraag

In iedere module zijn meerdere onderdelen. Hieronder volgt een overzicht van elke module en de daarbij behorende onderdelen.

Beheer
Binnen de module 'beheer' worden de algemene instellingen van de werkmaatschappij vastgelegd. Onderstaand alle onderdelen waaruit de module ‘beheer’ bestaat.  

Locaties
Alle locaties van de werkmaatschappij worden hier vastgelegd.

Rayons
Je kunt jouw werkmaatschappij onderverdelen in diverse rayons. Een rayon bestaat vaak uit meerdere locaties, bijvoorbeeld Rayon – Zuid. Alle locaties van Zuid-Nederland behoren tot dit rayon. Aan elk rayon kun je één of meerdere locaties koppelen.

Rollen
Aan elke medewerkers van jouw werkmaatschappij moeten rollen toegekend worden. Voor iedere rol kan worden vastgelegd welke programma's en programmaonderdelen kunnen worden gebruikt. Ook kan er voor diverse onderdelen binnen Easyflex autorisatie worden verleend aan bepaalde rollen.

Programmarechten
Aan iedere rol moeten programmarechten worden gekoppeld. Zo bepaal je per rol welke modules en tabbladen beschikbaar zijn.

Medewerkers
Alle medewerkers die werkzaam zijn bij de werkmaatschappij (en toegang nodig hebben tot Easyflex) moeten worden vastgelegd. Voor elke medewerker dienen o.a. licenties en rollen te worden vastgelegd en bepaald.

Inlogbeleid
Hier kun je vastleggen of je voor de gehele werkmaatschappij gebruik wilt maken van two-factor authentication en/of inloggen met e-mailadres.

IP filters
Hiermee kun je o.a. voorkomen dat medewerkers inloggen vanaf andere locaties (computers) dan de locatie waar zij werkzaam zijn. Maar ook kun je medewerkers juist toestemming geven om vanuit een andere locatie (computer) in te loggen, bijvoorbeeld als een medewerker thuis mag werken.

Bedrijfsinstellingen
Binnen de bedrijfsinstellingen worden beleidsmatige zaken vastgelegd, zoals toegangstijden, e-mailgebruik, maar ook autorisatierollen voor diverse onderdelen.

Berichtgeving
Met de berichtenservice van Easyflex kun je jezelf en/of anderen berichten laten ontvangen. Bijvoorbeeld wanneer een flexwerker zich via de website heeft ingeschreven of heeft gereageerd op een vacature, maar ook van verzonden Reflex ziekmeldingen. Afhankelijk van de instelling kan er een pop-upbericht en/of e-mail en/of sms worden verzonden.

Selectietabellen
Voor de juiste invoer van relaties en flexwerkers kun je selectietabellen bepalen. Hierin kan onder meer worden vastgelegd wat de reden van een relatie is voor het plaatsen van een aanvraag en wat de eerste indruk van een flexwerker is bij de inschrijving.

Aansturing overzichten
Met behulp van dit onderdeel stuur je het gebruik van overzichten aan. Dit doe je door toestemming per niveau en eventueel per autorisatierol te verlenen. Zo bepaal je op welk niveau en door wie er overzichten kunnen worden geproduceerd en geprint.

Controlelijst
Met dit onderdeel kun je een controlelijst genereren betreft de bedrijfsinstellingen van Easyflex.

Processen
Met dit onderdeel kun je bekijken welke processen (overzichten) openstaan, zijn ingepland of reeds zijn aangemaakt. Het betreft alle overzichten welke zijn aangemaakt in de modules 'Backoffice', 'Frontoffice' en 'Mijn gegevens'.

Document management
Binnen dit onderdeel kun je onder andere templates voor documenten vastleggen. Templates kunnen worden vastgelegd voor o.a. uitzendbevestigingen, arbeidsovereenkomsten, facturen en loonspecificaties. Daarnaast kun je voor verschillende documenten bepalen of je hier signaleringen aan wilt koppelen en eventueel de digitale handtekening wilt toepassen.

Backoffice
De module 'Backoffice' bevat processen welke betrekking hebben op de gehele werkmaatschappij. Hieronder een beschrijving van de onderdelen in de 'Backoffice'.

Exporteren en printen
Dit onderdeel is een overzicht van alle export- en printbestanden welke zijn geproduceerd.

Betalingsverkeer
Alle verwerkte en nog te verwerken betalingen worden in dit onderdeel getoond.

Belastingdienst
Overzichten met betrekking tot de belastingdienst kunnen in dit onderdeel worden geproduceerd en verwerkt.

Loonaangiften
Binnen dit onderdeel kun je de loonaangiften van de werkmaatschappij raadplegen. Ook kun je de loonaangiften exporteren en kun je gegevens van de nog aan te geven loonaangifte handmatig muteren.

Inkomstenberichten
Berichten die verstuurd zijn naar de SNG worden hier getoond.

Arbeidsongeschiktheid
Digipoort berichten die verzonden zijn door het UWV worden hier getoond.

APG
Berichten die verstuurd zijn naar APG worden hier getoond.

Audit
Met dit onderdeel kunnen controleurs van bijvoorbeeld de VRO, Crop of Cicero selecties uitvoeren op flexwerkers en/of facturen. Deze controles vinden met name plaats in het kader van de NEN 4400 audits.

Overzichten
Hier vind je diverse overzichten welke op Backofficeniveau kunnen worden geproduceerd. Zo kun je bestaande overzichten raadplegen en nieuwe overzichten aanmaken.

Management dashboard
In dit onderdeel kun je inzicht krijgen in verschillende managementgegevens.

frontoffice
De module 'Frontoffice' bevat onderdelen waarin specifieke zaken kunnen worden vastgelegd. Dit is tevens de module waarin flexwerkers en relaties worden onderhouden. Hieronder de onderdelen van de module 'Frontoffice'.

