(2021-25a) Stap 1 2021-2022

Let op: Wanneer je per 01-01-2022 een sectorwijziging hebt, moet je deze sectorwijziging eerst door ons laten uitvoeren voor je de stappen van de jaarwissel uit kunt voeren. Stuur hiervoor een e-mail naar support@easyflex.nl. 

Openen loonjaar 2022

In stap 1 wordt beschreven hoe je het loonjaar 2022 beschikbaar stelt. Om het nieuwe loonjaar te openen moeten onderstaande stappen worden doorlopen. Daarnaast is er ook een FAQ beschikbaar voor stap 1. 

Let op: Er kan geen verloning worden uitgevoerd, totdat het loonjaar de status ‘Operationeel’ heeft!

Tip: Let op dat je loonjaar 2022 selecteert op de tabbladen waarin je een keuze moet maken voor het loonjaar!

1.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

Ga naar het tabblad 'Loonjaren' om loonjaar 2022 te activeren. Dit doe je door de instelling 'Niet geactiveerd' te wijzigen in 'Geactiveerd'. Vanaf dit moment is het belangrijk dat je alle onderstaande stappen uitvoert om het loonjaar te openen.

1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren > Werkkostenregeling'

Als je voor loonjaar 2022 de werkkostenregeling in Easyflex wilt toepassen, kies dan bij 'Werkkostenregeling' voor één van de twee opties: 'Afrekenen met laatste loonaangifte' of 'Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak'. Vul het fiscale loon voor loonjaar 2022 in (dit is een schatting). Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Deze melding is enkel bedoeld om te informeren dat er sprake is van een afwijking in het bedrag. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het heeft geen gevolgen als de schatting van het fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.

Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij je naar de Belastingdienst en/of je accountant. Wil je meer informatie over de inrichting van de werkkostenregeling in Easyflex? Lees dan hier de procesbeschrijving.

1.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'

Easyflex heeft de standaard reserveringspercentages van de CAO (ABU, NBBU) al voor je ingevoerd in de reserveringsschema's. Wanneer je hier vorig jaar niet van afgeweken hebt, zijn de juiste gegevens al voor je ingevuld. Wanneer je in het voorgaande jaar wel van de standaard CAO percentages afgeweken hebt, wordt ditzelfde percentage nu overgenomen. Als je zelf regels hebt toegevoegd in het reserveringsschema (niet CAO afhankelijk), wordt hier ook het percentage van vorig jaar overgenomen.

• Open ieder reserveringsschema of maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan;
• Controleer of er per regel is gekozen voor de standaard ingevoerde gegevens vanuit de CAO door Easyflex, of dat er een eigen percentage ingevoerd is;
• Bij de regels waar een eigen percentage ingevoerd is kun je nagaan of je dit aan wilt passen voor het nieuwe jaar.

De reserveringsschema's worden binnenkort nog uitgebreid met twee regels voor de reservering voor het arbeidsvoorwaardenbedrag. Meer informatie hierover zal volgen in de Easy update, houd deze dan ook in de gaten.

Tip: Let erop dat je bij het invoeren van de reserveringspercentages loonjaar 2022 selecteert! Klik hier om de percentages te controleren.

1.4 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'

Je dient vast te leggen op welke wijze de feestdagenreservering wordt toegepast. Dit kan op individuele of collectieve basis zijn. Indien individueel, dan wordt deze reservering voor iedere flexwerker apart gereserveerd. De flexwerker kan dan op een feestdag uit dit tegoed geld opnemen. Tevens kan de flexwerker ook geld opnemen uit dit tegoed wanneer het geen feestdag is. Indien collectief, dan wordt het bedrag niet voor iedere flexwerker apart gereserveerd, maar wordt het bedrag in de collectieve reserveringspot opgenomen. De flexwerker kan nu alleen op feestdagen uit deze collectieve reserveringspot geld opnemen.

Standaard wordt hier de methodiek voor het reserveren van de feestdagen overgenomen van het voorgaande jaar. Daarnaast kun je instellen tegen welke loonheffingentabel het vakantiegeld automatisch uitbetaald dient te worden. Wil je hier niets in wijzigen? Dan kun je deze stap overslaan. Wil je dit wel wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning over het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning kun je deze instelling namelijk niet meer wijzigen.

1.5 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema’

Aangezien er vanaf loonjaar 2022 sprake is van een gedifferentieerde premie WAO/WIA (Aof) en de nieuwe sociale verzekering Wko (kinderopvang) moeten hiervoor rekeningnummers worden toegevoegd aan het rekeningschema. In onderstaande tabel vind je de standaard rekeningnummers die je hiervoor gebruikt. 

Het betreft de volgende rekeningnummers: 

Kosten

Afdracht
Het rekeningnummer voor de afdracht is voor flexwerkers en vaste medewerkers gelijk; deze afdrachten hoeven niet afzonderlijk te worden gejournaliseerd.

