(2021-03) Loon- en tariefafspraken invoeren

Binnen Easyflex kun je loon- en tariefafspraken invoeren. Loonafspraken worden vastgelegd in een loonschema, hierin worden per leeftijd minimumlonen bepaald. Tariefafspraken worden vastgelegd in een tarievenschema, hierin worden per looncomponent tarieven voor de relatie bepaald. Deze loon- en tariefafspraken kunnen heel gemakkelijk worden gebruikt binnen de aanvragen en plaatsingen van relaties. Het is binnen Easyflex mogelijk om loon- en tariefafspraken vast te leggen op werkmaatschappijniveau en op relatieniveau. Afspraken die zijn vastgelegd op werkmaatschappijniveau kun je toepassen bij al je relaties. Je kunt er ook voor kiezen deze niet standaard beschikbaar te stellen voor al jouw relaties. Je kunt de beschikbaarheid altijd handmatig beheren zodat je zelf een een groep relaties kunt samenstellen waarvoor het schema van toepassing is. Hierdoor hoef je algemene afspraken maar éénmaal vast te leggen. Afspraken die je op relatieniveau vastlegt kunnen alleen worden toegepast bij de betreffende relatie.

Je kunt afspraken vastleggen voor gewerkte uren, vergoedingen (belast en/of onbelast) en reiskostenvergoeding (belast en/of onbelast).

Afspraken op werkmaatschappijniveau leg je vast in het onderdeel 'Beheer > Loon- en tariefafspraken'. De afspraken op relatieniveau leg je vast in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Loon- en tariefafspraken'. 

Stap 1
Wanneer je het onderdeel of tabblad 'Loon- en tariefafspraken' opent worden alle reeds aangemaakte schema's getoond. Je kunt met behulp van de pijltjestoets een keuze maken uit 'Loonschema's' of 'Tarievenschema's'. In deze beschrijving wordt uitgelegd hoe je een nieuw loonschema kunt invoeren. De schema's die zijn vastgelegd in 'Beheer > Loon- en tariefafspraken' worden bij elke relatie getoond in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Overige gegevens'. 

Nieuw loonschema invoeren
Je selecteert de optie 'loonschema's' en activeert de knop 'Nieuw'. Er zijn een aantal verplichte en enkele vrije velden. Binnen deze procesbeschrijving worden in ieder geval de verplichte velden beschreven. Voor uitgebreide informatie omtrent tarievenschema's, verwijzen wij je naar de referentiegids (Beheer > Loon- en tariefafspraken of Frontoffice > Relatie > Loon- en tariefafspraken).

Code
(verplicht)
In dit veld dien je een code in te geven. Deze code mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De letters worden automatisch in hoofdletters geplaatst. Vaak betreft de code een afkorting van de schemanaam.

Standaard geselecteerd
(n.v.t. bij loonschema op relatieniveau)
Wanneer het schema standaard beschikbaar moet zijn voor alle relaties selecteer je 'Ja'. Als je dit niet wilt selecteer je 'Nee'. Je kunt dan per relatie afzonderlijk het schema selecteren. (Frontoffice > Relaties > Overige gegevens)

Schemanaam
(verplicht)
In dit veld dien je een schemanaam in te geven. Dit is de volledige naam van het uurloonschema. Deze naam mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. 

Niet beschikbaar na
(n.v.t. bij loonschema op relatieniveau)
Als je hier een datum invult wordt het schema na deze datum niet meer getoond in de plaatsing.
Je kunt het uurloonschema opslaan door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wanneer je de gegevens niet wilt vastleggen, activeer je de knop 'Annuleren'. Pas wanneer je het schema hebt opgeslagen, kun je uurlonen vastleggen.

Ingangsdatum
Voor het vastleggen van de uurlonen selecteer je de knop 'Nieuw'. Je bepaalt nu de ingangsdatum van het uurloonschema. Easyflex toont automatisch de huidige systeemdatum. Je kunt deze datum, indien gewenst, aanpassen. Het schema is alleen toepasbaar bij plaatsingen die een loon- en tariefafspraak hebben vanaf die datum.

Uurlonen
Nadat de basisgegevens van het loonschema zijn vastgelegd, kun je nu specifiek per leeftijd een minimum uurloon ingeven. 

Looncomponent
Nadat je de uurlonen op hebt geslagen kun je per looncomponent lonen ingeven. 