Relaties
Binnen dit onderdeel kun je nieuwe relaties invoeren en bestaande relaties onderhouden.

Flexwerkers
Binnen dit onderdeel kun je nieuwe flexwerkers invoeren en bestaande flexwerkers onderhouden.

Urendeclaraties
Binnen dit onderdeel kun je alle urendeclaraties van de werkmaatschappij opvragen en verwerken. Aan de hand van deze urendeclaraties kunnen de uren worden verwerkt voor de verloning.

Correcties
Binnen dit onderdeel kun je foutief ingevoerde gegevens in de urendeclaratie corrigeren.

Tijdberichten
Alle flexwerkers waarvan uren zijn binnengekomen via een tijdregistratiesysteem worden in dit tabblad getoond. De uren worden direct in de urendeclaratie van de flexwerker gezet. Je hoeft de urendeclaratie alleen nog maar te accorderen.

Acties
Binnen dit onderdeel kun je een actielijst opvragen. Het betreft hier acties welke bij een flexwerker of relatie zijn vastgelegd, maar ook acties welke niet gerelateerd zijn aan een flexwerker of relatie. Je kunt op deze manier binnen Easyflex een agenda beheren.

Leegloop en bezetting
Binnen dit onderdeel kun je de leegloop van de werkmaatschappij raadplegen en hier tijdig op signaleren.

Locatie en route-informatie
Binnen dit onderdeel kun je locatiekaarten, satellietkaarten en routebeschrijvingen opvragen.

Matching
Met behulp van dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle vastgelegde matchingopdrachten. Uiteraard kun je ook nieuwe matches aanmaken.

Aanvragen
Binnen dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle aanvragen van relaties.

Vacaturereacties
Binnen dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle reacties op jouw vacatures die op internet staan.

Sollicitaties
Binnen dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle vastgelegde sollicitaties van de werkmaatschappij.

Tewerkgesteld
Binnen dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle tewerkgestelde flexwerkers.

Arbeidsongeschiktheid
Binnen dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle flexwerkers die arbeidsongeschikt zijn gemeld.

Inschrijvingen website
Wanneer flexwerkers zich op jouw website inschrijven worden deze gegevens hier getoond.

EDM website
Binnen dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle eerstedagsmeldingen die via de website zijn ingediend.

Pro forma loon
Binnen dit onderdeel kun je een pro forma loonberekening maken voor de flexwerker.

Overzichten
Hier vind je diverse overzichten welke op frontoffice-niveau kunnen worden geproduceerd. Zo kun je bestaande overzichten raadplegen en nieuwe overzichten aanmaken.

Management dashboard
Voor het raadplegen van de verschillende managementgegevens heb je de beschikking over het management dashboard.

Documentenbeheer
In dit tabblad kun je alle signaleringen terugzien van documenten en de status van documenten die zijn aangeboden voor digitale handtekening.

Mijn gegevens
De module ‘mijn gegevens' bevat onderdelen en processen welke specifiek gelden voor de medewerker welke is ingelogd.

Berichtinstellingen
Elke gebruiker van Easyflex kan zelf zijn berichtinstellingen bepalen voor het ontvangen van berichten. Binnen dit onderdeel kunnen deze instellingen worden bepaald.

Wachtwoord
Binnen dit onderdeel is het mogelijk het wachtwoord waarmee de medewerker toegang tot Easyflex krijgt te wijzigen.

Werklocatie
Binnen dit onderdeel worden de instellingen van de medewerker omtrent de werklocatie getoond. Je kunt ook nieuwe of gewijzigde instellingen ingeven.

Overzichten
Hier vind je diverse overzichten welke op medewerker niveau kunnen worden geproduceerd. Zo kun je bestaande overzichten raadplegen en nieuwe overzichten aanmaken.

Management dashboard
Voor het raadplegen van de verschillende managementgegevens heb je de beschikking over het management dashboard.

Help
Door op de knop ‘help’ te klikken wordt er een pagina geopend met het handboek van Easyflex.

Teamviewer
Wanneer je contact het met het service center van Easyflex kan het zijn dat onze consultant met je mee wilt kijken op jouw scherm. Door de knop ‘teamviewer’ te activeren geef je onze medewerker de mogelijkheid met je mee te kijken. 

Stel een vraag
Door op ‘stel een vraag’ te klikken kun je direct een e-mail sturen naar het service center van Easyflex.

Stap 2: Leg minimaal één locatie vast in Beheer
Je kunt nu eerst locaties in te voeren. Deze maak je aan in de module 'Beheer' op het tabblad 'Locaties'. Je maakt een locatie aan door het activeren van de knop 'Nieuw'. Alleen de verplichte velden binnen dit tabblad worden in deze procesbeschrijving beschreven. Voor een uitgebreide beschrijving van 'Locaties' verwijzen we je naar de pagina informatie (Beheer > Locaties).

Locatiecode
In dit veld dien je een locatiecode in te geven. Deze code mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De letters worden automatisch als hoofdletters geplaatst. Iedere code kan maar éénmalig worden gebruikt. Dit betekent dat iedere locatie een unieke locatiecode heeft.

Zoeknaam
In dit veld dien je een zoeknaam voor de locatie in te geven. Dit is de naam van de vestiging waarop alfabetisch kan worden gezocht. De letters worden automatisch als hoofdletters geplaatst. Vaak betreft de zoeknaam een afkorting van de volledige locatienaam.

Aanduiding locatie
In dit veld kun je de volledige naamaanduiding van de locatie ingeven.

Land
Je dient de landcode van de locatie te selecteren. Easyflex vult de landgegevens automatisch met NL Nederland.