Je kunt natuurlijk ook zelf andere rekeningnummers toevoegen indien je geen gebruik wilt maken van het standaard rekeningschema van Easyflex. 

1.6 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’

Voordat je bij stap 1.7 de premies kunt invoeren voor de sociale verzekeringen moeten er eerst grootboekrekeningen worden gekoppeld aan de nieuwe looncomponenten. Op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' kun je onder 'Premies voor sociale verzekeringen' 4 nieuwe looncomponenten zien; 'Premie Aof hoog', 'Premie Aof laag', 'Premie Aof uitkering' en 'Premieopslag Wko'. Per looncomponent kun je de grootboekrekeningen die je in stap 1.5 hebt aangemaakt vastleggen. Bij looncomponenten van het type 'Loon arbeidsongeschiktheid' of 'Vast loon uren' kan bij het veld 'Uitkering werknemersverzekeringen' worden gekozen voor 'Ja' indien je het betreffende looncomponent gebruikt voor de uitkering van een werknemersverzekering. Zie ook de uitleg op de pagina Algemeen in het stappenplan van deze jaarwissel. 

Met ingang van 2022 moet uitbetaling van de WAZO gebeuren met een afwijkende IKV 31 (Uitkering ZW). Indien je op dit moment het looncomponent voor uitbetaling niet hebt ingericht met afwijkende IKV 31 zul je hiervoor een nieuw looncomponent moeten aanmaken via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Controleer hierbij de instelling voor 'inkomstenvermindering'. Het 'oude' looncomponent kun je eventueel op 'Niet operationeel' zetten, zodat dit looncomponent niet meer gebruikt kan worden.

I.v.m. de wijziging van de grondslag voor het StiPP pensioen wordt er gekeken naar het brutoloon van de looncomponenten die zijn ingesteld op 'Loon SVW: Ja' en dit wordt verminderd met de AZV premie. Controleer bij de looncomponenten ‘Loon verlaagde uurlonen’, ‘Vergoedingen belast’ en ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ of de instelling 'Loon SVW' correct is. 

In 2017 zijn de instellingen voor de looncomponenten veranderd. Controleer nogmaals of in 2022 de optie ‘Netto equivalent WML’ aan staat voor de looncomponenten die mee moeten tellen voor het Netto equivalent van het WML. Controleer tevens de instelling 'Tellen uren t.b.v. loonaangifte'. Maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan om te zien welke looncomponenten er nu op 'Ja' staan.

1.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'

Easyflex heeft alle standaard afgegeven premies al voor je ingevoerd in de sociale verzekeringen. Deze zijn te herkennen aan de instelling 'Onderhoud door Easyflex'. Ook de standaard premies voor de WAO/WIA basispremie (gedifferentieerde premie Aof) zijn ingevoerd. Je dient wel zelf een keuze te maken tussen de hoge of lage premie. Op de beschikking van de Belastingdienst staat vermeld welke premie je dient toe te passen. Daarnaast is het van belang dat je naast de hoge of lage premie ook de premie Aof uitkering en de premie Wko aanvinkt en controleert.

Er zijn een aantal premies die Easyflex niet voor je in kan vullen. Dit gaat om de volgende premies:

1. Gedifferentieerde premie Whk. Deze bestaat uit twee afzonderlijke premies; WGA en ZW-flex;
2. AZV;
3. Werkgeverslasten over reserveringen.

Om bovenstaande premies in te voeren vink je de regel aan en kies je voor 'Onderhoud zelf verzorgen'. Klik hier voor de volledige toelichting op bovenstaande punten. Hieronder volgt een korte toelichting:

1. Voor de gedifferentieerde premie van de Whk ontvang je een beschikking van de Belastingdienst. Dit gaat dan om de premies WGA en ZW-flex. Ook staat hierop vermeld of je Eigenrisicodrager bent voor de WGA en/of ZW-flex. Klik hier voor de download met een voorbeeld hoe je de percentages juist invoert.
2. Voor de sectorrisicogroepen met beding geef je ook het percentage voor de AZV in. De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Voor de verzekering van deze kosten en de uitvoering hiervan kun je een overeenkomst sluiten met een verzekeraar, bijvoorbeeld met Flexcom4. De premie hiervoor ontvang je van de verzekeraar. Wanneer je hiervoor geen verzekering hebt, moet je zelf een inschatting van de kosten maken. In de 'Toelichting per kostprijselement voor 2022' van de ABU en in de 'Loonsombrief 2022' van de NBBU kun je de gemiddelde rekenpremies terugvinden.
3. Als laatste geef je per sectorrisicogroep een percentage in voor de werkgeverslasten over reserveringen. Easyflex maakt hier een indicatie van die je kunt overnemen. Zo beschik je over het percentage sociale lasten voor de voorziening van de opgebouwde reserveringen. In de indicatie wordt standaard de hoge WW premie meegenomen, en wordt de lage WW premie buiten beschouwing gelaten. Indien je een ander percentage wenst toe te passen kun je dit handmatig ingeven.