Let op: Vergoedingen/inhoudingen worden in een urendeclaratie alleen toegepast als deze ook zijn opgenomen in een tarievenschema welke is gekoppeld aan het loonschema.

Loonschaal van
De loonschalen welke zijn aangemaakt door Easyflex worden getoond. Met behulp van de huidige loonschaal worden de uurlonen gevuld. Je kunt echter een andere loonschaal selecteren door het activeren van de pijltjestoets. Wanneer je alle minimumlonen uit de loonschaal wilt overnemen, activeer je de knop 'Toepassen alle leeftijden'. Bij alle uurlonen verschijnt nu automatisch het minimumloon van de loonschaal.

Leeftijd - Minimum - Uurloon

Easyflex toont de minimumuurlonen per leeftijd. Je kunt handmatig de uurlonen ingeven, echter mogen deze nooit lager zijn dan de minimum uurlonen per leeftijd. Wanneer het uurloon lager is dan het minimum, wordt dit uurloon rood getoond.  

Wanneer je een minimum loon wilt overzetten naar een uurloon, selecteert je het horizontale pijltje en de gegevens worden gekopieerd. Omdat er voor de leeftijden tot en met 13 jaar, 14 jaar en 65 jaar en ouder geen wettelijke minimumlonen zijn, worden deze niet door Easyflex vastgelegd. Je dient deze zelf te bepalen. De velden worden geel getoond omdat het wel verplicht is deze vast te leggen.

Na het opslaan kun je een uurloonschema toepassen bij een plaatsing (Relatie > Aanvragen en plaatsingen > Loonschema).

Stap 2
Wanneer je het tabblad loon- en tariefafspraken opent, worden alle reeds aangemaakte schema's getoond. Je kunt met behulp van de pijltjestoets een keuze maken uit 'Loonschema's' of uit 'Tarievenschema's'. In deze beschrijving wordt uitgelegd hoe je een nieuw tarievenschema kunt invoeren. De schema's die zijn vastgelegd in 'Beheer > Loon- en tariefafspraken' worden bij elke relatie getoond in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Overige gegevens'. 

Nieuw tarievenschema invoeren
Je selecteert de optie 'Tarievenschema's' en activeert de knop 'Nieuw'. Er zijn een aantal verplichte velden en vrije velden. Binnen deze procesbeschrijving worden in ieder geval de verplichte velden beschreven. Voor uitgebreide informatie omtrent tarievenschema's, verwijzen wij je naar de referentiegids (Beheer > Loon- en tariefafspraken of Frontoffice > Relatie > Loon- en tariefafspraken).

Code
(verplicht)
In dit veld dien jeeen code in te geven. Deze code mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De letters worden automatisch in hoofdletters geplaatst. Vaak betreft de code een afkorting van de schemanaam.

Schemanaam
(verplicht)
In dit veld dien je een schemanaam in te geven. Dit is de volledige naam van het tarievenschema. Deze naam mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De eerste letter van de naam wordt automatisch in een hoofdletter geplaatst.

Standaard geselecteerd
(n.v.t. bij loonschema op relatieniveau)
Wanneer het schema standaard beschikbaar moet zijn voor al je relaties selecteer je 'Ja'. Als je dit niet wilt selecteer je 'Nee'. Je kunt dan per relatie afzonderlijk het schema selecteren. (Frontoffice > Relaties > Overige gegevens)

Niet beschikbaar na
(n.v.t. bij loonschema op relatieniveau)
Als je hier een datum invult wordt het schema na deze datum niet meer getoond in de plaatsing.

Na het opslaan kun je looncomponenten vastleggen.

Looncomponenten
Nadat de basisgegevens van het tarievenschema zijn vastgelegd, kun je nu specifiek per looncomponent de tariefgegevens voor de relatie vastleggen.

Ingangsdatum
Wanneer je een nieuw tarievenschema wilt aanmaken, selecteer je de knop 'Nieuw'. Je bepaalt nu de ingangsdatum van het tarievenschema. Easyflex toont automatisch de huidige systeemdatum. Je kunt deze datum, indien gewenst, aanpassen.
Easyflex toont een overzicht met diverse lonen.

Let op: Vergoedingen/inhoudingen worden in een urendeclaratie alleen toegepast als deze ook zijn opgenomen in een tarievenschema welke is gekoppeld aan het loonschema.