Plaats
Je dient de plaatsnaam van de locatie in te geven. De letters worden automatisch als hoofdletters geplaatst.

Dit zijn de verplichte velden die bij het invoeren van een locatie dienen te worden ingegeven. Je kunt nu de knop 'Opslaan' activeren. Wanneer je de gegevens niet wilt opslaan, activeer je de knop 'Annuleren'. Let op: wanneer je kiest voor ‘annuleren’ zijn alle gegevens verloren. Wanneer er minimaal één locatie is vastgelegd, kun je de algemene gegevens van de werkmaatschappij invoeren.

Stap 3: Het invoeren van de algemene gegevens van jouw werkmaatschappij
Wanneer er minimaal één locatie is vastgelegd, kun je de algemene gegevens van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij invoeren. Ook binnen deze procesbeschrijving worden alleen de verplichte velden beschreven. Voor een uitgebreide beschrijving van het tabblad 'Algemeen' verwijzen we je naar de pagina informatie.

Bedrijfsinstellingen

Algemeen
De gegevens in deze rubriek zijn van belang voor het correct aansturen en hanteren van de regelgeving. Tevens worden deze gegevens gebruikt voor de aanlevering van digitale gegevens aan de loonbelasting/weekaanlevering.

Commerciële bedrijfsnaam
In dit veld geef je de volledige commerciële bedrijfsnaam in van jouw werkmaatschappij.

Adres
Het adres van de werkmaatschappij dien je in dit veld in te geven.

Postcode en plaats
De postcode en plaats van de werkmaatschappij dien je in dit veld in te geven.

Aard van het bedrijf
In dit veld geef je aan in welke aard de administratie van de werkmaatschappij wordt uitgevoerd.
Bijvoorbeeld: Uitzendbureau - Detacheringsbureau.

Lidmaatschap
In dit veld dien je op te geven of de werkmaatschappij lid is van een van de brancheorganisaties voor de uitzendbranche. Je kunt een keuze te maken uit de volgende mogelijkheden:

• ABU lidmaatschap
• NBBU lidmaatschap
• VPO lidmaatschap
• Geen lidmaatschap van ABU of NBBU

Volgt regelgeving van
Aan de hand van deze instelling stuurt Easyflex de processen aan die betrekking hebben op de regelgeving. Deze instelling kan niet meer worden gewijzigd zodra je de OK knop op dit tabblad hebt geactiveerd. Wanneer je hebt gekozen voor het lidmaatschap van een brancheorganisatie (ABU, NBBU of VPO) wordt dit veld automatisch ingesteld op de bijbehorende CAO met eventueel de arbeidsvoorwaardenregeling. Indien de werkmaatschappij niet bij de ABU, NBBU of VPO is aangesloten, is het van belang om te weten of de werkmaatschappij door de wet als uitzendbureau wordt aangemerkt. Is dit niet het geval, dan kies je voor het "Wettelijk periode-/ketensysteem" en anders voor het "Wettelijk beding en periode-/ketensyteem". Op het moment dat een CAO ‘algemeen verbindend’ is verklaard en je door de wet als uitzendbureau wordt aangemerkt, selecteer je de CAO die algemeen verbindend is verklaard.

Met ingang van 1 april 2009 is de nieuwe ABU CAO in werking getreden. De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft de CAO voor Uitzendkrachten 2009-2014 algemeen verbindend verklaard. De algemeen verbindend verklaring betekent dat de ABU-CAO voor uitzendkrachten van toepassing is voor alle uitzendkrachten in Nederland. Ook uitzendbureaus die niet bij de ABU zijn aangesloten moeten zich aan deze CAO houden met uitzondering van de leden van de NBBU welke een dispensatie hebben. Het besluit is gepubliceerd in de Staatscourant d.d. 23-06-2009, nr. 113, onder UAW Nr. 10918. Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en heeft geen terugwerkende kracht.

De keuzemogelijkheden zijn:

ABU CAO
NBBU CAO
ABU CAO met VPO Arbeidsvoorwaarden
Wettelijk beding en periode-/ketensysteem
Wettelijk periode-/ketensysteem

Sectorindeling (verplicht)
In dit veld dien je een sectorindeling te selecteren. Je hebt keuze uit:

• 01 Agrarisch bedrijf
• 12 Metaal- en technische bedrijfstakken
• 35 Gezondheid, geestelijk/maatschappelijke belangen
• 43 Zakelijke dienstverlening I
• 44 Zakelijke dienstverlening II
• 45 Zakelijke dienstverlening III
• 52 Uitzendbedrijven
• 54 Culturele instellingen

Wanneer er een loonheffingennummer op het tabblad 'Loonbelasting' is vastgelegd, is het wijzigen van de sectorindeling niet meer mogelijk.

Marktmonitor statistiek
Wanneer jouw werkmaatschappij ten behoeve van de marktmonitor statistische gegevens verstrekt, kun je dit hier aangeven.

Deelnemer marktmonitor
Wanneer jouw werkmaatschappij deelnemer is van de marktmonitor kies je voor 'Ja' en anders voor 'Nee'. Wanneer je voor 'Ja' hebt gekozen, ben je verplicht een respondentnummer op te geven. Wanneer je voor 'Nee' hebt gekozen, is het veld respondentnummer niet beschikbaar.

Je hebt nu alle verplichte gegevens ingevuld. Voordat je verder kunt gaan met het ingeven van de bedrijfsinstellingen, dien je eerst het onderdeel 'Rollen' te vullen. De uitleg hiervan kun je vinden in de volgende stap (4).

Stap 4 Het toekennen van rollen en programmarechten aan medewerkers

Nadat de algemene gegevens van de werkmaatschappij zijn vastgelegd, dien je eerst rollen vast te leggen.