Klik hier voor een overzicht van alle standaard percentages.

Tip: Let op dat je loonjaar 2022 selecteert. Zorg er ook voor dat je alle percentages van de sociale verzekeringen voor alle sectorrisicogroepen zelf nog controleert, dus ook die op 'Onderhoud door Easyflex' staan.

1.8 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' (optioneel)

Easyflex heeft de gegevens van je financiële administratie overgenomen van het vorige loonjaar. Verander je niet van financiële administratie? Dan kun je deze stap overslaan. Verander je wel van financiële administratie? Klik dan hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket.

1.9 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen

Op dit tabblad kun je het factuurnummer voor het nieuwe loonjaar bepalen. Advies hierin is om bijvoorbeeld te beginnen met '22000001' of '20220001'.

Wanneer het factuurnummer uit minder dan 8 cijfers bestaat, wordt het factuurnummer op de factuur aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen. Het is mogelijk dit uit te zetten. In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van…’ staat de optie 'Voorloopnullen factuurnummer'. Wanneer je deze optie aanvinkt wordt het factuurnummer niet meer aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen, maar wordt alleen het factuurnummer zoals vastgelegd in het veld ‘Nummer volgende factuur’ vermeld.

1.10 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'

Pas je alleen StiPP pensioen toe? Dan worden de premies en franchises automatisch aangepast. Op het moment dat deze procesbeschrijving is gepubliceerd waren de premiepercentages en franchises nog niet bekend gemaakt door StiPP. De percentages en bedragen zoals genoemd in de download 'Percentages reserveringsschema's 2022' zijn dan ook onder voorbehoud. Zodra de definitieve percentages en franchises bekend zijn, zullen wij deze doorvoeren in Easyflex. Houd hiervoor onze Easy update pagina in de gaten.

Vanaf 2022 is de pensioengrondslag voor StiPP gelijk aan het SV-loon. Het is vanaf 2022 dan ook niet meer mogelijk de ploegentoeslag uit te zonderen van de grondslag. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten' kun je bij 'Premie berekenen over' geen keuze meer maken en is standaard 'Uitzend-cao' geselecteerd. Daarnaast is het niet meer mogelijk looncomponenten aan- of uit te zetten voor de pensioengrondslag. Het tabblad 'Looncomponenten' is vanaf 2022 niet meer beschikbaar.

Heb je ook afwijkende pensioenregelingen (anders dan StiPP) op het tabblad 'Aftrekposten' vastgelegd? Dan moet je zelf de premies en wijzigingen voor 2022 doorvoeren voordat je de eindcontrole gaat doen. Met afwijkende pensioenregelingen wordt bijvoorbeeld het pensioen voor vaste medewerkers en het APG pensioen bedoeld. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met BRO op telefoonnummer 0172-782160. 

Let op! Dit is een nauwkeurig werk. Wanneer je de gegevens niet aanpast, dan kunnen er problemen op de controlelijst staan en kun je foutmeldingen in je pensioenaanleveringen krijgen.

1.11 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen’

Standaard wordt voor 'Methode kostprijsberekening' de instelling van 2021 overgenomen. Wil je dit aanhouden? Dan kun je deze stap overslaan. Anders kun je de gewenste wijziging doorvoeren. Omdat het pensioengevend salaris voor StiPP wijzigt met ingang van het loonjaar 2022, zijn er ook wijzigingen doorgevoerd in de kostprijsberekening voor 2022 (voor beide methodes). Klik hier voor meer informatie over de opties voor de methode voor de kostprijsberekening en de wijzigingen die hierin zijn doorgevoerd per 2022.

1.12 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud’ (optioneel)

Heb je een koppeling met HollandZorg of Zorg en Zekerheid? Controleer dan of er voor 2022 nieuwe premies van toepassing zijn en wijzig deze indien nodig via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud'.

1.13 'Beheer > Controlelijst'

Heb je alle tabbladen doorlopen? Start dan de controlelijst in 'Beheer > Controlelijst'. De controlelijst controleert of je alle gegevens (juist) hebt ingevoerd en berekent de kostprijzen. Kies bij het starten van dit overzicht loonjaar 2022. Het rapport vind je terug in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Indien er problemen op het overzicht staan, moet je deze eerst oplossen voordat het loonjaar beschikbaar komt voor de modules 'Backoffice' en 'Frontoffice'.

1.14 'Backoffice > Overzichten > Bedrijfsinstellingen (parameters)'

Controleer nog een keer alle instellingen van het loonjaar 2022. Dit kun je gemakkelijk doen door via 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan te maken. 

Stap 1 van de jaarwissel is nu afgerond! Loonjaar 2022 heeft de status 'Operationeel'. Klik hier om naar stap 2 te gaan!