Je kunt nu per looncomponent tariefgegevens voor de relatie vastleggen. Wanneer er een plusteken voor een looncomponent staat, betekent dit dat er uitbreidingen zijn. Als je het plusteken activeert worden alle onderliggende looncomponenten getoond. Je selecteert het betreffende looncomponent en activeert de knop 'Nieuw'.

Wanneer je een rooster aan het tarievenschema hebt gekoppeld, worden bij de diverse lonen de percentages getoond welke in het betreffende rooster zijn opgenomen. Wanneer deze percentages grijs worden getoond, betekent dit dat deze percentages wel zijn opgenomen in het rooster, maar er binnen het tarievenschema nog geen tarieven aan gekoppeld zijn. Wanneer deze percentages zwart worden getoond, betekent dit dat deze percentages zijn opgenomen in het rooster én dat er aan deze percentages reeds tarieven in het tarievenschema zijn gekoppeld. Wanneer deze percentages rood worden getoond, betekent dit dat deze percentages niet zijn opgenomen in het rooster, maar wel in het huidige tarievenschema.

Eenheid
Als je een looncomponent voor uren hebt gekozen is de eenheid na het opslaan standaard 'Uur'. Heb je gekozen voor een vergoeding dan kun je een eenheid kiezen.

Perc. FW (percentage flexwerker)
Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' hoef je in deze velden niets in te geven. Bij alle andere looncomponenten dien je in elk geval het percentage voor de flexwerker in te geven. (m.u.v. vergoedingen).

Perc. RL (percentage relatie)
Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' hoef je in deze velden niets in te geven. Bij alle andere looncomponenten dien je in elk geval het percentage voor de flexwerker in te geven. (m.u.v. vergoedingen).

Afw. BTW tarief (afwijkend BTW tarief)
In dit veld kun je, indien gewenst, per looncomponent afwijken van het standaard BTW tarief dat is geselecteerd bij de relatie op het tabblad 'Factuurgegevens'. Je hebt de keuze uit: hoog, laag, vrij en verlegd. De keuze die je standaard hebt geselecteerd bij de relatie zal hier echter niet zichtbaar zijn.

Basisdeel
De gegevens in dit veld zijn van toepassing op alle uren tot 100%.

Rekenwijze
Je dient een rekenwijze te selecteren, je hebt de keuze uit:

• Factor
• Marge
• Tarief

Tarieffactor
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Factor', dien je in dit veld de tarieffactor in te geven. Je kunt ook kiezen voor een combinatie met een marge in Euro's.

Marge euro
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. In dit veld geef je de marge in Euro's in.

Marge %
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. In dit veld geeft je het marge percentage in.

Factuurtarief
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Tarief', dien je in dit veld het factuurtarief in te geven.

Toeslagdeel
De gegevens in dit veld dienen alleen maar te worden ingegeven wanneer je bij het toeslagpercentage voor de relatie niets hebt ingegeven. Je selecteert in deze velden de berekening voor het toeslaggedeelte. Wanneer je het toeslagpercentage voor de relatie wel hebt ingegeven wordt deze rubriek niet getoond, het toeslaggedeelte wordt automatisch berekend op basis van het eerder ingegeven percentage. Ook wanneer je normale of verlaagde uren selecteert, wordt deze rubriek niet getoond.

Rekenwijze
Ook bij het toeslagdeel dien je een rekenwijze te selecteren, je hebt hier de keuze uit:

• Factor
• Marge
• Tarief
• [Tarief]

Voor factor, marge en tarief is de uitleg gelijk aan de uitleg voor het basisdeel. 

[Tarief]
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze [Tarief] dan dien je in dit veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt niet opgeteld bij het tarief voor de basis, maar wordt eerst verrekend met het toeslagpercentage. Bijvoorbeeld wanneer het percentage voor de flexwerker 150% is, het basistarief € 20 en bij toeslag [tarief] vul je € 10 in, wordt 50% van het toeslag [tarief] opgeteld bij het basistarief (percentage flexwerker 150% bestaat uit 100% basisdeel en 50% toeslagdeel). Het totale factuurbedrag komt op € 25.

Nogmaals wijzen wij je erop dat in deze procesbeschrijving niet alle velden beschreven worden, voor uitgebreide informatie kun je de referentiegids raadplegen (Beheer > Loon- en tariefafspraken of Frontoffice > Relatie > Loon- en tariefafspraken).

Na het opslaan kun je een tarievenschema toepassen bij een plaatsing (Relatie > Aanvragen en plaatsingen > Tarievenschema).