Beheer > Rollen
Je bent verplicht om rollen aan te maken, voordat je kunt gaan werken in Easyflex. Dit kun je doen via Beheer > Rollen. Binnen deze stap wordt ook uitgelegd hoe je programmarechten aan de aangemaakte rollen kunt koppelen en hoe je medewerkers kunt gaan invoeren.

Aan iedere medewerker van jouw werkmaatschappij moet je één of meerdere rollen toekennen. Voor iedere rol kan worden vastgelegd welke programma's en programmaonderdelen kunnen worden gebruikt. Ook kan er voor diverse onderdelen binnen Easyflex autorisatie worden verleend aan bepaalde rollen. Voorbeelden van rollen zijn; intercedent, vestigingsmanager, stagiair etc.

Je kunt aan één medewerker meerdere rollen toekennen. Zo kun je bijvoorbeeld een rol 'Basisrechten' aanmaken. Aan deze rol koppel je de standaard basisprogramma's en programmaonderdelen. Welke dit zijn is afhankelijk van het beleid binnen jouw werkmaatschappij. Vervolgens wordt deze rol aan alle medewerkers toegekend. Naast deze rol maak je bijvoorbeeld een rol 'Vestigingsmanager' aan. Hieraan koppel je programma's en programmaonderdelen welke alleen beschikbaar dienen te zijn voor de vestigingsmanager. De vestigingsmanager krijgt de rol 'Basisrechten' én de rol 'Vestigingsmanager'. Zo hoef je niet voor elke rol opnieuw de standaard basisrechten vast te leggen. Zo kun je verschillende rollen aanmaken voor diverse functieniveaus binnen jouw werkmaatschappij.

Nieuwe rol invoeren
Wanneer je het onderdeel 'Rollen' voor het eerst opent toont Easyflex een blanco scherm. Je selecteert de knop 'Nieuw'. Er wordt een venster getoond met daarin de titel 'Rol toevoegen'. Je geeft de naam van de rol in en kiest voor de knop 'Opslaan'. De rol is aangemaakt.

Beheer > Programmarechten
Aan iedere rol dien je programmarechten toe te kennen. Het toekennen van programmarechten aan een bepaalde rol gebeurt binnen het onderdeel 'Programmarechten'. 

Je selecteert de rol waaraan je programmarechten wilt toekennen. Vervolgens selecteer je door het plusteken aan te klikken een bepaalde module, bijvoorbeeld 'Beheer' of 'Frontoffice'. Alle beschikbare onderdelen binnen de geselecteerde module worden getoond. Indien er voor een bepaald onderdeel weer een plusteken staat, betekent dit dat het onderdeel uit meerdere tabbladen bestaat en dat je per tabblad rechten kunt toekennen.

Je kunt de rechten activeren met behulp van een vinkje (aan de rechterkant). Een vinkje achter een onderdeel betekent dat het programmaonderdeel beschikbaar is. Het vinkje uit betekent dat het programma niet beschikbaar is.
Het is niet mogelijk om één complete module direct beschikbaar te stellen. Je geeft de beschikbaarheid aan per onderdeel en/of per tabblad. Je kunt ook kiezen voor de knop 'Alles beschikbaar'. Met deze actie worden alle onderdelen en tabbladen van alle modules beschikbaar gesteld. Sommige programma's en/of tabbladen zijn verplicht beschikbaar, hier kun je het vinkje niet uitzetten.

Beheer > Bedrijfsinstellingen > Toegangstijden
Voordat jouw medewerkers kunnen inloggen in Easyflex dienen er eerst toegangstijden te worden vastgelegd. De toegangstijden kun je vastleggen binnen het onderdeel Bedrijfsinstellingen op het tabblad 'Toegangstijden'. De met Easyflex contractueel overeengekomen toegangstijden vind je in de eerste twee kolommen op dit tabblad. De voor jouw werkmaatschappij geldende toegangstijden kun je in de laatste twee kolommen vastleggen. Ook dien je vast te leggen na hoeveel minuten gebruikers automatisch worden uitgelogd. Voor uitgebreide informatie omtrent de toegangstijden, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Beheer > Medewerkers
We adviseren je om na het vastleggen van toegangstijden, rollen en programmarechten ook direct medewerkers in te gaan voeren. Je kunt per medewerker licentiesleutels en programmarechten toekennen. Zo kan iedere medewerker direct op de juiste manier inloggen en kun je bijvoorbeeld de gegevens invoeren van de medewerker welke verantwoordelijk is voor de bedrijfsmatige inrichting van Easyflex, zodat deze verder kan gaan met het proces 'Starten met Easyflex'. 

Je kunt ook de gegevens van medewerker 'Beheerder' (welke automatisch is aangemaakt door Easyflex) wijzigen in gegevens van een medewerker van de werkmaatschappij. De rol 'Beheerder' die aan deze medewerker is gekoppeld kan echter nooit meer worden verwijderd, evenals de licentiesleutel.

Vastleggen medewerkers
Je selecteert in de module Beheer het onderdeel 'Medewerkers' en kiest voor de knop 'Nieuw'. Automatisch wordt nu het tabblad 'algemeen' geopend. Aan iedere nieuwe medewerker welke je invoert wordt automatisch een medewerkersnummer toegekend. Aan dit medewerkersnummer worden de eigenaarsrechten gekoppeld. Binnen deze procesbeschrijving worden alleen de velden beschreven welke verplicht zijn. Voor meer informatie omtrent medewerkers, bijvoorbeeld hoe je afwijkende toegangstijden kunt vastleggen, verwijzen we je naar de pagina informatie (Beheer > Medewerkers).

Inlognaam
Voor een medewerker dien je een inlognaam in te geven. Dit is één woord zonder spaties, waarmee de medewerker kan inloggen in Easyflex. Je kunt letters en cijfers ingeven. Je kunt in dit veld geen hoofdletters ingeven. Vaak wordt de voornaam van de medewerker gebruikt als inlognaam.

Roepnaam / Briefvorm / Geslacht
In dit veld dien je de roepnaam van de medewerker in te geven.

De ondertekening van uitgaande correspondentie van een medewerker is middels de Jij-vorm (roepnaam) of de U-vorm (voorletters) mogelijk. Wanneer je een roepnaam ingeeft, wordt automatisch de Jij-vorm getoond. Met behulp van het pijltje kun he deze keuze, indien gewenst, wijzigen naar de U-vorm. Of de Jij-vorm ook daadwerkelijk wordt gebruikt in de ondertekening van de uitgaande correspondentie is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie).

Vervolgens kun je het geslacht van de medewerker kiezen.

Achternaam / Voorletters / Voorvoegsels
In dit veld dien je de achternaam, voorletters en eventuele voorvoegsels van de medewerker in te geven.

Locatie
Elke medewerker behoort tot een locatie van jouw werkmaatschappij. In dit veld kun je de locatie te selecteren waar de medewerker werkzaam is.

Vervolgens dien je de medewerker een licentiesleutel te geven en kun je een zojuist aangemaakte rol toekennen aan de medewerker, voordat deze kan inloggen in Easyflex. Je blijft in het onderdeel ‘medewerkers’ en selecteert achtereenvolgens de tabbladen 'licentie' en 'rollen'.

Beheer > Medewerkers > Licenties
Op het tabblad 'licenties' kun je licentiesleutels toevoegen en verwijderen. Je selecteert de knop 'Toevoegen' en maakt een keuze uit de beschikbare licentiesleutels welke worden getoond. Wanneer er geen licentiesleutels meer beschikbaar zijn, verschijnt er een blanco venster. Je kunt licenties bijbestellen via ‘Beheer > Administratie > Licenties’.

Easyflex toont nu automatisch een wachtwoord. Met dit wachtwoord kan de nieuw aangemaakte medewerker éénmalig inloggen. Dit wachtwoord kan bestaan uit hoofdletters, kleine letters, cijfers of een combinatie. De medewerker dient dit wachtwoord precies over te nemen wanneer deze voor het eerst inlogt in Easyflex. Nadat de medewerker éénmalig met het wachtwoord heeft ingelogd, is de medewerker verplicht een nieuw (zelf gekozen) wachtwoord in te geven.

Beheer > Medewerkers > Rollen
Binnen het tabblad 'rollen' kun je rollen toekennen (en afnemen) aan medewerkers. In het venster aan de rechterkant staan alle beschikbare rollen. Deze kun je met de pijltjestoets naar links verplaatsen. Aan de linkerkant zie je alle rollen die zijn toegekend aan de medewerker.

Wanneer deze gegevens zijn ingevoerd, kun je in principe uitloggen als beheerder. De medewerker die verantwoordelijk is voor de bedrijfsmatige inrichting van Easyflex kan nu inloggen en verder gaan met het vastleggen van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij.

Stap 5: Ga verder met het invoeren van de bedrijfsinstellingen
De algemene gegevens van jouw werkmaatschappij zijn vastgelegd en er is ook minimaal één rol ingevoerd bij de aangemaakte medewerker(s). Je kunt nu verder met het invoeren van de bedrijfsinstellingen. Dit dient in een bepaalde volgorde te gebeuren, omdat diverse tabbladen afhankelijk zijn van instellingen van andere tabbladen. De volgorde van de tabbladen binnen Easyflex is zodanig gesitueerd dat als je deze volgorde aanhoudt, je geen problemen zal ondervinden. Van elk tabblad wordt korte uitleg gegeven, voor uitgebreide uitleg en werkwijze van het tabblad verwijzen we je naar de pagina informatie van het betreffende tabblad. Uiteraard ben je vrij om direct alle tabbladen binnen de bedrijfsinstellingen te verwerken, zodat jouw administratie volledig is ingericht.

E-mailbeleid
Op dit tabblad kunt je het e-mailbeleid van jouw werkmaatschappij instellen. Er wordt onderscheid gemaakt in het versturen van e-mails vanuit een geïnstalleerd e-mailprogramma op de werkplek van jullie medewerkers en het verzenden van e-mail rechtstreeks vanuit Easyflex. Voor uitgebreide informatie omtrent het e-mailbeleid verwijzen we je naar de pagina informatie.

Serveradressen (mobiel)

Wanneer je gebruik maakt van mobiele werkplekken dien je op dit tabblad de smtp serveradressen van de mobiele werkplekken vast te leggen. Een mobiele werkplek kan bijvoorbeeld een laptop zijn met een UMTS kaart. De UMTS kaart is dan de identificatiebron en je legt voor die bron het e-mailserveradres vast. Een inhouse werkplek bij een relatie zou ook als mobiele werkplek kunnen worden aangemerkt. Voor meer informatie omtrent de serveradressen, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Loonjaren
Je kunt pas definitief gaan werken met Easyflex, wanneer er één of meerdere operationele loonjaren aanwezig zijn. Bij het openen van het tabblad 'Loonjaren' worden de bij Easyflex aanwezige loonjaren getoond met de bijbehorende status ervan. Wanneer je het tabblad voor het eerst opent zijn alle statussen uiteraard 'Niet geactiveerd'. Wanneer je loonjaarafhankelijke gegevens wilt gaan invoeren, dien je handmatig de status van het loonjaar te wijzigen naar 'Geactiveerd'. Op het moment dat een loonjaar de status ‘Geactiveerd’ heeft, kun je alle loonjaarafhankelijke gegevens gaan invoeren. Wanneer alle loonjaar afhankelijke gegevens zijn ingevoerd, dien je een controlelijst te draaien (Beheer > Controlelijst). Als het controleprogramma geen probleemmeldingen vindt, wordt het geactiveerde loonjaar 'Operationeel'. Wanneer het controleprogramma wel problemen vindt, dien je deze eerst op te lossen voordat het loonjaar 'Operationeel' wordt. Zolang het controleprogramma probleemmeldingen blijft tonen, is het loonjaar niet beschikbaar voor jullie locaties. Voor meer informatie omtrent de loonjaren, verwijzen we je naar de programma informatie (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren).