Stap 3
Je kunt loon- en tariefafspraken op diverse tabbladen binnen Easyflex toepassen. Binnen deze stap wordt beschreven op welke tabbladen je een keuze kunt maken uit de aangemaakte roosters.

Module Relatie - Tabblad Aanvragen en plaatsingen
Binnen de plaatsing kun je een loon- en/of tarievenschema selecteren. Het vastleggen van een loon- en/of tarievenschema gebeurt in de plaatsing in het tabblad 'Lonen en tarieven'.

Tarievenschema
Wanneer er bij de relatie tarievenschema's zijn aangemaakt of er is een standaard tarievenschema beschikbaar, dan kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'zoeken' en Easyflex toont de tarievenschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer er een tarievenschema is aangemaakt voor de functie waarvoor de flexwerker is geplaatst, wordt direct dit tarievenschema getoond en kun je geen verdere keuze maken. Wanneer meerdere tarievenschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden kun je een keuze maken. Hierbij wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen. 

Wanneer specifiek voor een bepaalde functie een tarievenschema is aangemaakt kun je geen keuze maken en wordt het betreffende schema getoond. Wanneer er voor de functie geen specifieke tarievenschema aan is gemaakt worden de tarievenschema's voor de beroepsgroep getoond en dien je zelf een keuze te maken. Wanneer er geen tarievenschema bij de relatie of standaard tarievenschema is aangemaakt, kun je geen keuze maken. Of je een automatisch geselecteerd tarievenschema kunt verwijderen door het activeren van de knop 'prullenbak', is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loon- en tariefafspraken > Autorisatie onderhoud).

Loonschema
Wanneer er bij de relatie loonschema's zijn aangemaakt of er is een standaard loonschema beschikbaar, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'zoeken' en Easyflex toont de loonschema's, rekening houdend met de functie, sector en beloningssysteem van de plaatsing. Wanneer je een tarievenschema hebt geselecteerd waaraan een uurloonschema is gekoppeld, kun je hier geen keuze maken. Automatisch wordt het juiste uurloonschema getoond. Wanneer er meerdere uurloonschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden kun je een keuze maken. Hierbij wordt gekeken naar sectoren, beroepsgroepen en beloningssysteem. Wanneer er geen uurloonschema bij de relatie of standaard loonschema is aangemaakt of wanneer je bij 'Beloningssysteem' hebt gekozen voor 'Uitzend CAO' (dit kan alleen als je de regelgeving van de ABU volgt) kun je geen keuze maken. Of je een automatisch geselecteerd loonschema kunt verwijderen door het activeren van de knop 'prullenbak', is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loon- en tariefafspraken > Autorisatie onderhoud).

Stap 4
Je kunt vastleggen dat ingevoerde loon- en tariefafspraken verplicht moeten worden toegepast. Dit wordt bepaald binnen de bedrijfsinstellingen, voor uitgebreide informatie omtrent deze instellingen verwijzen wij je naar de referentiegids (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loon- en tariefafspraken). Er wordt onderscheid gemaakt tussen tarievenschema's en loonschema's.

Tarievenschema's
Je kunt voor de tarievenschema's vastleggen of deze verplicht moeten worden toegepast en je kunt vastleggen voor welke rol de tarievenschema's niet verplicht zijn. Wanneer je de keuze hebt gemaakt om tarievenschema's verplicht toe te passen, ben je ook verplicht om in dit veld een keuze te maken uit twee opties, welke van toepassing zijn indien er bij een relatie geen tarievenschema's zijn aangemaakt. Deze opties zijn:

• dan is handmatige invoer toegestaan

• dan is plaatsing niet mogelijk

Als laatste kun je een rol selecteren voor autorisatie van onderhoud van de tarievenschema's.

Loonschema's
Je kunt voor de loonschema's vastleggen of deze verplicht moeten worden toegepast en je kunt vastleggen voor welke rol de loonschema's niet verplicht zijn. Wanneer je de keuze hebt gemaakt om loonschema's verplicht toe te passen, ben je ook verplicht om in dit veld een keuze te maken uit twee opties, welke van toepassing zijn indien er bij een relatie geen loonschema's zijn aangemaakt. Deze opties zijn:

• dan is handmatige invoer toegestaan

• dan is plaatsing niet mogelijk

Als laatste kun je een rol selecteren voor autorisatie van onderhoud van de loonschema's.