Productieweek
De productieweek is (in principe) de huidige week waarvan Easyflex bepaalde gegevens samenstelt en processen afwikkelt. Zo worden aan de hand van de productieweek bijvoorbeeld de gegevens voor de omzetstatistieken en de loonbelastingaangifte opgebouwd. Het bepalen van de productieweek kan volledig geautomatiseerd verlopen, maar kan ook door jezelf worden bepaald. Dit laatste kan gemakkelijk zijn voor de gebruikers die de gegevens van voorgaande perioden administratief gezien nog in de juiste periode willen verwerken. Geadviseerd wordt om de productieweek automatisch te laten verlopen, indien er verder geen redenen zijn om deze handmatig te bepalen. Je kunt deze keuze op ieder gewenst moment aanpassen. Je kunt kiezen uit drie instelmogelijkheden:

• automatisch - huidige periode
• automatisch - vorige periode
• handmatig

De standaardinstelling van Easyflex is 'automatisch - vorige periode'. Wanneer je de bepaling voor de productieweek hebt geselecteerd, selecteer je de knop 'Ok'. Ook als je niets hebt aangepast, kun je het tabblad sluiten door de knop 'Ok' te activeren. Voor meer informatie omtrent de productieweek, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Loonbelasting
Voor de aanlevering van gegevens aan de loonbelasting dien je jouw loonheffingennummer(s) vast te leggen. Dit kun je doen door de knop ‘Nieuw’ te activeren. Binnen deze procesbeschrijving worden alleen de velden beschreven welke verplicht zijn. Voor meer informatie omtrent de loonbelastinggegevens, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Inhoudingsplichtige
Easyflex vult de gegevens van de inhoudingsplichtige met de gegevens zoals deze zijn ingegeven bij de algemene gegevens van de bedrijfsinstellingen. Je kunt deze, indien gewenst, wijzigen.

Overige gegevens

Je bent verplicht het loonheffingennummer in te geven.

Aangiftetijdvak

Je dient het aangiftetijdvak te bepalen. Je hebt hierbij de keuze uit:

• 4-weken
• maand

Eerste aangiftejaar / periode
Voor de loon- en weekaangifte aan de belastingdienst dien je aan te geven over welke periode je de eerste aangifte doet. Je kunt bij ‘aangiftejaar’ een keuze maken tussen alle geactiveerde en operationele loonjaren. Ook heb je de mogelijkheid het eerstvolgende loonjaar te selecteren. Wanneer je bij 'aangiftetijdvak' hebt gekozen voor 4-weken kun je achter ‘periode’ een keuze maken van 1 tot en met 13. Heb je bij 'aangiftetijdvak' gekozen voor maand kun je achter ‘periode’ een keuze maken van 1 tot en met 12. Wanneer je bijvoorbeeld met de werkmaatschappij start op 1 september 2018 is de eerste aangifteperiode 2018-09, over de voorgaande maanden in 2018 hoef je geen aangifte te doen. Nadat er voor deze periode een verloning is verwerkt, kun je deze gegevens niet meer wijzigen of verwijderen. Bij het aanmaken van het eerste loonheffingennummer dien je het eerste aangiftejaar handmatig in te voeren. Bij de volgende loonheffingennummers kopieert Easyflex het eerste aangiftejaar van het eerste loonheffingennummer en kun je dit niet meer wijzigen.

Volgnummer loonaangifte
Wanneer de loonaangifte die wordt aangeleverd de eerste loonaangifte van uw werkmaatschappij is, vul je volgnummer '1' in. Heb je eerder een loonaangifte gedaan met een ander software- en/of administratiepakket dien je het volgnummer op te geven dat aansluit op het volgnummer van je oude software- en/of administratiepakket. Deze situatie ontstaat bijvoorbeeld na een conversie. 
Nadat er voor de betreffende periode een verloning is verwerkt, kun je de gegevens niet meer wijzigen of verwijderen. Het is mogelijk om voor de loonaangifte in te stellen of deze berichten automatisch door Easyflex naar de belastingdienst worden verstuurd, of dat deze handmatig worden verstuurd. Standaard wordt hier 'aanleveren via Easyflex' getoond. Je hebt de keuze uit:

• Aanleveren via Easyflex
  de aanlevering wordt automatisch door Easyflex gedaan
• Zelf aanleveren
  de aanlevering is in eigen beheer

Volgnummer weekaangifte
Wanneer de weekaangifte welke je aanlevert de eerste weekaangifte van jouw werkmaatschappij is, vul je volgnummer '1' in. Heb je eerder een weekaangifte aangeleverd met een ander software- en/of administratiepakket, dien je het volgnummer op te geven dat aansluit op het volgnummer van je oude software- en/of administratiepakket. Deze situatie ontstaat bijvoorbeeld na een conversie. Nadat er voor deze periode een verloning is verwerkt, kun je deze gegevens niet meer wijzigen of verwijderen. Het is mogelijk om voor de weekaangifte in te stellen of deze berichten automatisch door Easyflex naar de belastingdienst worden verstuurd, of dat deze handmatig worden verstuurd. Standaard wordt hier 'aanleveren via Easyflex' getoond. Je hebt de keuze uit:

• Aanleveren via Easyflex
  de aanlevering wordt automatisch door Easyflex gedaan
• Zelf aanleveren

Sectorrisicogroepen
Je bent verplicht om één of meerdere premiegroepen in te voeren voor de afdrachten van (loon)belastingen en sociale premies aan de belastingdienst (voorheen UWV). Aan deze premiegroepen worden later de sectoren gekoppeld. Je selecteert de knop 'Nieuw'. Binnen deze procesbeschrijving worden alleen de velden beschreven welke verplicht zijn. Voor meer informatie omtrent het UWV, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Type medewerkers
Je dient aan te geven voor welk type medewerker het loonheffingennummer geldt. Je hebt de keuze uit flexwerkers of vaste medewerkers. Wanneer je voor vaste medewerkers kiest worden de velden risicogroep en beroepsgroepen automatisch gevuld en kun je deze niet meer wijzigen.

Premiegroep
Het UWV kent verschil in premiehoogte voor flexwerkers met een uitzendovereenkomst met uitzendbeding en flexwerkers met een uitzendovereenkomst voor bepaalde en onbepaalde tijd. In dit veld dien je een keuze te maken tussen de diverse premiegroepen.

Beroepsgroepen
Het UWV kent een beroepsgroep met een laag risicoprofiel (administratief en medisch) en een beroepsgroep met een hoog risicoprofiel (productie en industrie). Afhankelijk van de geselecteerde premiegroep kun je een keuze maken uit diverse beroepsgroepen of wordt dit veld automatisch door Easyflex gevuld.

Loonheffingennummer
Je kunt hier een keuze maken tussen de door jouw eerder ingegeven loonheffingennummers.

Sector risicogroep
De sector risicogroep wordt automatisch gevuld met de risicogroep welke hoort bij de eerder geselecteerde premiegroep.

Reserveringsschema's
Flexwerkers hebben recht op reserveringen. Je dient minimaal één reserveringenschema aan te maken. In de praktijk wordt er vaak een schema aangemaakt voor de sector administratief/medisch (onderverdeling voor uitzendbeding en contracten), een schema voor de sector productie/technisch (onderverdeling voor uitzendbeding en contracten) en een schema voor de sector detachering. Ook hier worden alleen de velden beschreven die verplicht zijn. Voor meer informatie omtrent de reserveringen, verwijzen we je naar de pagina informatie. Let op! De percentages voor reserveringen kun je pas vastleggen wanneer er voor deze reserveringen looncomponenten zijn aangemaakt. 

Schemacode
Elk schema heeft een code. De code kun je zelf bepalen en is uniek. Bij 'sectoren' dien je een keuze te maken uit de aangemaakte codes in het veld 'Opslagenschema'. Het is dus verstandig om een schemacode in te geven die een korte samenvatting weergeeft van de inhoud van het schema. Bijvoorbeeld Beding-RGI (risicogroep I).

Schemanaam
Elk schema heeft een naam, deze naam kunt u zelf bepalen. Het is verstandig om een schemanaam in te geven die een korte samenvatting weergeeft van de inhoud van het schema. Bijvoorbeeld Adm/Med (uitzendbeding).

Jaar
In dit veld wordt automatisch het lopende loonjaar getoond. Met het pijltje kun je de overige (beschikbare) loonjaren selecteren.

Maand
Wanneer je een nieuw schema aanmaakt staat de maand altijd vast ingesteld op januari. Het schema geldt dan vanaf deze maand. Wanneer je een schema wijzigt kun je zelf bepalen per wanneer de wijziging in dient te gaan. Je selecteert de ingangsmaand en activeert de knop 'Aanmaken'.

Reservering/opslag
Alle reserveringen en opslagen worden getoond. Door het activeren van de knoppen 'Muteren' en 'Verwijderen' kun je gegevens binnen de reserveringen en opslagen muteren of verwijderen. De reserveringen en opslagen die door Easyflex worden onderhouden, kun je niet muteren of verwijderen. Wanneer je een reservering of opslag wenst toe te voegen selecteer je de knop 'Toevoegen'. Met de pijltjestoetsen kun je door de reserveringen en opslagen bladeren. Je kunt de percentages voor reserveringen pas vastleggen, wanneer er voor deze reserveringen looncomponenten zijn aangemaakt.

Reserveringenbeleid
Op dit tabblad kun je het reserveringenbeleid van jouw werkmaatschappij vastleggen. Je bepaalt hier hoe de feestdagenreservering wordt toegepast (collectief of individueel) en of negatieve saldi van reserveringen zijn toegestaan. De gegevens zijn niet jaar gebonden en gelden vanaf het moment dat je de knop 'Ok' hebt geactiveerd. Voor meer informatie omtrent het reserveringenbeleid, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Sectoren
Je dient sectoren in te voeren. Sectoren kun je bijvoorbeeld gebruiken bij een nieuwe aanvraag of een tarievenschema. Je kunt een onbeperkt aantal sectoren benoemen. Zo kun je bijvoorbeeld per premiegroep een sector invoeren. Voorbeelden van sectoren zijn administratief, medisch en industrieel. Binnen deze procesbeschrijving worden alleen de velden beschreven welke verplicht zijn. Voor meer informatie omtrent de sectoren, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Sectorcode
In dit veld geef je een sectorcode in. Dit dient een unieke door jou zelf samengestelde code te zijn. Easyflex plaatst de sectorcode automatisch in hoofdletters. Een sectorcode is vaak een afkorting van de sectornaam, bijvoorbeeld; ADM, PROD. Wanneer je van een bepaalde sector meerdere sectorcodes aan wilt maken in verband met de premiegroepen, kun je afkortingen gebruiken als ADM-1, PROD-A.

Sectornaam
In dit veld geef je de sectornaam in. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld Secretarieel of Medisch. Wanneer je van een bepaalde sector meerdere sectoren aan wilt maken in verband met de premiegroep, kunt je sectornamen gebruiken als Secretarieel (Uitzendbeding), Medisch (Contract).

Sectorrisicogroep UWV
Afhankelijk van het risicoprofiel dienen de sectoren aan de juiste UWV sectorrisicogroepen te worden gekoppeld. Wanneer je bij het selecteren van de sectorrisicogroepen een keuze gaat maken uit de diverse risicogroepen, verschijnt er een 'hint'. Deze laat zien aan welke premiegroep het betreffende UWV nummer gekoppeld is.

Beroepsgroepen
In dit veld geef je de beroepsgroep van de sector aan. Easyflex toont alleen de beroepsgroepen die aan het door jou gekozen aansluitnummer van het UWV zijn gekoppeld.

Reserveringsschema
In dit veld dien je een keuze te maken uit de opslagenschema's. Zo bepaal je welke reserveringen en opslagen voor deze sector worden gereserveerd. Je hebt de keuze uit de schema's welke door jou zijn aangemaakt op het tabblad 'reserveringen'.

Status
Als laatst dien je de status van de sector(en) te bepalen. Je hebt de keuze uit 'operationeel' en 'niet operationeel'. Pas wanneer de status van een sector 'operationeel' is, kan deze gekozen worden in de ''Frontoffice''module. Je kunt de status van een sector op 'niet operationeel' zetten, wanneer een sector nog niet in gebruik genomen mag worden. Wanneer een oude sector niet meer gebruikt mag worden, maar verwijderen niet mogelijk is omdat er andere gegevens van afhankelijk zijn, kun je de status ook op 'niet operationeel' zetten.

Bank-/girorekeningen
Voor het betaalverkeer van de werkmaatschappij dienen er bank-/girorekeningen te worden ingegeven. Je kunt onbeperkt rekeningen ingeven. Binnen deze procesbeschrijving worden alleen de velden beschreven die verplicht zijn. Voor meer informatie omtrent de bank-/girorekeningen, verwijzen we je naar de pagina informatie (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bank-/girorekeningen).

Soort rekening
In dit veld kun je de rekeningsoort te selecteren.

Naam bank
In dit veld dien je de naam van de door jullie gebruikte bank in te vullen.

IBAN nummer
Vul hier het volledige IBAN rekeningnummer in.

Rekeninggebruik
Je dient het rekeninggebruik van jouw werkmaatschappij aan te geven voor onder andere de loonbetalingen, automatische incasso's e.d. Voor meer informatie omtrent het rekeninggebruik, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Documentmappen
Documentmappen zijn noodzakelijk voor het archiveren van diverse documenten. Denk aan uitzendbevestigingen, arbeidsovereenkomsten e.d. Op dit tabblad kun je een onbeperkt aantal documentmappen aanmaken. Voor meer informatie omtrent de documentmappen, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Looncomponenten
Voor de verloning, facturatie en opmaak van de journaalpost dien je looncomponenten te specificeren. Deze specificatie voer je uit op dit tabblad. Voor meer informatie omtrent de looncomponenten, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Aftrekposten
Op dit tabblad dien je de aftrekposten zoals pensioenpremies, vutregelingen en WAO hiaatregelingen in te geven. Voor meer informatie omtrent de aftrekposten, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Sociale verzekeringen
De UWV premiepercentages, dag maxima en franchisebedragen voor de sociale verzekeringswetten dienen op dit tabblad te worden vastgelegd. Easyflex onderhoudt de standaard door het UWV afgegeven daglonen en vaste percentages, echter zijn er een aantal gegevens welke per werkmaatschappij kunnen verschillen. Voor meer informatie omtrent de sociale verzekeringen, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Kostprijzen
Voordat er binnen 'Frontoffice' aanvragen en plaatsingen kunnen worden gerealiseerd, dien je de kostprijzen te berekenen. Je selecteert het huidige loonjaar en activeert de knop 'Berekenen'. De kostprijzen worden nu automatisch door Easyflex berekend. Voor meer informatie omtrent de kostprijzen, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Debiteuren
Wanneer er debiteurengegevens worden aangemaakt binnen 'Frontoffice' is het noodzakelijk dat er bepaalde instellingen t.b.v. debiteuren zijn vastgelegd. Zo dien je o.a. de betaaltermijn in dagen vast te leggen. Voor meer informatie omtrent debiteuren, verwijzen we je naar de pagina informatie.

Stap 6 Het vastleggen van selectietabellen
Wanneer alle noodzakelijke gegevens en instellingen zijn vastgelegd kun je in principe beginnen met werken in de 'Frontoffice'. Wil je echter bij het invoeren van flexwerkers en relaties ook direct de marketing gegevens vastleggen kun je dit binnen de module 'Beheer' op het tabblad 'selectietabellen' invullen en verwerken.

Beheer > Selectietabellen
Op meerdere plaatsen binnen Easyflex kunnen selectietabellen worden ingegeven, zoals bij Relaties en Flexwerkers. Met behulp van deze pagina kunnen de selectietabellen worden onderhouden.

Elke tabel bestaat uit twee blokken. Eén blok waarin je onbeperkt selectieteksten kunt aanmaken en één blok waarin je de belangrijkste criteria (top 10) kunt plaatsen. Deze top 10 wordt bij het opvragen van het betreffende onderdeel bij een relatie of een flexwerker direct getoond. De overige selectieteksten worden pas getoond wanneer de medewerker de knop 'zoeken' activeert.

Voor meer informatie omtrent de selectietabellen, verwijzen we je naar de pagina informatie.